「OB訪問のメール返信の仕方がわからない…」

このようにお悩みの就活生もいるのではないでしょうか。まだ社会経験がなく、ビジネスメールの送り方を知らない場合には、確かにOB訪問のメール返信の際の言葉遣いや書き方のルールがわからなくて困ってしまう方もいるはずです。

そこで今回は、そのような就活生に向けてOB訪問のメール返信のコツや注意点、例文などを細かく解説していきます。

送るメール次第ではOBから返信が来ないことも!

最初にOB訪問のメールについての大切なことを書きます。それはOB訪問のメールの仕方が適切ではない場合には、OB訪問のアポイントを取れない、もしくはOBからOB訪問についてのメール返信がない可能性があるということです。そういった事実があることをふまえた上で、OB訪問のメールの送り方について詳しく解説していきます。

OB訪問のアポはビジネスマナーを意識したメールを送ろう

OB訪問のアポが取れない理由としてまず考えられるのが、送ったメールで最低限のマナーがなっておらず、OBがその学生と直接会うのは厳しいと判断した場合です。

そもそも、実は就活生とOBの間には大きな立場の隔たりがあります。それは何かと言うと、OB訪問において「時間をもらう側」と「時間をあげる側」という違いです。つまりOB訪問の際には、「就活生が一方的にOBのお世話になる」という関係性であるということを理解しておかなければなりません。

しかし、就活生の中には同じ大学・ゼミ・サークルであったという関係性から「友達関係」であったり「先輩・後輩関係」のような学生気分でOB訪問のメールを送信・返信をしてしまう人がいます。

このようなビジネスマナーを守れていない就活生は、たとえOB訪問を通してOBが属する企業に就活をしたとしてもあまりメリットがないと判断され兼ねませんそのような場合にはOBが意図的にOB訪問に対するメールの返信を辞め、アポイントメントを受け付けないこともあるでしょう。

返信が来ない場合の対処法

メールの返信が帰ってこない理由としてもう一点考えられるのが、相手側が返信を忘れている可能性があるということです。相手は日々を忙しく過ごす社会人ですから、どうしても仕事関係のメールチェック優先して、OB訪問のアポのメールは後回しにするケースもあるでしょう。また、何かの手違いが生じてしまってメールが送れていなかったり、迷惑メールとして分類されてしまっている状況も考えられます。

3〜5日ほど経っても返信が無い場合には、確認としてもう一度メールを送ってみるのも1つの手です。それでも返信が来なければ、切り替えて他のOBにアポを取りましょう。

 

何はともあれマナーや礼儀を意識して悪いことはありません。少しでもOB訪問のアポの成功率を上げるためにも、以下のメールの送信・返信方法をしっかりと読み込み、OBに「おっ」と思わせられるようなメールができるように心がけましょう。

OB訪問のメールの返信を送る際の注意点

OB訪問のメールの返信を送る際の注意点について紹介していきます。

メールアドレスはコピペする

1つ目のOB訪問のメールを送る際の注意点は「企業側にメールを送る際にはメールアドレスはウェブ上からコピペをする」ということです。

手打ちでメールアドレスを打ち込むことでタイプミスをするということを防ぐ目的があります。コピペできる部分については必ずコピペを行いましょう。企業名なども手打ちよりもコピペがおすすめです。

余談ですが、自身のメールアドレスにも注意が必要です。あなたのメールアドレスは誰にみられても恥ずかしく無いようなメールアドレスですか?例えば、'love_〇〇'などのメールアドレスになっていませんか?以下の記事で就活で使うメールアドレスについて注意点などを詳しくご紹介しています。こちらもぜひ参考にしてみてください。

誤字・脱字はNG

2つ目のOB訪問のメールを送る際の注意点は「誤字・脱字がないかどうかしっかりと確認する」ということです。

気合いを入れてOB訪問の返信メールを作成することと思いますが、作成してすぐに送信しないようにしましょう。必ず1度はメールを声に出して読み返し、誤字・脱字や文法的に間違っている言葉については必ず修正することが大切です。

