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就活ではメールを駆使する機会が多くあります。中でもOBOG訪問は、メールを中心として連絡や伝達のやり取りを行うのが一般的です。メールでの連絡なら閲覧のタイミングを問わないため、忙しい社会人の仕事を中断させる心配もありません。電話で連絡をするようにとの指示がない限り、メールでやり取りを行うのが良いでしょう。

近年は、LINEなどのアプリを活用して連絡を取り合うこともあります。基本的には、OBの指示に従いましょう。メールにしてもLINEなどのアプリにしても、マナーと節度を持った文面にすることが大事です。メールのマナーを守り、スムーズかつ印象良くOBOG訪問を実現させましょう。

1. OBOG訪問の依頼メールの書き方をマスターしよう

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OBOG訪問を依頼する際、みなさんはどのようなメールを送ればよいと思いますか?「〇〇大学の○○です。OBOG訪問を受けていただきたいのですが、いかがでしょうか?」このようなメールで良いと思うなら、メールの基本を確認する必要があります。

メールの受け手のOBはビジネスメールに慣れていますので、唐突で砕けたメールには違和感を感じるものです。メールマナーは社会人になってからも役立ちます。就活を機に、活用できるメールのポイントを身につけておきましょう。

以下では、OBOG訪問の依頼メールを例にあげて説明していきます。

(1)件名は簡潔に

OBOG訪問の依頼だとすぐにわかるように簡潔な件名にしましょう。「OBOG訪問のお願い(〇〇大学・氏名)」などとするのがベストです。

「はじめまして」など、何のメールなのかわからない件名だとメールを開くことすらも警戒されるので注意してください。

(2)本文のはじめには宛先を入れる

ビジネスメールでは、メールの冒頭から用件を書き始めません。OBOG訪問の相手の名前を書き入れます。いわゆる手紙の宛名のようなものです。

最低でも「会社名」と「〇〇様」という宛先を書きましょう。部署が分かれば会社名と部署名に続けて、〇〇様としましょう。

(3)あいさつから書き始める

内容の書き始めとしては「突然のご連絡恐れ入ります。」などの挨拶を挟むのが礼儀です。できるだけ丁寧に、目上の方に向けた言葉遣いを意識して書きましょう

(4)自分のことを名乗る

続けて、簡単な自己紹介をします。メール上での名乗りは、どこの誰からのメールかを判別するためのものです。「〇〇大学の〇〇と申します」といった大学名と氏名程度の簡単なもので構いません。

詳しい自己紹介するならばOBOG訪問が決まってからで十分です。なお、二回目以降の名乗りでは、「〇〇大学の〇〇です」とし、「申します」を「です」に変えるのが一般的です。

(5)連絡に至った経緯を伝える

メール相手が初対面の相手の場合は特に、どのようにして自分の連絡先を入手したのかを気にするものです。公開していないはずのメールアドレスに知らない人からメールが届いたら、良い気持ちはしません。

相手に安心してもらうためにも、不正に入手していないことを承知してもらいましょう。「キャリアセンターの書類をみて」「〇〇さんの紹介で」などと、連絡先を知った経緯を記すと良いでしょう。

(6)用件(OBOG訪問の依頼など)の話題に入る

ここから、ようやく本題に入ります。この場合はOBOG訪問を受けてほしいという目的を持ったメールですので、OBOG訪問の依頼の内容に踏み込みます。もし、日時や場所などについての希望があれば伝えておくのも良いでしょう。

その場合は、固定日ではなく、複数の候補を挙げておくとスムーズです。忙しい社会人が相手です。自分の希望よりも、相手の都合に合わせるというスタンスで臨みましょう。

(7)結びの言葉でし締める

最後は、「ご多用中恐れ入りますが、何卒よろしくお願いいたします」などの丁寧な文章で本文を終わらせます。ビジネスメールでは、文末の「よろしくお願いします」をよく使用しますので覚えておきましょう。「よろしくお願い申し上げます」とするとさらに丁寧です。

相手を敬う結びの言葉で本文を終わらせると誠意が伝わります。

(8)ビジネスメールでは署名をつけるのが基本

ビジネスメールでは、本文の最後に署名をつけるのがマナーです。大学名学部学科学年と氏名とメールアドレスくらいの簡単な署名をつけましょう。電話番号はより個人的な情報なので、OBOG訪問の実施が決まってからでも良いでしょう。あらかじめ自動でメールに署名をつける設定にしておくと便利です。

ここまでメールのマナーについて説明してきました。

もし文面の内容だけでは不安な方は現役の社会人に質問してみましょう。

2.【用件別】OBOG訪問のメールの例文をチェック

上記のメールの書き方の基本をふまえ、さっそく例文をチェックしてみましょう!

