エントリーシート(ES)を郵送する際に、「とりあえず届けばいいや」という適当な考えは持たないようにしましょう。エントリーシート(ES)の郵送方法一つとっても、あなたの気持ちを込めて、相手のことを考えながら、提出したいものです。

マナーに代表される「礼儀正しさ」はいつでもどこでも役立つ貴重品とはよくいったものです。社会人になってから身につけるものと、そうでない類のものがあります。一般的に郵便のエントリーシート(ES)は、常識と言えることでしょう。

ここでは、きちんとエントリーシート(ES)を郵送で出す際のマナー、準備、注意点をみていきます。

1.エントリーシートを郵送で送付する際のマナーとは?

就活では、エントリーシート(ES)を中心に書類を郵送でやりとりすることがあります。エントリーシート(ES)以外では、履歴書や内定承諾書などです。エントリーシート(ES)の郵送方法においても、マナーを意識して相手に好印象与えてください。

WEBを気軽に活用できる時代だからこそ、エントリーシート(ES)の郵送方法のマナーにも配慮して、相手に気持ち良く受け取ってもらいましょう!

エントリーシート(ES)の郵送方法で、具体的なマナーとは何でしょうか?

一般的には常識と言われることですが、Q&A形式で確認していきましょう。

Q&A エントリーシート(ES)は折ってもよい?

企業側から封筒の指定サイズがなければ、基本的にエントリーシート(ES)などの書類は折ってはいけません

マナーとして、エントリーシート(ES)は折らずに郵送します。折り目の付いたエントリーシート(ES)は扱いにくく、コピーがとりづらいものです。エントリーシート(ES)を折らなくても、入るサイズの封筒を用意しましょう。

Q&A エントリーシート(ES)を郵送する封筒の宛名には、(株)を用いてもよい?

宛名の略字は避けましょう。(株)ではなく、正確に株式会社と記入します

Q&A 必着と消印有効の違いは?

エントリーシート(ES)の郵送では、必着が多いでしょう。必着とは、締め切り日までに、郵送物が送付先に必ず着いていなければなりません

消印有効とは、締め切り日までに郵送物が届いてなくても、配達受付の消印が期日内に押されていれば大丈夫です。決められた期日までに提出するのは、マナー以前の問題かもしれません。

Q&A WEBでもエントリーシート(ES)が提出できる時代に、なぜわざわざ郵送させる?

エントリーシート(ES)を郵送させることで、常識的なマナーや志望度を見ることができます。

手書きであれば、WEBと違って、学生には大きな手間になります。その手間をわざわざかけさせることに意図があります。郵送物を通して、真剣な学生と真剣味に欠ける学生の違いが感じられることでしょう。

手書きエントリーシートの書き方について、まだ自信がないという方は以下の記事をチェックしてみると良いかもしれません。

2.エントリーシートを郵送する際の準備

エントリーシート(ES)を郵送する際に、準備するものがいくつかあります。ここでは、以下に6点の準備するものを記載しました。

①角2サイズ(角型2号封筒)の白い封筒

エントリーシート(ES)は、A4サイズが多く、A3サイズの場合は、折り目がついている場合がほとんどです。つまり、A4サイズのエントリーシート(ES)が入る、角型二号の封筒を用意しましょう封筒の色は一般的には、白い封筒を使用します。また、エントリーシート(ES)は個人情報の宝庫ですから、白色でも中身が透ける封筒は避けましょう。

茶色ではなく、白い封筒を使用することは、正式な書類を応募する際のマナーと言えます。大学や文房具店でエントリーシート(ES)や履歴書を郵送で使用する封筒は、大抵白くて、左に赤字でエントリーシート(ES)在中とか、履歴書・応募書類在中と書かれています。

②送付状(送付書・添え状)

ビジネスで書類上のやりとりをする場合は、必ず送付状を入れるのがマナーです。

送付状が不要と明記されている場合はそれに従ってください。正直なところ、送付状を入れることはマナーですが、かさばるのも事実です。しかも、形式的なものなので、中身なども読まない人も多くいます。しかしながら、ビジネスで送られてきた文章に、必要な文章がポンと一枚だけ入って送られたとしたら、「なんて不躾なやつだ」と思ってしまいます。印象がいいとは言えません。

