就活でメールを送る際に必要となるのが、署名です。実はこの就活のメールの署名にも、書き方や注意点があるのをご存知でしょうか？
今回はそんな就活でメールを送る際の署名の書き方や注意点について、分かりやすく解説していきます。
ぜひ参考にしてみてください。
就活で企業にメールを送る時はビジネスマナーに気をつけるべき
就活において就活生が企業にメールを送る際には、メールにおけるビジネスマナーに気を付けなければなりません。
特に就活が始まるまで、そうしたビジネスマナーが必要なメールを送った就活生は少ないのではないでしょうか？
そのため、プライベートと混同したようなメールを送ってしまう就活生も少なからずいます。
そうしたビジネスマナーが必要な就活のメールについて、メール本文の署名も含めて解説していきます。
就活で企業にメールを送る時のマナーとは
就活で企業にメールを送る際のビジネスマナーとして、プライベートのメールと大きく異なるポイントの1つとして、メール本文の下部にくる署名が挙げられます。
就活で企業にメールを送る際には、メールに署名を付けることが必須です。
署名とは、就活生の大学名や学部名、そして氏名を記載したもので、手紙などでいうところの差出人欄のような部分にあたります。
就活のメールを送るだけで満足せずに、きちんと署名もその都度付けてメールを送ることが大切です。
就活メールの署名を作る時の3つの書き方
ここからは、就活のメールにおいて署名部分を作る際の3つの書き方を、以下の3つをピックアップして解説していきます。
・就活メールの署名の書き方2:所属や氏名を入れる
・就活メールの署名の書き方3:ビジネス向けのデザインで書く
就活メールの署名の書き方1:連絡先を入れる
就活メールの署名の書き方のポイントの1つとして挙げられるのが、連絡先を入れることです。
年賀状などでも差出人欄に電話番号やFAX番号などを記載する場合もありますが、それと同様に就活メールの署名においても、そうした連絡先を入れておくことが大切です。
連絡先としては、主に電話番号とメールアドレスを署名欄に記載しておきましょう。
電話番号は日中でも電話が通じるように、就活生の携帯の電話番号を、そしてメールアドレスも就活で使用しているメールアドレスを記載しておくことが大切です。
その際に就活メールの署名欄には、電話番号とメールアドレスのどちらかにせずに、両方入れておくようにしましょう。
ちなみに就活メールの署名欄の中に、就活生の住所は無理に書く必要はありませんが、書いておくと資料請求など何か送ってもらう際には企業側の手間を減らすことができます。
就活メールの署名の書き方2:所属や氏名を入れる
就活メールの署名の書き方のポイントの1つとして挙げられるのが、所属や就活生の氏名を入れることです。
当たり前ながら就活ではプライベートのメールと異なり、企業側が就活生のメールアドレスなどを登録しておいてくれるわけではありません。
そのため、その都度就活メールを企業に送る際には、メール本文の下部に署名をしておくことが必要となります。
所属とは大学名やその学部、そして就活生の名前を書いておくようにしましょう。
そうすることで企業側も、どの就活生からメールが来たのか、その署名を見て把握することができます。
就活メールの署名の書き方3:ビジネス向けのデザインで書く
就活メールの署名の書き方のポイントの1つとして挙げられるのが、ビジネス向けのデザインで書くことです。
就活メールの場合は、署名を含めビジネス向けのデザインや形式などで書くことがマナーです。
ですので、初めて就活メールを企業に送る際には署名を含め、そうしたメールにおけるビジネスマナーをしっかりと把握しておくことが必要です。
送ってから気づくのではなく、就活メールを送る前にマナーをしっかりと学んでから送るようにしましょう。
就活メールの署名を作る時の3つの注意点
ここからは、就活メールの署名の部分を作る際の注意点を、以下の3つのポイントをピックアップして解説していきます。
・注意点2:情報は間違いのないように記載する
・注意点3:必要な情報を過不足なく入れる
注意点1:目立つ装飾は使わない
就活メールで署名を作る際の注意点の1つとして挙げられるのが、目立つ装飾を使わないことです。
就活メールにおける署名での装飾とは、就活メールの本文と署名欄を分けてひと目で分かりやすくするラインのことで、そのラインで区切ることでよりメールを見やすくすることができます。
その就活メールの署名欄に付けるラインにも使っていいものと悪いものがあり、署名欄の箇所のラインは派手ではないラインを使うようにしましょう。
