最近では、郵送ではなくネット上で提出するエントリーシート(ES)が増えてきていますよね。

しかし、手書きのエントリーシート(ES)や履歴書を会社に郵送しなければならない場面もあります。そんな時、せっかく良いエントリーシート(ES)を書いたのに失礼に当たる行為をしてしまってはものすごくもったいないです!これを読んで、郵送の際のマナーを心得ておきましょう。

エントリーシート(ES)を郵送するのに必要なもの

1封筒

エントリーシート(ES)を郵送するのに必要なものは、まず「封筒」です。封筒といっても様々な種類があるため、エントリーシート(ES)の送付にはどれがふさわしいのか迷ってしまいますよね。ここでは、エントリーシート(ES)を送るのに適した封筒と選び方を紹介します。

まず気を付けたいのが大きさです。エントリーシート(ES)を折り曲げて提出することは社会人としてマナー違反です。A4サイズのエントリーシート(ES)であれば角形2号の封筒を折り曲げずに入れることができるためビジネスシーンでは重宝されます。また、横型ではなく縦型の封筒を使いましょう。封筒の色は茶色でも良いと言われていますが、特に指定がない場合は白が無難です。

角形2号の封筒の場合、定形外郵便に分類されるため通常料金とは異なります。重さによっても郵送料金が変わってくるので、できれば郵便局の窓口で料金を確認するのが確実です。くれぐれも、切手が必要料金を満たしていないなどのミスがないように気を付けましょう。料金不足のエントリーシート(ES)が届いても、たいていの企業は受け取り拒否をして差出人の元に戻します。少しでも不安な時は、面倒がらず郵便局の窓口に足を運ぶことをおすすめします。

どんな封筒を使えば良いのか、迷ってしまいますよね。エントリーシート(ES)の郵送時に適した封筒の種類を以下の記事で詳しくご紹介しています。こちらも併せて参考にしてみてください。

2クリアファイル

また、クリアファイルも用意しておきましょう。エントリーシート(ES)やその他の書類を重ねてクリアファイルまとめてから封筒に入れるのがベストです。郵送時に濡れたり、汚れたり、書類がよれたりすることを防ぎます。キレイに整った書類のままで採用担当者に読んで欲しいですよね。また、クリアファイルに入れる前にクリップで留めておくと、開封後や読まれた後にバラバラになる可能性を防げます。

エントリーシート(ES)の郵送方法

1封筒の書き方

郵送する前に、まずは封筒の正しい書き方をご説明します。封筒おもて面の宛名の書き方です。封筒の宛名は、一般的に縦書きです。住所は右端から2センチほどの余白を取り、都道府県名から送り先の住所を正確に書きます。2行に渡る場合は区切りに配慮し、2行目の頭文字を一文字下げて書きましょう。

宛名は封筒の中央に、住所の文字の大きさよりも少し大きめに書きます。企業や部署など団体名で書くなら「御中」とし、担当者や個人名など特定の人に宛てる場合は「様」とします。すでにご存知の方もいらっしゃるとは思いますが、株式会社を(株)と略すのはマナー違反なので絶対にやめましょう。

<企業名だけが分かっている場合の宛名>
○○株式会社 ご担当者 様<企業名と担当部署が分かっている場合の宛名>
○○株式会社 ○○課 御中<採用担当者まで分かっている場合の宛名>
○○株式会社 ○○課 ○○ 様


また、封筒の左下に赤いペンを使ってエントリーシート在中(もしくは、応募書類在中)と記載し、四角で囲みましょう。企業の中の誰が受け取っても、エントリーシート(ES)が入っていることが分かるようにしておくためです。到着後エントリーシート(ES)の入った封筒が他の郵便物に紛れることなく、スムーズに採用担当者の手元に届けるための大切な記載事項なので、忘れずに記載しましょう。