OB訪問での誤字だけでなく、今後エントリーシートを書く際にも誤字は大きな減点材料になりかねません。以下の記事ではエントリーシートでの誤字の治し方についてご紹介しています。これからエントリーシートを書き始めるという就活生の方はこちらの記事も参考にしてみてください。

返信は24時間位内に

3つ目のOB訪問のメールの返信を送る際の注意点は「OB訪問の返信は、メールが返ってきてから24時間以内にする」ということです。

相手は社会人のため、予定がどんどん先々に入っていくことを想像して下さい。特にOB訪問の日程を決める際のメールの場合には素早くメールを返信しなければ相手側のスケジューリングをストップさせてしまう可能性もあります。そのためにもOB訪問のメール返信は最低でも24時間以内に、できるだけ早くに送るようにしましょう。

OB訪問のメールの返信をする際の書き方

それでは早速「OB訪問のメールの返信をする際の書き方」をメールの件名・宛名・本文・署名に分けて見ていきましょう。

件名

どのようなビジネスメールでも同じルールですが、メールを受け取った人がそのメールの件名だけを見て即座に要件が分かる件名ということを心がけましょう。

今回のOB訪問のメールの返信の場合には、返信の要件がどのようなものなのかによって若干の変更をしていく必要があります。

  • OB訪問のお願いに関する返信内容なら「OB訪問のお願い」
  • OB訪問の日程に関する返信内容なら「OB訪問の日程について」
  • OB訪問を受諾されたお礼の返信内容なら「OB訪問受託についてのお礼」

などが相応しいです。

大切なのは社会人として働いているOBの時間をできるだけ割かないように一目見て分かる件名にするという心がけです。これを例えば「OB訪問」や「OB訪問について」だけのメールの件名にしてしまうと、メールを開けるのは後にしようと判断され兼ねません。また要件の後には必ず「大学名・氏名」をカッコ付きで付け加えるようにしましょう

そのため完成形としては「OB訪問受託についてのお礼(〇〇大学・就活 太郎)」といった形になります。

宛名

宛名で大切なのは企業名・部署名・担当者名の順番で記し、全て正式名称で記述するということです。本文の誤字脱字よりも企業名・部署名・担当者名を間違えてしまうことの方が失礼に当たるため気をつけるようにしてください。

完成形としては「〇〇株式会社 〇〇部(署) 〇〇(役職名) 山田 花子様」といった形になります。

本文

本文は要件からといきたいところですが、まずは挨拶文・自己紹介・返事へのお礼を忘れないようにしましょうOB訪問を申し込むときの初回のメールではこの挨拶文と自己紹介を丁寧に書く必要がありますが、今回はOB訪問の返事のため簡略的に記述だけで構いません。

こちらの挨拶文・自己紹介・返事をもらったことへのお礼では、「お世話になります。〇〇大学〇〇学部の就活 太郎です。この度はお忙しい中、OB訪問についてのご連絡をいただき誠にありがとうございます。」といった形でメールを始めると良いでしょう。

その後についてはOB訪問のメールの返信の要件によっても中身が変わってきますので割愛し、最後のまとめの文だけを紹介していきます。要件を伝えた最後には、以下のような文言を付け加えましょう。

「この度はOB訪問という貴重な機会をいただき誠にありがとうございます。OB訪問が有意義な時間になりますよう、十分に準備をしてまいります。当日、〇〇様にお会いできますことを心待ちにしております。それではよろしくお願いいたします。」

このように締めの文言をメールに付け加えるだけで、メールの雰囲気が引き締まることが伝わるでしょう。最後に当日に向けた気合いを記しておくことでOB側に就活生のOB訪問に対する熱意が伝わるためおすすめです。

署名

メールは「まとめの文言」で終わりではありません。必ず最後に署名を記して下さい。具体的に署名の中身としては「名前」「大学名・学部名・学科名」「メールアドレス」「携帯電話の番号」を入れる必要があります。OB訪問を何度もする予定がある就活生はメールの署名設定にテンプレートとして記録しておくと毎回打ち込む必要がないため便利ですよ。