形式的なものですが、ビジネスマナーとしては送付状をついているのが正解です。(中には、紙の無駄だと思う人や企業もいると思います)

送付状は、手書きでもワードでも構いませんが、形式的なものですから、パソコンで入力しておく方が合理的です。フォーマットが使いまわせるので、手間がかかりません。(手書きの方が思いが伝わるという人もいますが、「送付状」はパソコンで十分)

③マジックペンとボールペン

封筒はマジックペンで書くことをおすすめします。

大きな封筒にボールペンで書くと、記載事項が目立ちません。受け取った人が読みにくいということです。相手のことを考えるのもマナーの一環です。ボールペンで書いて選考に落ちることはありませんが、書き手もマジックペンで書いた方がしっくりくると思いますので、試してみてください。

一方、エントリーシート(ES)は、ボールペンで書きます正式な書類には、消すことができるペンは使用しないようにしましょう。消えるということは、改ざん可能なので、社会人になってからも、使用しないでください。人事部などに提出する書類では、社員に対しても受け付けないこともしばしばです。

④A4サイズのクリアファイル

エントリーシート(ES)と送付状は、できればクリアファイルに入れて出しましょう

雨に濡れても安心です。送付状同様に、業務簡略の理由により、不要と書いてあれば従ってください。一般的には、クリアファイルに入れると安心です。クリアファイルは無色透明を使用しましょう。色付きならまだしも、カラフルなデザインのクリアファイルを使用する学生がいますが、返って逆効果です。宣伝ではないので、クリアファイル自体に文字や絵などは不要です。

⑤エントリーシート

エントリーシート(ES)の郵送で、まさかこれを入れ忘れることがあるとは思えませんが、人間のすることにはミスが発生します。また、他社のエントリーシート(ES)を間違えて入れてしまう可能性もあります。

エントリーシート(ES)を封筒に入れる前に最終確認をすれば、間違えは防げることでしょう手続きの書類などには、チェック項目があったりします。電車での駅員が指さし確認をいちいち一回一回確認するのも、チェック漏れがないかを確認するためです。

エントリーシート(ES)が入っていない、入れ間違いは、致命傷になりかねないミスですから、チェックしてから郵送してください。

⑥切手

郵便局で発送する場合は、切手は不要です。A4サイズ定型外郵便であれば、50グラム以下であれば、120円切手を用意しましょう。切手も記念切手など絵柄なものは避けて、送料に合う切手を1枚貼るのが無難です。エントリーシート(ES)の枚数が多いなど、心配な場合は、郵便局から発送すると確実です。切手の場合は、郵便局のホームページに料金表が載っていますので、そちらで確認しましょう。

3.エントリーシート郵送の際の注意点

エントリーシート(ES)を郵送する際の封筒と送付状の書き方は以下のとおりです。注意点に留意しながら、封筒と送付状を作成してください。

①エントリーシート郵送方法における封筒の書き方の注意点

  1. 封筒は縦書きで書きましょう。
  2. 宛先は正確に書きましょう。
  3. 文字のバランスに注意して書きましょう。慌てて書くと、文字のバランスも悪くなります。丁寧に書くことを心がけましょう。
  4. 敬称は企業名や部署、係名の場合は「御中」です。採用担当者などの個人名を書く場合は「様」です。また、事前に企業側が封筒を用意している場合もあります。その場合は、宛名が記載されていることもあります。その際は、「行」を二重線で消して、「御中」もしくは「様」と該当の敬称に書き換えるのがマナーです。
  5. 左端には、赤字で「エントリーシート(ES)在中」と記載すると丁寧です。
  6. 裏面の差出人情報には、「郵便番号」「住所」「氏名」以外にも、「大学名」「学部学科名」まで記載しておきましょう。
  7. 郵送日を記載する場合は、裏面(差出人を記載する方)の左上に記入します。
  8. 封筒を糊付けした後に、裏面の糊付けした箇所には、「緘」または「封」の字を書いて留めるほうが好ましいですが、「〆」でもかまいません。

