就活で選考辞退する時はメール?電話のどっち?4つの断り方と例文を4つ紹介!

就活の選考で内定をもらったはいいものの、やむなく辞退をしなければならなくなったという方も、意外と少なくはないのではないでしょうか?

今回は、そんな就活の選考で内定後の辞退の仕方を、メールでのやり取りなど幅広く解説していきます。

就活で選考辞退したいときはどうすればいいの?

就活の選考で内定をもらった後に辞退をやむなく申し出なければならなくなった理由がある際には、しっかりとその旨を早めに企業側に伝えるように心がけることが大切です。

その就活の選考辞退を申し出る際に、メールや電話などどのような手段を使えばいいのか、そしてどのタイミングで辞退を申し出るべきなのか、意外と悩んでいる方も多いのではないでしょうか?

そのような就活選考の辞退をメールや電話で申し出る方法やタイミングなどを、ここでは幅広く解説していきますので、ぜひ参考にしてみてください。

就活の選考辞退は電話?メール?

まずは、就活の選考辞退の手段について、以下のポイントをピックアップして解説していきます。

これから就活を始める方も、就活中の方も必見です。

・基本はメールでOK
・前日・当日の場合は電話をする
・最終面接・内定辞退は電話がベスト

基本はメールでOK

就活の選考辞退について、メールよりも電話の方がマナー的にいいのではないかと思いがちですが、実は基本的には就活の選考辞退はメール連絡でOKです。

ですが、メールだからといって失礼のないように、誠心誠意しっかりと理由を添えて就活の選考辞退を申し出るようにしましょう。

就活生からしてみれば、就活の選考辞退は単なる就活の中の一貫ですが、企業側からしてみればそこにわざわざ時間を割いて臨んでいますで、しっかりと感謝と辞退の旨をメールの文章で伝える必要があります。

それは就活の選考辞退の時だけに限らず、今後社会人として生きていく中でのマナーにもなりますので、就活をしているうちから自分は社会人の仲間入りをするのだという自覚を持って、しっかりとそうした会社の方や周りに配慮しながら生活することを心がけましょう。

前日・当日の場合は電話をする

先程、就活の選考辞退はメールでいいということを解説しましたが、逆に前日や当日の場合には電話の方がいいでしょう。

企業側も、ずっと採用活動だけをしているわけではありません。

通常業務に加えての採用活動になりますので、前日や当日では会社によっては、タイミングによっては忙しくしていて、メールに気付けない場合もあります。

そうした際にメールの代わりに役立つのが、電話です。

電話はその会社の方と直接繋がりやすく、もし採用担当の方が不在だったとしても会社の方が伝言してくれる場合があります。

電話でもメール同様、誠心誠意を持ってきちんと就活の選考辞退をするという事実とその理由を企業側に伝えるようにしましょう。

電話はその人の声色でも、誠心誠意が伝わりやすく人柄が出やすいツールの1つです。

ですので、しっかりと真っ直ぐに就活の選考辞退という旨を伝えるようにしましょう。

最終面接・内定辞退は電話がベスト

就活の選考辞退のタイミングが、最終面接や最終選考の段階にきている場合には、メールではなく電話で就活の選考辞退をするように心がけましょう。

就活の選考が最終選考までくると、それまで多かった人数も一気に絞られている場合があり、1人1人の就活生が企業側によく見えてくるようになります。

それまではメールでよかった対応でも、より一層気を遣わなければいけないことを念頭においておくことが大切です。

そのためにもメールではなく電話で連絡して、誠心誠意をもって就活の選考辞退を申し出ましょう。

ただし、一旦就活の選考辞退を申し出てしまうと、その撤回は当たり前ながらできないことが多いので慎重に選考辞退を判断するようにしましょう。

就活の選考辞退をする4つの断り方

就活の選考辞退をするにあたり、断り方やその理由も人それぞれです。

ここでは就活の選考辞退における代表的な選考辞退の理由を、以下の4つをピックアップしてご紹介します。

・一身上の都合により、諸事情により
・他社から内定をもらった
・面接を受ける中で、方向性の違いに気付いた
・家庭の事情

一身上の都合により、諸事情により

就活の選考辞退だけにかかわらず、一般的にお断りや辞退をする際の理由として多く用いられている表現の1つとなるのが、「一身上の都合により、諸事情により」という表現です。

