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就活では、メールを駆使する機会が多くあります。中でも、OBOG訪問では、メールを中心として、連絡や伝達のやり取りを行うのが一般的です。メールでの連絡なら、閲覧のタイミングを問わないため、忙しい社会人の仕事を中断させる心配もありません。電話で連絡をするようにとの指示がない限り、メールでやり取りを行うのが良いでしょう。

近年は、LINEなどのアプリを活用して、連絡を取り合うこともあります。基本的には、OBOGの指示に従いましょう。メールにしてもLINEなどのアプリにしても、マナーと節度を持った文面にすることが大事です。メールのマナーを守り、スムーズに、かつ印象良くOBOG訪問を実現させたいものです。

1.  OBOG訪問時のメールの基本をマスターしよう

OBOG訪問を依頼する際に、みなさんはどのようなメールを送ればよいと思いますか?「〇〇大学の○○です。OB訪問を受けていただきたいのですが、いかがでしょうか?」このようなメールで良いと思うなら、メールの基本を確認する必要があるでしょう。

メールの受け手のOBOGはビジネスメールに慣れていますので、唐突で砕けたメールには違和感を感じるものです。メールマナーは、社会人になってからも役立ちます。就活を機に、活用できるメールのポイントを身につけておきましょう。

ここでは、OBOG訪問の依頼メールを例にあげて説明していきます。

(1)件名は簡潔にする

OBOG訪問の依頼だとすぐにわかるように簡潔な件名にしましょう。「OB訪問のお願い(〇〇大学・氏名)」などとするのが良いでしょう。

「はじめまして」など、何のメールなのかわからない件名だとメールを開くことすらも警戒されるので、注意してください。

(2)本文のはじめには宛先を入れる

ビジネスメールでは、メールの冒頭から用件を書き始めません。OBOG訪問の相手の名前を書き入れます。手紙の宛名のようなものです。

最低でも、「会社名」と「〇〇様」という宛先を書きましょう。部署が分かれば、会社名と部署名に続けて、〇〇様としましょう。

(3)あいさつから書き始める

内容の書き始めとしては、「突然のメールにおけるご連絡恐れ入ります。」などの挨拶を挟むのが礼儀です。できるだけ丁寧に、目上の方に向けた言葉遣いを意識して書きましょう

(4)自分のことを名乗る

続けて、簡単な自己紹介をします。メール上での名乗りは、どこの誰からのメールかを判別するためのものです。「〇〇大学の〇〇と申します」といった大学名と氏名程度の簡単なもので構いません。

詳しい自己紹介は、OBOG訪問が決まってからで十分です。なお、二回目以降の名乗りでは、「〇〇大学の〇〇です」とし、「申します」を「です」に変えるのが一般的です。

(5)連絡に至った経緯を伝える

メール相手が、初対面の相手の場合は特に、どのようにして自分の連絡先を入手したのかを気にするものです。公開していないはずのメールアドレスに知らない人からメールが届いたら、良い気持ちはしません。

相手に安心してもらうためにも、不正に入手していないことを承知してもらいましょう。「キャリアセンターの書類をみて」、「〇〇さんの紹介で」などと、経緯を記すと良いでしょう。

(6)用件(OBOG訪問の依頼など)の話題に入る

ここから、ようやく本題に入ります。この場合は、OBOG訪問を受けてほしいという目的を持ったメールですので、OBOG訪問の依頼の内容に踏み込みます。もし、日時や場所などについての希望があれば伝えておくのも良いでしょう。

その場合は、固定日ではなく、複数の候補を挙げておくとスムーズです。忙しい社会人が相手です。自分の希望よりも、相手の都合に合わせるというスタンスで頼みましょう。

(7)結びの言葉でしめる

最後は、「ご多用中、恐れ入りますが、何卒よろしくお願いいたします」などの丁寧な文章で本文を終わらせます。ビジネスメールでは、文末の「よろしくお願いします」をよく使用しますので、覚えておきましょう。「よろしくお願い申し上げます」とするとさらに丁寧です。