まずは、OBOG訪問の第一アクションと言える、依頼のメール(アポイントメール)を見ていきます。

続いて、依頼のメールに返ってくるOBからの返答に対する返信メールの例文をチェックしていきます。返信に対する返信メールは「受け入れてもらえた場合」と「受け入れてもらえなかった場合」の2種類がありますので、気をつけましょう。

また、リマインドメールとお礼メールについてもそれぞれ紹介していきます。これらを一気にチェックできればOBOG訪問のメールの一連の流れはチェックできるはずです。

(1)OBOG訪問の依頼メール(アポイントメール)

OBOG訪問をする際は、大学のキャリアセンターや部活やサークルの先輩、知人の紹介などの依頼のルートがあります。特に初対面の場合には、ファーストコンタクトはとても肝心です。相手が見えないからこそ、よく考えてから相手の迷惑にならないような依頼の仕方を心がけてください。

まずは、OBOG訪問の依頼メールで可能かどうかの回答を待つことになるでしょう。いざ、OBOG訪問ができるようになった際には日程を調整する必要があります。忙しい社会人が相手の場合は、時間や場所など調整することは少なくありません。相手のペースもありますので、そのときは臨機応変に対応しましょう。

【件名】OBOG訪問のお願い ○○大学〇〇〇〇(氏名)

【本文】
株式会社○○
人事部人事課
〇〇〇〇 様

突然のメールにおけるご連絡恐れ入ります。私、○○大学○○○○と申します。
本日は、OBOG訪問のお願いの件でご連絡させていただきました。
なお、◯◯様の連絡先は大学のキャリアセンターから、手続きを踏んだ上で得ております。
現在、私は就職活動において貴社を志望しております。つきましては、ぜひ貴社で働いている○○様にお話を伺いたく、ご連絡させていただきました。

大変お忙しいところ恐縮なのですが、OBOG訪問をお受け頂くことは可能でしょうか。
もしOBOG訪問をご承諾頂けるようであれば、日時や場所は再度調整させていただきますので、お申し付けください。

それでは、ご連絡お待ちしております。ご多用の折、誠に恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
**************************************
【大学】〇〇大学〇〇学部〇〇学科4年
【氏名】○○○○
【メール】○○〇〇〇〇〇@〇〇○○

(2)返信メール(※受け入れOKだった場合)

はじめのメールでOBOG訪問の依頼を受けてもらえたら、次は返信のメールを送ります。その後のやりとりもメールで行うことが一般的でしょう。受け入れが決定したら、必ず、「確認メール」を送ることを忘れないようにしましょう。反応がないと、相手には伝わりません。

確認メールでは、日時や場所の復唱もしっかり行いましょう。

また、OBOG訪問では、限られた時間で、有意義なものにしなければなりません。そのためにも、メールでのやり取りの際に事前に聞きたい質問事項を投げておくとよいでしょう。OBもメールを確認して事前に準備ができます。

効率的にOBOG訪問を行い、お互い無駄な時間を防ぐことができるでしょう。

【件名】RE:OBOG訪問のお願い ○○大学〇〇〇〇(氏名)
【本文】
株式会社○○
人事部人事課
〇〇〇〇 様

お世話になっております。○○大学の○○○○(名前)です。
この度はお忙しい中、ご返信いただきまして誠にありがとうございました。またOBOG訪問の件をご快諾頂き、大変感謝いたします。

つきましては〇〇様からご指定いただいたとおり、
〇月〇日(〇)12:30に〇〇(場所)にお伺いいたします。

当日は、〇〇様のご担当されているお仕事の内容や仕事のやりがい、必要なスキルなどについて、お聞かせ願いたいと思っております。
もし、予定の変更など急な連絡の際には、XXX-XXXX-XXXまでご連絡いただけますと幸いです。

それでは、〇〇様にお会いできることを楽しみにしております。

何卒よろしくお願い申し上げます。
*************************************
【大学】〇〇大学〇〇学部〇〇学科4年
【氏名】○○○○
【電話】〇〇〇-○○〇〇-○○○○
【メール】○○〇〇〇〇〇@〇〇○○

(3)返信メール(※受け入れNGだった場合)

OBOG訪問の依頼を受けてもらえなかった場合でも、返信のメールを送ります。期待していた返事がもらえずに気分が落ち込むかもしれませんが、メールをもらいっぱなしにするのは良くありません。メールを受信していないのではないかと、OBに心配させることになりかねません。

できれば、先に送った側のメールでやり取りを終えるようにしましょう。お断りのメールを受け取った場合には、返信してもらったことに対するお礼の気持ちを伝えると良いでしょう。