そして、就活の選考辞退の理由としては、基本的にはこの「一身上の都合により、諸事情により」でOKです。

特に就活の選考辞退の理由は人それぞれですので、無難に就活の選考辞退の旨を伝えるには、メールであれ電話であれ、この表現方法が1番おすすめです。

またただそうした言葉を伝えるだけでなく、多忙な中時間を割いてくれている企業側に対して謝罪する文章もメールの本文に付け加えたり電話で伝えるようにしましょう。

他社から内定をもらった

就活は誰しもが何社も企業の試験を受ける中で、タイミングを同じくして選考があり内定が決まる場合もあります。

もし自分の行きたい企業から内定をもらえた場合には、その旨を内定をもらっている他社に対して速やかに就活の選考辞退の連絡をするようにしましょう。

また、複数の内定をもらっている場合でも、できるだけ速やかに決めて選考辞退の申し出をするようにしましょう。

遅くなってしまうと内定を出している企業側に迷惑がかかってしまいますので、社会人の第1歩として速やかな決断と行動力を、この就活の選考辞退で示しましょう。

面接を受ける中で、方向性の違いに気付いた

就活で面接を受けた際にその会社の方向性と自分のしたいことの方向性が異なっていると思った場合には、その旨をメールや電話で伝えて就活の選考辞退を申し出るようにしましょう。

面接の中でも時として、面接官が会社の方向性などについて話した上でどうしていきたいかといったような内容の質問もある場合がありますが、そこで方向性が異なると感じる方もいるのではないでしょうか?

もし方向性が異なるから就活の選考辞退をしようと決心した際には、速やかに就活の選考辞退をその会社に申し出ることが大切です。

その際にはメールでも電話でも、面接をしてもらったお礼と選考の辞退をさせて欲しいという旨を真っ直ぐに丁寧に書いたり話したりする必要があります

企業側からは就活の選考辞退の理由を聞いてくることはほぼありませんので、そこまで思い詰めることもありません。

そのかわり、しっかりとお礼と謝罪はしておくことが大切です。

家庭の事情

就活の選考辞退をする方の中には、家庭の都合上、就業が困難になってしまったという方も少なくはないのではないでしょうか?

もしそうした家庭の都合上やむなく就活の選考辞退をしなければならなくなった場合には、そのまま家庭の事情によりとメールに書いたり、もしくはその理由が言える方であればその理由を言った方がより相手には伝わりやすくなります

タイミングによっては電話の方がいい場合がありますが、電話では頭が真っ白になってしまって言葉がうまく出てこないという方は、メールを使ってその理由と就活の選考辞退の旨を速やかに伝えるようにしましょう。

その際のメールの件名は、ひと目でメールの内容が分かるようなものにしましょう。

選考辞退するときのメール・電話例文

就活の選考辞退をする際に、メールや電話でどのように企業側にその旨を伝えればいいのか、その例文をいくつかご紹介します。

ぜひ、参考にしてみてください。

メールで伝えるときの例文

メールで就活の選考辞退をする際に1番気をつけておくべきポイントは、就活の選考辞退をさせてもらうという結論から書くことです。

それがもし就活の選考辞退をするという理由から入ってしまうと、逆にまとまりがなく読みにくくなってしまう場合もありますので、どのような理由で就活の選考辞退をするにも、必ず結論から書くように心がけましょう。

以下がメールで就活の選考辞退を伝える場合の一例で、面接の日時が決まっている場合になります。

件名:面接辞退のご連絡(大学名・氏名)