逆に就活メールの署名欄に派手なものを使ってしまうと、見た目がメールマガジンのようになってしまって就活メールとしては不適切なものになってしまいますので注意が必要です。
注意点2:情報は間違いのないように記載する
就活メールで署名を作る際の注意点の1つとして挙げられるのが、署名欄に記載する情報は間違いのないようにすることです。
就活メールの署名欄もそうですが、就活において情報を間違って入れてしまうと、そこで企業側とのやり取りができなくなってしまう可能性もあります。
ですので、就活メールを書く際には、メール本文はもちろんのこと署名欄の部分も併せて注意して書くようにしましょう。
そして就活メールが書き終わったら、繰り返し署名欄まで見返して、就活メールの本文や署名欄の情報が正しく記載されているかしっかりチェックすることが大切です。
注意点3:必要な情報を過不足なく入れる
就活メールで署名を作る際の注意点の1つとして挙げられるのが、就活生の必要な情報を過不足なく入れることです。
先程も少し触れましたが、就活メールの署名欄において、大学名や学部、氏名や連絡先である電話番号やメールアドレスは必ず必要となる情報ですが、就活生の住所などは指定がない限り、無理に署名欄に入れなくても問題はありません。
そうして就活メールの署名欄では、必ず書かなければならないものと書く必要のないものをしっかり把握して、過不足のない署名欄を作成することが大切です。
就活メールの署名のテンプレと例文
ここからは実際に、就活メールの署名のテンプレートを含めた例文をご紹介していきます。
就活メールをこれから書こうとしている就活生も必見、ぜひ参考にしてみてください。
・メール署名の例文
メール署名のテンプレ
就活メールの署名のテンプレは、大きく分けて3つのテンプレートがあります。
その中の1つが、名前の部分に書くふりがなが、ひらがなの場合です。
――――――――――――――――
◯◯大学◯◯学部◯◯科◯年
◯◯△◯（まるまる・さんかくまる）
携帯番号：000-0000-0000
メール：◯◯◯＠◯◯.◯◯.jp
――――――――――――――――
次にご紹介するのが、名前の部分に書くふりがなが、ローマ字の場合です。
―――――――――――――――――
◯◯大学◯◯学部◯◯科◯年
◯◯△◯（Sankakumaru・marumaru）
Mobile：000-0000-0000
Mail：◯◯◯＠◯◯.◯◯.jp
―――――――――――――――――
そして最後の3つ目にご紹介するのが、就活生の住所を就活メールの署名欄に入れる場合です。
――――――――――――――――
◯◯大学◯◯学部◯◯科◯年
◯◯△◯（まるまる・さんかくまる）
携帯番号：000-0000-0000
メール：◯◯◯＠◯◯.◯◯.jp
〒000-0000
◯◯県◯◯市◯◯区◯◯X丁目X-X
――――――――――――――――
就活メールの署名欄は、このような書き方をしますので覚えておきましょう。
メール署名の例文
続いて、就活メールの署名欄を含めた実際の就活メールの例文を、以下にご紹介します。
就活メールの本文は、署名欄以外は、いずれも同じものになります。
例文1:ひらがなでふりがなを付ける場合
まずは先程1番目にご紹介した、名前の部分のふりがなが、ひらがなの署名欄を含めた就活メールの例文です。
（件名）セミナーの参加申し込み（大学名・氏名）
（本文）
会社名
部署名
セミナー ご担当者様
はじめまして、大学名・学部名・学科名の氏名と申します。
今現在就職活動をしておりまして、
貴社のセミナーに参加をさせていただきたいと思い、メールを送らせていただきました。
開催日時や場所、当日に持参すべきものがありましたら、教えていただけましたなら幸いです。
ご多忙のところ恐れ入りますが、よろしくお願い申し上げます。
――――――――――――――――
◯◯大学◯◯学部◯◯科◯年
◯◯△◯（まるまる・さんかくまる）
携帯番号：000-0000-0000
メール：◯◯◯＠◯◯.◯◯.jp
――――――――――――――――
例文2:ローマ字でふりがなを付ける場合
次に、先程2番目にご紹介した、名前の部分のふりがなが、ローマ字の署名欄を含めた就活メールの例文です。
（件名）セミナーの参加申し込み（大学名・氏名）
（本文）
会社名
部署名
セミナー ご担当者様
はじめまして、大学名・学部名・学科名の氏名と申します。
今現在就職活動をしておりまして、
貴社のセミナーに参加をさせていただきたいと思い、メールを送らせていただきました。
開催日時や場所、当日に持参すべきものがありましたら、教えていただけましたなら幸いです。
ご多忙のところ恐れ入りますが、よろしくお願い申し上げます。
