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就職活動では、面接に関するやりとりをメールで行うことが少なくありません。普段の気軽なメールでのやりとりではなく、企業への返事(レスポンス)として送信するメールになれておく必要があります。メールは、エントリーシート(ES)や履歴書と違って、便利で効率的な分、つい適当に流れるまま作成して、そのまま送信しがちです。就職活動の面接メールに対しての、返事であれば、メールマナーなども意識しながら、作成・送信しましょう。

1.面接メールの返事にはどのような場面が想定されるのか?

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企業から送られる面接メールでは、どのようなケースが考えられるのでしょうか?それらに対して、合わせたメールの返事をしなければなりません。一部、例文を参考にメールの返事を確認していきます。

 

①面接日程調整に対する返事

まずは、面接の日程を調整する際です。企業から日程を指定してきて、それに対して可否の返事をする場合があります。また、企業が複数の候補日を指定してくることもあれば、まれですが、学生が候補日時をあげることもあります。

 

②面接が確定した場合の返事

面接日が確定した場合に、返事をする例を確認してみましょう。ただし、「返信は不要」と記載があれば、返事は避けてください。

 

【例文】

 

株式会社〇〇〇〇

 人事部人事課 〇〇〇〇様

 平素は大変お世話になっております。

 〇〇〇〇大学〇〇学部〇〇学科〇年、〇〇〇〇(氏名)と申します。

 この度は、貴社の新卒採用の面接日時のご連絡をいただき

 誠にありがとうございました。

 ご連絡いただいた下記の日時にて、

 お伺いさせていただきます。

 〇月〇日(〇) 〇時〇分~〇時〇分 (企業からのメールを引用)

 お忙しいところ、恐れ入りますが、

 面接当日はどうぞよろしくお願い申し上げます。

 

 〇〇〇〇大学

 〇〇学部〇〇学科〇年、

 〇〇〇〇(氏名)

 〒〇〇〇‐〇〇〇〇

 〇〇県〇〇市〇〇丁目〇〇番〇〇号(〇‐〇‐〇でも可)

 電話番号:080-〇〇〇〇-〇〇〇〇

 メールアドレス:〇〇〇〇@〇〇.〇〇.〇〇

 

③面接通過に対する返事

面接通過のメールに関しては、次回の面接の日程調整が含まれることもあります。「面接通過の御礼」と「次回の面接日程の調整」を合わせて返事するケースが多くなります。ほとんどがこのケースになりますので、例文を確認してみましょう。

 

株式会社〇〇〇〇

 人事部人事課 〇〇〇〇様

 平素は大変お世話になっております。

 〇〇〇〇大学〇〇学部〇〇学科〇年、〇〇〇〇(氏名)と申します。

 この度は、貴社の新卒採用の一次面接通過の

 ご連絡をいただき誠にありがとうございました。

 二次面接の機会を与えていただけるとのこと、

 大変うれしく思っております。

 さて、二次面接の日程に関してですが、いただきました日程から

 下記のとおり、お伺いさせていただけますでしょうか。

 〇月〇日(〇) 〇時〇分~〇時〇分 (企業からのメールを引用)

 お忙しいところ、恐れ入りますが、

 引き続きよろしくお願い申し上げます。

 

 〇〇〇〇大学

 〇〇学部〇〇学科〇年、

 〇〇〇〇(氏名)

 〒〇〇〇‐〇〇〇〇

 〇〇県〇〇市〇〇丁目〇〇番〇〇号(〇‐〇‐〇でも可)

 電話番号:080-〇〇〇〇-〇〇〇〇

 メールアドレス:〇〇〇〇@〇〇.〇〇.〇〇

 

④面接に通過しなかった場合

面接に通過しなかった場合や不採用のメールには、基本的に返信する必要はありません。しかしながら、選考を受けた企業でお世話になった方がいたときには、お礼のメールは出しましょう。通過したときは、嬉々として連絡するけれど、通過しなかったときには、連絡しづらいのもわかります。リクルーターやOBOG、個人的に関りを持ったのであれば、メールは送りましょう。

