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面接日の日程変更、あるいは面接日の日程調整などに、メールを使用して返信する機会も出てきます。メールの書き方を今一度、確認しておくことをオススメします。メールは電話と違って、文字の印象しかありません。つまり、書き方や返信の仕方一つで、印象が全く異なります。お互い相手の表情やニュアンスが直接わからないからこそ、メールの返信や書き方に注意しましょう。

1.面接に関するメール返信の書き方【基本編】

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面接に関するメールの返信にも、いろいろなタイプがあります。書き方もそれぞれ異なってきます。面接日の調整や変更、辞退、選考に関わることから、選考後もメールは必須の時代です。ここでは、まず面接に関するメールの返信の書き方の基本をマスターしましょう。メール送信のタイミングや言い方で、印象も変わってくるのが文字情報だけのやりとりです。メールに関わらず、何においても基本は欠かせません!

 

①24時間以内対応する

メールの返信は、迅速に対応しましょう。24時間以内には返信するように心がけましょう。

②誤字脱字に注意

メールの場合、誤字脱字の中でも特に誤変換が多いでしょう。早打ちで脱字になることも注意したいところです。

③敬語などの言葉づかいに注意

敬語は使い慣れてないと、大人でも難しいものです。第三者に確認してもらうといいかもしれません。

④内容の基本は「宛先、挨拶、本文、締め、署名」

メールを作成するのになれている学生もいるかもしれませんが、友達や知り合いとは異なりますので、基本を押さえましょう。

⑤メールを作成したら見直す

エントリーシートや履歴書も同じですが、文章は書いたら最低一回は必ず見直しましょう。見直してもミスがあるのが、人間です。

2.例文から学ぶ面接に関するメール返信の書き方【応用編】

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面接に関するメール返信のシチュエーションは、様々あります。書き方の基本をマスターしてしまえば、汎用性がありますから、応用して円滑に就活を進めましょう。たかがメール、されどメール、時間を取られるのももったいないですし、一方で印象を悪くして疑心暗鬼になるのも嫌ですよね?一度、基本をマスターしていれば、例文を参考に応用が利きます。下記では、面接に関するメールの返信の書き方の例文をタイプ別に示しました。参考にしてください。

 

①面接日の日程調整メール(企業が指定した候補日の中から選択する場合)返信の書き方【例文】

面接日の日程調整メール(企業が指定した候補日の中から選択する場合)とは、企業から面接の候補日を提示された際に返信する場合のことです。面接日の日程調整メールのポイントは「御礼と候補日の指定」を簡潔に述べることです。

 

株式会社〇〇〇〇

 人事部人事課 〇〇〇〇様

 平素は大変お世話になっております。

 〇〇〇〇大学〇〇学部〇〇学科〇年、〇〇〇〇(氏名)と申します。

 この度は、貴社の新卒採用の面接日程のご連絡をいただき

 誠にありがとうございました。

 面接の日程に関してですが、いただきました日程から

 下記のとおり、お伺いさせていただけますでしょうか。

 〇月〇日(〇) 〇時〇分~〇時〇分 (企業からのメールを引用)

 お忙しいところ、恐れ入りますが、

 どうぞよろしくお願い申し上げます。

 

 〇〇〇〇大学

 〇〇学部〇〇学科〇年、

 〇〇〇〇(氏名)

 〒〇〇〇‐〇〇〇〇

 〇〇県〇〇市〇〇丁目〇〇番〇〇号(〇‐〇‐〇でも可)

 電話番号:080-〇〇〇〇-〇〇〇〇

 メールアドレス:〇〇〇〇@〇〇.〇〇.〇〇

 

 

 

②面接日の日程調整メール(学生から候補日を送る場合)返信の書き方【例文】

面接日の日程調整メール(学生から候補日を送る場合)とは、学生から面接の候補日を提示する際に返信する場合のことです。学生から候補日を指定する機会は多くありません。中小企業など割と柔軟なスケジュールが可能な場合に多いケースでしょう。面接日の日程調整メール(学生から候補日を送る場合)のポイントは「候補日時は複数提示する」です。

 

株式会社〇〇〇〇

 人事部人事課 〇〇〇〇様

 平素は大変お世話になっております。

 〇〇〇〇大学〇〇学部〇〇学科〇年、〇〇〇〇(氏名)と申します。

 この度は、面接への通過のご連絡誠にありがとうございました。

 ご指示いただきましたとおり、下記のとおり、面接希望の候補日をお送ります。

 ① 〇月〇日(〇) 〇時〇分~〇時〇分

 ② 〇月〇日(〇) 〇時〇分~〇時〇分

 ③ 〇月〇日(〇) 〇時〇分~〇時〇分

 お忙しいところ、恐れ入りますが、

 ご調整のほどよろしくお願いいたします。

 