【件名】RE:OBOG訪問のお願い ○○大学〇〇〇〇(氏名)

【本文】
株式会社○○
人事部人事課
〇〇〇〇 様

お世話になっております。○○大学の○○○○です。
お忙しい中ご返信いただきまして、誠にありがとうございました。

この度は、ご都合がつかないとのことで誠に残念ですが、また機会がございましたら何卒よろしくお願いいたします。
〇〇様からいただいたアドバイスにとても励まされました。今後も自分なりの就職活動を進められるように励んでまいります。

今後とも、どうぞよろしくお願い致します。

*************************************

【大学】〇〇大学〇〇学部〇〇学科4年
【氏名】○○○○
【メール】○○〇〇〇〇〇@〇〇○○

(4)OBOG訪問前日のリマインドメール

OBOG訪問の予定日当日もしくは前日に、相手にリマインドメールを送るのも良いでしょう。リマインドメールとは、予定日間近に送ることで約束を思い出させ、再度お互いに確認し合うメールのことです。

日々仕事で忙しく過ごす社会人ですから、急な予定が入ったり、もしかしたら忘れている可能性があるかもしれません。急な予定変更でお互いの負担になるのを避けるためにも、リマインドメールを送る事をおすすめします。

【件名】明日のOBOG訪問に関しまして ○○大学〇〇〇〇(氏名)
【本文】
株式会社○○
人事部人事課
〇〇〇〇 様お世話になっております。○○大学の○○○○です。先日はOBOG訪問の申し出をご了承頂き、誠にありがとうございました。
明日は◯◯:◯◯(時間)に△△(場所)でお待ちしております。

お忙しい中恐れ入りますが、何卒よろしくお願い致します。
*************************************
【大学】〇〇大学〇〇学部〇〇学科4年
【氏名】○○○○
【メール】○○〇〇〇〇〇@〇〇○○

(5)OBOG訪問後のお礼メール

OBOG訪問をした後には、お礼のメールを送ることを忘れないようにしてください忙しい中時間を作ってくれたことに対して感謝の気持ちを言葉にして伝えるのは、社会人として当然のマナーです。

お礼メールを作成するにあたって、感想部分をコピペやテンプレを使用するのはNGです。OBOG訪問する人や企業の数だけそれぞれ違いがありますし、きっとあなたが持った気づきや感想も異なるはずです。きちんと自分の言葉で感謝の気持ち伝えるようにする事が、相手を思う上で大切なポイントなのです。

【件名】OBOG訪問のお礼 ○○大学〇〇〇〇(氏名)
【本文】
株式会社○○
人事部人事課
〇〇〇〇 様お世話になっております。○○大学○○○○です。本日はお忙しい中、お時間を割いて頂き誠にありがとうございました。また、美味しいコーヒーもご馳走様でした。

本日の◯◯様のお話の中で、エントリーシートに盛り込むべきポイントや面接の際のアドバイスは大変参考になりました。また、会社説明会や採用サイトだけではなかなか知れない様な貴社のこれからの課題についても教えて頂き、非常に嬉しく思います。
今回◯◯様へのOBOG訪問を通して、より一層貴社への志望度が高まりました。今後も貴社の選考を乗り越えるために励んでまいります。◯◯様には、引き続きご相談に乗って頂けると幸いです。

今後とも何卒よろしくお願い致します。
*************************************
【大学】〇〇大学〇〇学部〇〇学科4年
【氏名】○○○○
【メール】○○〇〇〇〇〇@〇〇○○

3. OBOG訪問のメールを送る際に心がけておくべきポイント

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OBOG訪問の際に、基本的な連絡の手段になるのがメールですが、注意したいポイントについても確認しておきましょう。スムーズなやり取りができるようにいくつか注意点を挙げておきます。

マナーと節度を持ち、言葉遣いに注意!

OB宛のメールは、SNSや友達とのやり取りではありません。メールは手軽で便利ですが、その分、気をつけておかないと、意味を取り違えられたり、デジタル文字特有の冷たさを感じさせてしまうこともあります。ビジネスライクを意識しすぎて、要点のみを伝達するような無礼な文章も困りものですが、過剰に馴れ馴れしい文章もいけません。

相手は目上の社会人です。できるだけ丁寧な表現を使う必要があります。感情がそぎ落とされる分、言葉遣いにも注意しましょう。マナーや言葉に配慮して、分かりやすい文面を心がけましょう。

メールを送るタイミングと時間帯

最後の注意したいポイントは、メールを出すタイミングと時間帯です。メールは基本的に見る人の時間を選びませんが、なるべくベストなタイミングで送信したいものです。OBOG訪問をすると決めたら、すぐにアポイントを取りたいところですが、夜中や早朝など、受信音が生活に差し障るような時間帯に送るのは、オススメしません