 

【例文】

 

株式会社〇〇〇〇

 人事部人事課 〇〇〇〇様

 平素は大変お世話になっております。

 〇〇〇〇大学〇〇学部〇〇学科〇年、〇〇〇〇(氏名)です。

 貴社の面接結果が出ましたのでご報告させていただきます。

 今回は私の力不足で不採用となりました。

 〇〇様には、大変お世話になり、感謝申し上げます。

 就職活動はまだ続きますので、

 引き続き、内定に向けて頑張ります。

 〇〇様の益々のご発展とご健勝を祈念しております。 

 〇〇〇〇大学

 〇〇学部〇〇学科〇年、

 〇〇〇〇(氏名)

 〒〇〇〇‐〇〇〇〇

 〇〇県〇〇市〇〇丁目〇〇番〇〇号(〇‐〇‐〇でも可)

 電話番号:080-〇〇〇〇-〇〇〇〇

 メールアドレス:〇〇〇〇@〇〇.〇〇.〇〇

 

2.面接メール最低限のマナー

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最低限のマナーは守って、面接メールは返事をしてください。難しいことはまったくありませんので、返事をする際には押さえておきましょう。メールは、一度送信してしまうと、その場で送られてしまいます。後悔する前に、最低限マナーは知っておきましょう。

①迅速な対応

面接メールの返事は、24時間以内には送りましょう。迅速な対応はビジネスの場では必須条件です。社会人になってからは、あなたの評価や顧客との信頼関係にも直結します。就職活動においても、速やかに返事をしてください。

②簡潔で明瞭な文章を心がける

迅速な対応とともに、わかりやすく簡潔に文章は作成してください。あまりにも簡素であったり、逆に冗長になるのも避けましょう。

3.面接メールの返事に関する注意点

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面接に関するメールの返事も立派なコミュニケーションの一つだという認識が欠かせません。ときには、採用の判断材料にだってなりかねません。決定打ではなくても、マイナス材料になることだってありえるのです。逆にしっかりとした返事をしておけば、マイナスになることはないでしょう。わざわざ、マイナスになることは普通しませんが、無知が怖いところです。知らぬうちにマイナスにならないように、注意すべき点や配慮すべきところは意識的に行なって、メールの返事はしてください。

①面接に関するメールは必ず返信する

当たり前のことですが、面接メールが届いたら、速やかに返事をしましょう。就職活動は同時進行で別の企業も受けることの方が多いでしょうから、うっかり返事をし忘れた、ということがないようにしましょう。

②メールの返事は簡潔に行う

面接メールの返事は簡潔に用件を伝えましょう。ただし、返事だけ送信するのは、常識外です。

③前のメールは消さない

採用する企業側は、多くの学生以外にも、普段の業務でメールのやりとりもします。返事を受け取った相手が何のメールなのかが、すぐにわかるように、前のメールも消さずに残しておいてください。

4.面接メールの返事でついやってしまう表現

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日々、LINEやSNSなどで、文章作成をする機会は多いと思います。就職活動の面接メールの返事は、それらの文章とは一線を引かなければなりません。ついやっていまいがちな表現があります。ここでは、頻出するついやってしまう表現について、言い換えをお伝えします。

 

①了解しました ⇒ かしこまりました。承知いたしました。

②大丈夫です ⇒ 可能でございます。

③お世話になります ⇒ お世話になっております。

④御社 ⇒ 貴社

【例文付き】これでバッチリ!面接に関するメールの返事のまとめ

就職活動では、企業とメールのやりとりをする機会が必ずあります。メールのやりとりは感情や想いが見えません。だからこそ、慎重にかつ迅速に返事をしたいものです。面倒くさがらずに、丁寧なビジネスメールで返事を送ってみましょう。一度、実につけておけば、もう大丈夫です。社会に出てからも、どの会社でも役立ちますので、これを機会にマスターしておきましょう。

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