相手を敬う結びの言葉で本文を終わらせると誠意が伝わります。

(8)ビジネスメールでは、署名をつけるのが基本

ビジネスメールでは、本文の最後に署名をつけるのがマナーです。大学名学部学科学年と氏名とメールアドレスくらいの簡単な署名をつけると良いでしょう。電話番号はより個人的な情報なので、OBOG訪問の実施が決まってからでも良いでしょう。自動でメールに署名をつける設定にしておくと便利です。

2.  OBOG訪問メールの例文をチェックしよう

では、さっそく例文をチェックしてみましょう。

まずは、OBOG訪問の第一アクションと言える、依頼のメール(アポイントメール)を見ていきます。

続いて、依頼のメールに返ってくるOBOGからの返答に対する返信メール(リマインドメール)の例文をチェックしていきます。返信に対する返信メールは「受け入れてもらえた場合」と「受け入れてもらえなかった場合」の2種類がありますので、気をつけましょう。

(1)OBOG訪問の依頼メール(アポイントメール)

OBOG訪問をする際は、大学のキャリアセンターや、部活やサークルの先輩、知人の紹介などの依頼のルートがあります。初対面の場合には、特にファーストコンタクトはとても肝心です。相手が見えないからこそ、よく考えてから、相手の迷惑にならないような依頼の仕方を心がけてください。

まずは、OBOG訪問の依頼メールで可能かどうかの回答を待つことになるでしょう。いざ、OBOG訪問ができるようになった際には、日程を調整する必要があります。忙しい社会人が相手の場合は、時間や場所など調整することは少なくありません。相手のペースもありますので、そのときは臨機応変に対応しましょう。

【件名】

OB訪問のお願い ○○大学〇〇〇〇(氏名)

 

【本文】

株式会社○○

人事部人事課

〇〇〇〇 様

突然のメールにおけるご連絡恐れ入ります。

私、○○大学○○○○と申します。

本日は、OB訪問の件でご連絡させていただきました。

なお、連絡先は大学のキャリアセンターから、

手続きを踏んで得た情報です。

現在、私は就職活動において貴社を志望しております。

つきましては、貴社で働いているOBの○○様にお話を伺いたく、

ご連絡させていただきました。

大変お忙しいところ、恐縮ですが、OB訪問をお受けいただけます

でしょうか?ご回答お待ちしております。

OB訪問が可能ということでしたら、日時や場所は再度調整させて

いただきますので、お申し付けください。

それでは、ご連絡お待ちしております。

ご多用の折、誠に恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

**************************************

【大学】〇〇大学〇〇学部〇〇学科4年

【氏名】○○○○

【メール】○○〇〇〇〇〇@〇〇○○

(2)OBOG訪問の返信メール(リマインドメール)※受け入れ可能な場合

はじめのメールでOBOG訪問の依頼を受けてもらえたら、返信のメールを送ります。その後のやりとりもメールで行うことが一般的でしょう。受け入れが決定したら、必ず、「リマインドメール」を送ることを忘れないようにしましょう。反応がないと、相手には伝わりません。

リマインドメールでは、日時や場所の確認もしっかり行いましょう。社会人は多忙であり、OBOG訪問はボランティアで行うことが一般的です。そのため、前日にも、再度確認を兼ねてOBOG訪問のリマインドメールを送るといいでしょう。

また、OBOG訪問では、限られた時間で、有意義なものにしなければなりません。そのためには、メールでのやり取りの際に、事前に質問事項を投げておくとよいでしょう。OBOGもメールを確認して事前に準備ができます。

効率的にOBOG訪問を行い、お互い無駄な時間を防ぐことができるでしょう。

【件名】

RE:OB訪問のお願い ○○大学〇〇〇〇(氏名)

OB訪問の件について ○○大学〇〇〇〇(氏名)