―――――――――――――――――
◯◯大学◯◯学部◯◯科◯年
◯◯△◯（Sankakumaru・marumaru）
Mobile：000-0000-0000
Mail：◯◯◯＠◯◯.◯◯.jp
―――――――――――――――――
例文3:住所を含める場合
そして最後にご紹介した、署名欄に就活生の住所を含めた就活メールの例文です。
（件名）セミナーの参加申し込み（大学名・氏名）
（本文）
会社名
部署名
セミナー ご担当者様
はじめまして、大学名・学部名・学科名の氏名と申します。
今現在就職活動をしておりまして、
貴社のセミナーに参加をさせていただきたいと思い、メールを送らせていただきました。
開催日時や場所、当日に持参すべきものがありましたら、教えていただけましたなら幸いです。
ご多忙のところ恐れ入りますが、よろしくお願い申し上げます。
――――――――――――――――
◯◯大学◯◯学部◯◯科◯年
◯◯△◯（まるまる・さんかくまる）
携帯番号：000-0000-0000
メール：◯◯◯＠◯◯.◯◯.jp
〒000-0000
◯◯県◯◯市◯◯区◯◯X丁目X-X
――――――――――――――――
就活メールの署名に使う罫線はどれが良いか
就活メールにおける署名欄には、メールの本文と署名欄を見やすくするために、罫線を引くようにしましょう。
その罫線も、メールマガジンのようなおしゃれであったり派手なデザインの罫線ではなく、就活メール用の派手ではないながらも、優しい印象にするために堅くなりすぎない罫線にするように工夫することが大切です。
以下が就活メールの署名欄に使えるような罫線の例になります。
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就活メールの署名を設定する方法【Gmail編】
ここからは、Gmailで就活メールを書く際の署名の設定方法を解説していきます。
Gmailで就活メールを書いている就活生は、ぜひ署名欄を書く際の参考にしてみてください。
・STEP2:署名の新規作成をして保存する
・STEP3:メールを新規作成して署名を確認する
STEP1:メール画面右上から設定画面を開く
まずはGmailを開いて、メール画面の右上にある設定画面のアイコンをクリックします。
そこから就活メール用の署名欄を作るために、署名を新規作成する必要があるのですが、設定をクリックした先でスクロールしても署名欄作成がない場合、設定ボタンの下に表れるクイック設定の下の「すべての設定を表示」という表示が出ている場合には、それをクリックしましょう。
そうすることで、その画面が設定画面になります。
全般というタブの中にありますので、そこを下にスクロールしていくと、署名という欄がありますので、そこから就活メール用の署名欄を新規作成するようにしましょう。
STEP2:署名の新規作成をして保存する
署名という部分の「＋新規作成」という部分をクリックすると、まず新しい署名に名前を付けるという項目が出てきますので、署名の名前という四角の中に自分の名前を入れて、作成ボタンを押します。
そうすると署名の部分に自分の名前、鉛筆マーク、ゴミ箱マークが出てきますので、ゴミ箱マークの右側にある四角い枠の中に、就活メールの署名欄のテンプレートのように書き入れます。
その下のデフォルトの署名の箇所にある、「新規メール用」と「返信/転送用」のそれぞれの下にあるボックスの右側の下向きの記号を押して、それぞれ今登録した自分の名前を選択しておきましょう。
名前を選択し終えたら、下までスクロールをしていき、1番下の「変更を保存」というボタンをクリックして保存しておきます。
STEP3:メールを新規作成して署名を確認する
署名欄の保存をし終えたら、署名がきちんと反映されるかどうか確認してみましょう。
まずは画面の左側からメールを新規作成してみると、メールの本文の中に「–」という記号の下に先程書いた署名が表示されます。
その「–」の部分を消して、就活メール用の罫線を署名欄を挟むようにして、上下に入れておきましょう。
これで就活メール用の署名欄が完成です。
就活メールの署名は必須 テンプレを利用して作成しておくと良い
就活メールにおいて、署名欄は必ず必要になります。
ですので、その都度署名欄を書くことはとても手間になりますので、紹介したように1つ就活メール用の署名欄のテンプレを作成しておいて、それを使うようにしましょう。
そうすることで余分な手間も省けますので、就活メールの署名欄のテンプレをしっかり有効活用しましょう。
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