会社名 採用担当 採用担当者氏名様

お世話になります、この度就職活動で貴社を受験させていただいている◯◯大学の◯◯と申します。

◯月◯日の◯時よりそちらにお伺いして面接を受けさせていただく予定でしたが、

一身上の都合によりその日時にそちらにお伺いすることがとても難しい状況になってしまい、

大変心苦しく思いますが、貴社の選考辞退をさせていただきたいと思いご連絡を差し上げた次第です。

大切なお時間を割いてくださったにもかかわらず、そのご希望に添うことができず大変申し訳ございません。

末筆ながら、貴社の益々のご発展とご健勝を心からお祈り申し上げます。

大学名 学部

氏名

(日中に通じやすい電話番号・メールアドレス)

電話をするときのトーク例文

就活の選考辞退をする際のメール以外のもう1つの手段として使うのが、電話です。

メールと異なり、電話は時差なくその場で話すことができるため、とても便利です。

ただし営業時間外にかけずに、営業時間内のそれもできれば昼食時を除いた早めの時間帯がおすすめです。

夕方以降になるとその日の作業に追われている会社もありますので、できれば午前中など早めに電話をかけるのが速やかという点でもおすすめです。

そんな就活の選考辞退を電話でやり取りする際の例文を、こちらも面接の日時が決まっている状態でのやり取りとして、以下にピックアップします。

なお、採用担当者直通の電話番号やメールアドレスがあればそちらに連絡するようになりますが、もちろん会社の電話番号やメールアドレスしかない場合もあります。

特に電話の場合は、会社にかけるとなるとそのタイミングで電話に出られる方が応対してくれますので、採用担当者とは別の方が出たというシチュエーションの例文になります。

お世話になっております、就職活動で◯月◯日にそちらで面接を受験させていただく予定になっている◯◯大学◯◯学部の◯◯と申します。

採用担当の◯◯様は、今ご在席でしょうか?

お世話になっております、就職活動で◯月◯日にそちらで面接を受験させていただく予定になっている◯◯大学◯◯学部の◯◯と申します。

先日は、面接の日程を教えてくださりありがとうございました。

その面接の件なのですが、一身上の都合により選考辞退をさせていただきたく、ご連絡を差し上げた次第です。

貴重なお時間を割いてくださったにもかかわらず、このような形となってしまい誠に申し訳ございません。

このやり取りの間には、企業側の方の会話が挟まれることを想定しています。

そしてこのやり取りの後に、連絡をくれてありがとう、という言葉であったり分かりました、という言葉が採用担当者から続いた場合、再度「この度は大変申し訳ございませんでした。」という謝罪の言葉を、今一度しっかりと伝えておきましょう。

選考辞退の理由別文例

ここからは実際に、メールや電話における就活の選考辞退の理由別の例文をピックアップして解説していきます。

なお、いずれも最初と最後の挨拶は先ほどのメールと電話と同様ですので、中身の理由の部分だけをピックアップしてご紹介します。

方向性の違いに気づいた

方向性の違いによる就活の選考辞退については、よく検討してから選考辞退の申し出をするようにしましょう。

だからといって、速やかさはやはり求められますので、自分のしたいことや将来像を描いたうえで、やはり会社の目指しているところが異なると思う場合には、選考辞退を申し出ましょう。

まずは、メールで就活の選考辞退を伝える際の内容ですが、例えば面接をした後日にその選考辞退のメールを送る際の例文が以下になります。

文面は挨拶後のものになります。

「この度面接を受けさせていただいて、貴社の目指す方向性の話を改めてお聞きし、今一度よく熟慮しました結果、今の自分の能力としたいことへの方向性が異なるという結論に達しましたため、大変心苦しい限りではございますが、選考の辞退をさせていただきたくご連絡を差し上げた次第です。」

また、これは電話でも同様のことを伝えることができますので、簡単に判断したというように企業側に勘違いさせないためにも、自分なりにしっかりと考え抜いた結論というような言い回しをするようにしましょう。