【本文】

株式会社○○

人事部人事課

〇〇〇〇 様

お世話になっております。

○○大学○○○○です。

お忙しい中、ご返信いただきまして、誠にありがとうございました。

OB訪問の件をご快諾いただき、感謝いたします。

つきましては、〇〇様からご指定いただいたとおり、

〇月〇日(〇)12:30に〇〇にお伺いいたします。

当日は、〇〇様のご担当されているお仕事の内容や、仕事のやりがい、必要なスキルなどについて、お聞かせ願いたいと思っております。

もし、予定の変更など、急な連絡の際には、XXX-XXXX-XXXまでご連絡いただけますと幸いです。

このたびは、お忙しい中、お時間をいただきまして、

本当にありがとうございます。

〇〇様にお会いできることを楽しみにしております。

何卒よろしくお願い申し上げます。

*************************************

【大学】〇〇大学〇〇学部〇〇学科4年

【氏名】○○○○

【電話】〇〇〇-○○〇〇-○○○○

【メール】○○〇〇〇〇〇@〇〇○○

(3)OBOG訪問の返信メール(リマインドメール)※受け入れ不可能な場合

OBOG訪問の依頼を受けてもらえなかった場合でも、返信のメールを送ります。期待していた返事がもらえずに、気分が落ち込むかもしれませんが、メールをもらいっぱなしにするのは良くありません。メールを受信していないのではないかと、OBOGに心配させることになりかねません。

できれば、先に送った側のメールでやり取りを終えるようにしましょう。お断りのメールを受け取った場合には、返信してもらったことに対するお礼の気持ちを伝えると良いでしょう。

【件名】

RE:OB訪問のお願い ○○大学〇〇〇〇(氏名)

OB訪問の件について ○○大学〇〇〇〇(氏名)

【本文】

株式会社○○

人事部人事課

〇〇〇〇 様

お世話になっております。

○○大学○○○○です。

お忙しい中、ご返信いただきまして、誠にありがとうございました。

このたびは、ご都合がつかないとのことで誠に残念ですが、また機会がありましたら、何卒よろしくお願いいたします。

〇〇様からいただいたアドバイスにとても励まされました。

これからも自分なりの就職活動を進められるように努力したいと

思います。

今後とも、どうぞよろしくお願いいたします。

*************************************

【大学】〇〇大学〇〇学部〇〇学科4年

【氏名】○○○○

【メール】○○〇〇〇〇〇@〇〇○○

3. OBOG訪問のメールを送る際に注意したいポイント

OBOG訪問の際に、基本的な連絡の手段になるのがメールですが、注意したいポイントについても確認しておきましょう。スムーズなやり取りができるようにいくつか注意点を挙げておきます。

(1)マナーと節度を持ち、言葉遣いに注意

OBOG宛のメールは、SNSや友達とのやり取りではありません。メールは手軽で便利ですが、その分、気をつけておかないと、意味を取り違えられたり、デジタル文字特有の冷たさを感じさせてしまうこともあります。ビジネスライクを意識しすぎて、要点のみを伝達するような無礼な文章も困りものですが、過剰に馴れ馴れしい文章もいけません。

相手は目上の社会人です。できるだけ丁寧な表現を使う必要があります。感情がそぎ落とされる分、言葉遣いにも注意しましょう。マナーや言葉に配慮して、分かりやすい文面を心がけましょう。

(2)メールを作成したら必ず確認

メールは、ついついフィーリングで文章を打ってしまいがちです。送信前の確認は欠かせません。きちんとできていると思うとミスが見つけにくくなりますので、間違っているところはどこかという意識で見直しをすると良いでしょう。他人が作った文章だと思って読むと、客観的なチェックがしやすくなります。メールを仕上げたら、最後に必ず確認をしましょう。チェック項目は、3点です。