更に、封筒の裏面には郵送日・自分の住所・氏名・「〆」のマークを書きます。差出人の住所は、万が一宛先不明や送付先を間違ってしまった際に必ず手元に戻ってくるよう、わかりやすくはっきりと書きましょう。封を閉じたら、「〆」のマークを入れて完成です。

エントリーシート(ES)を郵送する際のマナーについては以下の記事でご紹介しています。こちらも参考にして耳てください。

2郵送方法

エントリーシート(ES)の発送の方法は様々な手段が考えられますが、基本的には普通郵便で送りましょう。普通郵便では、相手の元に届くまで通常1~3日の時間を要するため、応募期限に余裕をもって計画的に準備を進めることが大切です。応募企業に確実に届いたことを確認したい場合は、特定記録郵便を活用することをおすすめします。エントリーシート(ES)の応募受付の期限が間近に迫っている場合は、郵便の速達で送付しましょう。ただ、速達で送るにしろ必ず期日に間に合う保証はありません。確実に間に合うよう、時間に余裕をもって準備を進めましょう

それぞれの郵送方法の特徴は以下の記事でもまとめています。

エントリーシート(ES)を郵送する際の添え状

送る書類の内容にかかわらず、必ず添え状を付けるのがビジネスマナーです。エントリーシート(ES)などの応募書類を送る際は、「誰が」「誰に」「何を」「いくつ」送るのかをわかりやすくまとめる必要があります。簡単な内容で良いので、下記の例に倣ってパソコンで作成してみましょう。文字に自信がある人は、手書きで作成しても構いません。

1作成日


右揃えにして記載します。年号の表記は、西暦でも和暦でも構いませんが、エントリーシート(ES)の記入日の表記と合わせた方がベター。

2企業名や担当者名

改行を入れ、左揃えにして記載します。企業名や部署名、担当者名など、分かる範囲で構わないので正確に記載します。会社名や部署名までしか分からない時は「御中」を、担当者の氏名が分かる場合は「様」を末尾につけます。

3差出人の情報

右揃えにして正確に記入します。郵便番号、住所、学校学部名、氏名、連絡先情報などを項目ごとに段落を変えて記載しましょう。

4タイトル

中央揃えにします。例のように「エントリーシートの送付について」もしくは「応募書類の送付について」など、何が入っているのか一目見て分かるようなタイトルをつけましょう。

5文面

「拝啓」の後ろは1文字空白を開け、その後挨拶の定型句を記載します。「拝啓 時下ますますご健勝のこととお慶び申し上げます。」「拝啓 貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。」などは、多くのシーンでそのまま使えるので、この機会に覚えておいて損はありません。

挨拶文の後ろは、次の3つの要点を抑えて記入します。

①応募書類をおくること
(例:貴社の新卒採用に応募させていただきたく、応募書類を同封いたしました。)
②面接の検討のお願い
(例:ご検討の上、ぜひ面接の機会をいただけますと幸いです。)
③内容確認のお願い
(例:ご査収のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。)

以上の要素を書き入れたら、「敬具」と右揃えで記載します。

6内容物の詳細

メッセージ部分が「拝啓」で始まり「敬具」で締めるように、内容物の表記にも始まりと締めの定型句があります。内容物の記載は、「記」から始め「以上」で締めます。「記」は中央揃えで記載し、段落を開けて内容物を箇条書きに記載します。枚数の表記も忘れずに付け加えましょう。最後に右揃えで「以上」と記載すれば、添え状が完成します。

まとめ

エントリーシート(ES)は、もちろん中身の内容が非常に重要ですが、その前の提出段階でその人の印象が決まってしまうこともあります。どれだけ良い内容を書いたとしても、封筒や郵送方法で失礼に当たる行為をしてしまうと、エントリーシート(ES)の内容を読む前に不採用となってしまうことも有り得ない話ではありません。また、締め切りぎりぎりに提出するのもあまり良い印象ではないため、十分に余裕をもって提出しましょう。エントリーシート(ES)そのものだけでなく、封筒や添え状にも細心の注意を払って提出しましょう!

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