②エントリーシート郵送方法における送付状の書き方の注意点

送付状の書き方については、下記の記入例を参考にしてください。

【記入例】

平成〇〇年〇月〇日

株式会社〇〇〇〇

人事部採用担当

 〇〇 〇〇 様

                        〒〇〇〇‐〇〇〇〇

〇〇〇〇〇〇〇〇(住所)

〇〇大学〇〇学部〇〇学科

〇〇〇〇(氏名)

連絡先:000-0000-0000

(携帯電話番号)

e-mail:○○○○@○○.○○.○○

応募書類送付の件

拝啓、時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。

この度は、貴社の新卒採用に応募させていただきたく、下記のとおり、応募書類を同封いたしました。ご確認の程、どうぞよろしくお願い申し上げます。

敬具

エントリーシート(ES)・・・〇枚

以上

本文については、時候の挨拶でも構いません。ワード作成であれば、「挿入のあいさつ文」に月ごとに何種類かフォーマットが用意されています。そちらを活用してください。なお、本文はなるべく簡潔に用件のみを記載することをおすすめします形式的な文書なので、相手も熟読するものではありません。色々な想いを綴りたいところですが、それはエントリーシート(ES)の内容に反映させましょう。

③エントリーシート郵送の際のその他の注意点

  • コピーをとっておく
  • 封入前の最終チェック
  • 締め切り日のチェック
  • 配達方法
コピーをとっておく
エントリーシート(ES)が完成したら、郵送する前にコピーし忘れないように注意してください。何社も企業を受けて、どの企業に何を書いたかわからないことのないようにするためです。面接で聞かれた際に、困らないようにしておきましょう。ペーパーレスであれば、スキャンもおすすめです。自分なりの情報の整理ができていれば問題ありません。
    封入前の最終チェック
    最終確認をしてからエントリーシート(ES)を封入して郵送しましょう。エントリーシート(ES)や送付状に誤字脱字がないかなど必ず確認してください。なお、誤字脱字を見つけた際の正しい修正方法については以下の記事でご紹介しています。参考にしてみてください。
      締め切り日のチェック
      締め切りは守りましょう。当たり前のことですが、エントリーシート(ES)は提出期限までに届くように郵送しましょう。到着は余裕を持って出すことをおすすめします。締め切り日は余裕を持って設定されていることがほとんどです。期限ギリギリに送ると、応募の多い大企業では、エントリーシート(ES)を読んでもらうのが遅くなる可能性があります。応募者がそれほど多くない中小企業であれば、悪目立ちして印象が良くありません。
        配達方法
        速達で出してもかまいませんが、通常郵便が一般的です。また、簡易書留などで送るのはおすすめしません。受け取り側に印鑑などの余計な手間をかけさせてしまうからです。普通郵便で事足りますが、受け取り側に迷惑をかけずに、配達されたかどうか確認する方法場合は、特定記録郵便やレターパックライトという郵送方法もあります。どちらもインターネットで追跡確認ができます。
        以下の記事で配達方法について詳しくご紹介しています。こちらも併せて参考にしてみてください。

        マナーとしてのエントリーシートの郵送方法!のまとめ

        ここでは、エントリーシート(ES)の郵送方法について、マナーを意識しながら、注意点までを確認してきました。ただし、過度に意識して、本質を見失わないようにしましょう本質とは、大学生活を充実させて、インプットとアウトプットを磨くことに他なりません。

        マナーは礼儀作法の一つです。要するに、選考において、マイナスにならなければ問題ありませんエントリーシート(ES)の郵送方法などのマナーもあくまでも、マイナス評価を受けないためのものであり、高度なマナーは必要ではありません。極端な話ですが、マナーの一つや二つのミスで落ちることはあまりないということです。余程の非常識な人間性ではない限り、マナーはあとからでも変えられます。(高度なサービス力を要求される職種の一部では、資質に関わってきますので、マナーが必須のケースもあります)

        形ばかりにこだわってしまうとわざとらしさが目立ち、付け焼刃であることをすぐに見破られてしまいます。普段から自然にできることが肝心です。

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