 〇〇〇〇大学

 〇〇学部〇〇学科〇年、

 〇〇〇〇(氏名)

 〒〇〇〇‐〇〇〇〇

 〇〇県〇〇市〇〇丁目〇〇番〇〇号(〇‐〇‐〇でも可)

 電話番号:080-〇〇〇〇-〇〇〇〇

 メールアドレス:〇〇〇〇@〇〇.〇〇.〇〇

 

 

③面接日の変更メール返信の書き方【例文】

面接日の変更メールとは、一度決まった面接日時の変更や再調整をお願いする際に送信するものです。基本的には、指示がない以上は、電話で連絡するのがマナーです。担当者が不在のため、メールで送信するなどの指示があれば、企業に指定された方法で回答しましょう。面接日の変更メール返信の書き方のポイントは、日程変更の理由は簡潔に記載することです。面接の当日も、再度変更してもらった御礼を言いましょう。

 

株式会社〇〇〇〇

 人事部人事課 〇〇〇〇様

 平素は大変お世話になっております。

 〇〇〇〇大学〇〇学部〇〇学科〇年、〇〇〇〇(氏名)と申します。

 先ほどご連絡させていただいた面接日変更の件で

 ご連絡させていただきました。

 この度はご迷惑をおかけしまして、

 また日程の再調整の機会をいただきありがとうございます。

 

 硬式野球部のリーグ戦と重なり、

 恐縮ですが、下記の日時への変更のほどよろしくお願いいたします。

 【変更日時】〇月〇日(〇) 〇時〇分~〇時〇分

 お忙しいところ、恐れ入りますが、

 ご調整のほどよろしくお願いいたします。

 〇〇〇〇大学

 〇〇学部〇〇学科〇年、

 〇〇〇〇(氏名)

 〒〇〇〇‐〇〇〇〇

 〇〇県〇〇市〇〇丁目〇〇番〇〇号(〇‐〇‐〇でも可)

 電話番号:080-〇〇〇〇-〇〇〇〇

 メールアドレス:〇〇〇〇@〇〇.〇〇.〇〇

 

④面接辞退のメール返信の書き方

面接辞退のメール返信は、選考に通過したけれど、その企業の面接をこれ以上受けない場合に出します。基本的には③同様、電話でお伝えします。また、電話連絡した際には、誠実に対応しましょう。電話で完結する場合もあれば、書面での提出もあります。面接辞退のメール返信のポイントは、とにかく早く伝えることです。理由も聞かれない以上、深く書く必要はありません。辞退する学生に企業も時間を取られたくありません。

 

株式会社〇〇〇〇

 人事部人事課 〇〇〇〇様

 平素は大変お世話になっております。

 〇〇〇〇大学〇〇学部〇〇学科〇年、〇〇〇〇(氏名)と申します。

 先ほどご連絡させていただいた面接辞退の件で

 ご連絡させていただきました。

 他社への内定が決まりましたので、

 この度は面接の機会を与えていただきましたが、

 辞退させていただきたく、ご連絡させていただきました。

 評価していただき、大変恐縮です。

 貴重なお時間を割いていただいたのに、

 面接辞退となったことをお詫び申し上げます。

 貴社の益々のご発展とご活躍を祈念しております。

 〇〇〇〇大学

 〇〇学部〇〇学科〇年、

 〇〇〇〇(氏名)

 〒〇〇〇‐〇〇〇〇

 〇〇県〇〇市〇〇丁目〇〇番〇〇号(〇‐〇‐〇でも可)

 電話番号:080-〇〇〇〇-〇〇〇〇

 メールアドレス:〇〇〇〇@〇〇.〇〇.〇〇

 

【例文付き】あなたは大丈夫?面接日の変更や日程調整におけるメール返信と書き方まとめ

面接に関するメールと一口にいっても、様々なケースがあることがわかったのではないでしょうか?世代や業界、企業によって、メールを多用する場合とそうでない場合もあります。まずは電話連絡の場合もあれば、メールで指示されることもあります。基本をマスターして、臨機応変に対応できる心積もりでいましょう。企業の数だけ、対応も異なることも頭に入れておいてください。

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