社会人は仕事で忙しいので、午前中には送れると良いでしょう。出社後に朝一番でメールをチェックするという人は多いので、比較的午前中の方がメールの応答は良いかもしれません。日中になると慌ただしくなりますので、メールの件名もわかりやすくし、他のメールに埋もれないよう注意しましょう。

誤字脱字に気をつける

最低限のマナーとして、誤字・脱字をしないことが挙げられます。特に、企業名やOBの方の名前等は変換ミスしやすいため要注意です。誤字脱字は相手に「文章の見直しをしていないんだな」と、「不注意なやつ」というマイナスイメージを与えてしまうことになります。特に名前等を間違えれば「失礼なやつだ」と不快に思わせてしまうかもしれません。

そうならないためにも、メールを送信する前に必ず見直しをしましょう。自分では完璧だと思っても、「タイプミス」や「表現の誤り」「同じ表現を連続して使っている」などの誤字脱字は意外と多いです。ですから、文章を書きおえたら必ず誤字脱字がないか見直しをするようにしましょう。

改行を意識する

改行のタイミングにも、注意が必要です。改行がないメールはとても読みづらいです。一方で一文ごとに改行されていても文章のバランスが悪く、読みづらくなってしまいます。ですから、改行のタイミングには気をつけるようにしましょう。

具体的には、上記で挙げた例文のように1構成を書き終えるごとに改行を入れれば問題ないです。改行が適切にできていない就活生は多いため、こうした部分で他の就活生との差がつきます。適度な長さで改行を入れ、OBの方にストレスなくお礼メールを読んでもらいましょう。

簡潔な文章を心がける

また、簡潔な文章を書くことを心がけるのも大切です。「件名を簡潔にすること」については上記で説明しましたが、本文についても簡潔さを重視しましょう。就活生の中には、「できるだけ感謝を伝えたい!」と考え、自分の感想を全て文章に盛り込む人がいますが、NGです。できるだけ感謝の気持ちを伝えたいと考える気持ちはわかりますが、そこをグッと抑えて簡潔な文章を目指しましょう。

そのほうがOBの方から見ても評価が高いです。ダラダラと感謝の意を述べられると。逆に「同じことばかり言ってるな」と思われてしまいます。ですから、簡潔にわかりやすい文章を目指しましょう。

お礼メールは必ず送ろう!

OBOG訪問をした後にお礼メールは必ず送りましょう。多くの社会人にとって、OBOG訪問は「就活生を応援したい」という善意で引き受けてくれている場合がほとんどです。仕事で忙しい中でも、そんな気持ちで時間や手間を割いてくれているOBの方に対して、学生側がお礼を言わないという選択肢はありません。

感謝の気持ちを上手く伝えることができれば、OBの方はきっと「やって良かった。また協力してあげたい」と思ってくれるはずです。社会人になっても、相手と良い関係を築く上でお礼を伝えることは大変重要ですので、当然の事としてこなしていきましょう。

以下の記事は、OBOG訪問後のお礼メールについて特集した記事ですので、こちらもぜひ参考にしてみてください。

メール作成後は最後に必ず確認を!

メールを作成するとなると、ついついフィーリングで文章を打ってしまいがちです。送信前の確認は欠かせません。きちんとできていると思うとミスが見つけにくくなりますので、間違っているところはどこかという意識で見直しをすると良いでしょう。他人が作った文章だと思って読むと、客観的なチェックがしやすくなります。メールを仕上げたら、最後に必ず確認をしましょう。最終チェック項目は以下の、3点です。

誤字脱字のチェック

特に、相手の社名と名前の打ち間違えは大変な失礼にあたりますので、よく見直しましょう。

相手に伝わる文章になっているかどうか

伝えたい要点がはっきり書かれているかどうか見直しましょう。

メールの距離感

友人に送るような文章表現になっていないかどうかも、最終確認しましょう。特に相手が異性の場合は、適切な距離を意識して書くと無用なトラブルの回避になります。

 

4. まとめ

OBOG訪問をすること自体は、手順さえ踏んで合意を得られれば、割と簡単です。それから、就職活動をして、内定を得ることの方が何倍も大変です。OBOG訪問は、直接内定には結び付きませんが、必ず何かの肥やしになります。

最終的には、OBOG訪問でお世話になった方へ会社の受検有無や内定先の報告も是非行ってください。また、再度どこかで会う機会もあるかもしれません。感謝の気持ちをもってOBOG訪問を実施しましょう。

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◼︎OBOG訪問の情報をもっと知りたい方にオススメの、就活Hack厳選OBOG訪問ノウハウ記事はこちら

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