1点目は、誤字脱字のチェックです。特に、相手の社名と名前の打ち間違えは大変な失礼にあたりますので、よく見直しましょう。

2点目は、相手に伝わる文章になっているかです。伝えたい要点がはっきり書かれているかどうか見直しましょう。

3点目は、メールの距離感です。友人に送るような文章表現になっていないかどうか、確認しましょう。特に相手が異性の場合は、適切な距離を意識して書くと無用なトラブルの回避になります。

(3)メールを送るタイミング

最後の注意したいポイントは、メールを出すタイミングです。メールは基本的に見る人の時間を選びませんが、なるべくベストなタイミングで送信したいものです。OBOG訪問をすると決めたら、すぐにアポイントを取りたいところですが、夜中や早朝など、受信音が生活に差し障るような時間帯に送るのは、オススメしません

社会人は、仕事で忙しいので、午前中には送れると良いでしょう。出社後に朝一番でメールをチェックするという人は多いので、比較的、午前中の方がメールの応答は良いかもしれません。日中になると慌ただしくなりますので、メールの件名もわかりやすくし、他のメールに埋もれないよう注意しましょう。

OBOG訪問のお礼メールを送るときに気をつけるべきマナーとは?

折角OBOG訪問のお礼メールを送るのであれば、相手に好印象を持ってもらえるようなメールを送りたいですよね。そのためには社会人としてのマナーをわきまえなくてはいけません。ではメールを送る際に気をつけなければいけないマナーとは一体どんなことでしょうか。ここでは注意すべきマナーを3つご紹介します。

誤字脱字に気をつける

1つ目のマナーとして、誤字・脱字をしないことが挙げられます。特に、企業名やOBOGの方の名前等は変換ミスしやすいため要注意です。誤字脱字は相手に「文章の見直しをしていないんだな」と、「不注意なやつ」というマイナスイメージを与えてしまうことになります。名前等を間違えれば「失礼なやつだ」と怒らせてしまうかもしれません。

そうならないためにも、メールを送信する前に必ず見直しをしましょう。自分では完璧だと思っても、「タイプミス」や「表現の誤り」、「同じ表現を連続して使っている」などの誤字脱字は意外と多いです。ですから、文章を書きおえたら必ず誤字脱字がないか見直しをするようにしましょう。

改行を意識する

2つ目のマナーとして、改行のタイミングが挙げられます。メールの改行は悩みの1つだと思います。改行がないメールはとても読みづらいです。一方で一文ごとに改行されていても文章のバランスが悪く、読みづらくなってしまいます。ですから、改行のタイミングには気をつけるようにしましょう。

具体的には、上記の例文のように1構成を書き終えるごとに改行を入れれば問題ないでしょう。改行が適切にできていない就活生は多いため、こうした部分で他の就活生との差をつけるようにしましょう。適度な長さで改行を入れ、OBOGの方にストレスなくお礼メールを読んでもらいましょう。

簡潔な文章を心がける

3つ目のマナーとして、簡潔な文章を心がけることが挙げられます。「件名を簡潔にすること」については上記で説明しましたが、本文についても簡潔さを重視しましょう。就活生のなかには、「できるだけ感謝を伝えたい!」と考え、自分の感想を全て文章に盛り込む人がいますがNGです。できるだけ感謝の気持ちを伝えたいと考える気持ちはわかりますが、そこをグッと抑えて簡潔な文章を目指しましょう。

そのほうがOBOGの方から見ても評価が高いです。ダラダラと感謝の意を述べられると。逆に「同じことばかり言ってるな」と思われてしまいます。ですから、簡潔にわかりやすい文章を目指しましょう。

4.  最後に

OBOG訪問をすること自体は、手順さえ踏んで合意を得られれば、割と簡単です。それから、就職活動をして、内定を得ることの方が何倍も大変です。OBOG訪問は、直接内定には結び付きませんが、必ず何かの肥やしになります。

最終的には、OBOG訪問でお世話になった方へ会社の受検有無や内定先の報告も是非行ってください。また、どこかで会う機会もあるかもしれません。感謝の気持ちをもってOBOG訪問を実施しましょう。

 

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