OB訪問のメール返信のテンプレ例文

最後にOB訪問のメール返信の例文を紹介していきます。テンプレとして活用してみてください。

件名:OB訪問の内容の相談について(〇〇大学・就活 太郎)

内容:〇〇株式会社 〇〇部(署) 〇〇(役職名) 山田 花子様

お世話になります。〇〇大学〇〇学部の就活 太郎です。この度はお忙しい中、OB訪問についてのご連絡をいただき誠にありがとうございます。

この度はOB訪問の依頼を快諾いただきありがとうございます。つきましてはOB訪問で伺いたい事項についての報告をしたくご連絡をいたしました。

【質問予定事項】

①山田様の貴社に対する就職活動のエピソードについて

②就職活動の対策について

③貴社の選考への対策について

上記の事項について詳しくお聞かせ願えれば幸いです。お時間をお取りしますがどうぞよろしくお願いいたします。

また、この度はOB訪問という貴重な機会をいただき誠にありがとうございます。OB訪問が有意義な時間になりますよう、十分に準備をしてまいります。当日、〇〇様にお会いできますことを心待ちにしております。それではよろしくお願いいたします。

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〇〇大学

〇〇学部 〇〇学科

就活 太郎(しゅうかつ たろう)

MAIL:〇〇@〇〇.com

携帯:090-0000-0000

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OB訪問後はお礼メールを送ろう!

OB訪問が終わった後にお礼メールを送るべきか迷っている就活生もいるかもしれませんが、OB訪問後のお礼メールは必ず送りましょうお礼メールが大切なのは、きちんとした理由があります。お礼メールを送る意味を知って、積極的に今後のOB訪問に取り組んでいきましょう。

OB訪問は就活生に対するボランティアであるということ

OB訪問は就活生に対して完全にボランティアで行われている就活イベントです。相手の社会人からすれば仕事後、もしくは休日を返上して就活生の訪問に時間を割いているというわけです見返りなしのOB訪問に時間を割いてくれている社会人に対してお礼を言わない理由などありません。

OB訪問を受ける社会人の多くは企業から要請されているということ

上記でボランティアと書いていますが、企業からすれば多くの就活生を募りたいため、社員に対してOB訪問を要請している場合もあります。つまり要請された社会人からすれば企業からお願いされているから断れないという立場でもあるのです。決してイヤイヤで引き受けているというわけではないですが、それだけの負担を社会人に受け持ってもらっているということです。

当然、多くの社会人が就活生の頃にOB訪問の経験をしているためその社会人もOB訪問を受ける社会的義務があると言えばあるのですが、そうであったとしても、人として見返りなしでOB訪問を快諾してくれたことに対するお礼をしっかりと伝えるべきです。

OB訪問の感想はできるだけ具体的に感想を書こう

注意すべき点はOB訪問の感想はただお礼を書いたらいいというだけではありません。OBからの話を聞いて感じたこと、今後の就活で生かしていきたいことなどをできるだけ詳細に書くようにしましょう。OB訪問後の就活生からの感想は社会人からするとフィードバックのようなもので、就活生がどのように感じたのか詳細に聞きたいという気持ちはあるはずです。

またOB訪問のお礼メールは必ずその日のうちに送るようにしてください日がまたげば送る気力がなくなってしまったり、気持ちが冷めてしまったり、相手のOB側からすれば「お礼のメールもないのか?」という気持ちを持たれたりしてしまいます。ビジネスマナーとしても何かしらお礼になった際には即日で相手に感謝のメールを送るということは常識的なことです。OB訪問が終わって遅い時間帯にならないうちに確実にお礼メールを送るようにしましょう。

なお、OB訪問後のお礼メールの書き方や送り方については以下の記事でより詳しくご紹介しています。こちらをぜひ参考にしてみてください。

まとめ

今回はOB訪問のメール返信の仕方がわからない就活生に向けてOB訪問のメール返信のコツや注意点、例文などを細かく解説していきました。しっかりとOB訪問のメールの返信のマナーを守ってOB訪問をされる側、する側の両方が気持ちよく会うことができるようにしていきましょう。

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