そのうえで、どうも会社と自分の進むべき方向が異なるようなので、ということを伝えるようにしましょう。

他社から内定をもらった

就活の選考辞退の理由の1つとして挙げられるのが、他社から内定をもらった場合です。

先ほども少し解説しましたが、複数の企業から内定をもらった場合には、なるべく速やかにどの企業に就職するかを決めて、その他の企業には選考辞退を申し出る必要があります。

そんな他社から内定をもらった場合の、就活の選考辞退の例文は以下の通りです。

「同時期に他の企業からも内定をもらうことができまして、改めて自分の能力や方向性などを今一度熟慮しました結果、そちらの企業に就職することに致しました。そのため、大変心苦しくはありますが、選考を辞退させたいただきたいと思い、ご連絡をした次第です。」

これはメールだけでなく電話でも使用できるため、この際にもきちんとしっかり考慮した旨と就活の選考辞退を申し出るようにしましょう

その際に、自分のために時間を割いてくれた企業側に、感謝や謝罪の言葉も忘れないことにするのが大切です。

メールで選考辞退する際のポイント

ここからは、メールで就活の選考辞退をする際のポイントについて、以下の3つをピックアップしてご紹介します。

件名で内容が分かるようにする
・誤字脱字に気を付ける
・会社の発展を願う定型文を入れる

件名で内容が分かるようにする

メールで就職の選考辞退を連絡する際には、まず内容がひと目で分かるような件名にしておく必要があります。

就活の選考辞退のメールの分かりやすい件名として、どのようなものが挙げられるかというと、例えば「面接辞退のお願い」「面接辞退のご連絡」など、そうしたものが挙げられます。

その際に件名の横に大学名と氏名を書いておくと、より分かりやすくなります。

企業の方はそうした就活関係のメールだけを日頃から見ていませんので、こうした分かりやすい件名は目につきやすく、すぐに返事をもらえやすくなります

ただし、企業の繁盛期などによってはなかなか返事がもらえなかったりする場合もありますが、他社の内定の関係などがある場合で速やかに決めなければいけない際においては、メールと共に営業時間内に電話をかけるようにしましょう。

誤字脱字に気を付ける

社会人としても当たり前ですが、就活中の際にも気をつけなければならないポイントの1つとして挙げられるのが、就活の選考辞退の連絡を含めたメールでの誤字脱字です。

早く返さなければという焦りのあまり、素早く返信したはいいものの、後々誤字脱字に気づいてしまう方も意外と少なくはないのではないでしょうか?

就活の選考辞退を含め、企業にメールを送る際には、必ず自分の書いたメールを繰り返し読み返す癖をつけておきましょう

もし誤字脱字や変換のことで自信がない場合には、家族などに見てもらってから送るようにすると、より安心できます。

会社の発展を願う定型文を入れる

社会人ではごく普通のやり取りの1つである、会社の発展を願う定型文を入れることも、就活の選考辞退のメールを送る際のポイントになります。

この定型文は通常メールや手紙などの文章の最後に入れるもので、よく使われる定型文は以下になります。

「貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げております。」

これをメールの本文に入れておくことで、就活生の場合であれば短期間とはいえお世話になった企業に対しての応援の意味合いや感謝も表すことができます。

ですが、感謝の言葉においてはこの定型文だけで表現するのではなく、きちんとありがとうございました。という言葉を別にメールの本文に入れておくのがおすすめです。

電話で選考辞退する際のポイント

メールではなく電話で就職の選考辞退を伝える際のポイントについて、以下の3つのポイントをピックアップしてご紹介します。

・声のトーンに気を付ける
・辞退の理由を聞かれたときの回答を用意しておく
・時間を割いてくれたことに対するお礼を言う

声のトーンに気を付ける

メールと異なることとして、1番大きなポイントとなるのが、就活生の声のトーンです。

特に就活の選考辞退の電話をする際には、どちらかといえば元気にというよりも、せっかくその企業が貴重な時間を割いてくれたにもかかわらず、その期待に応えることができずに申し訳ないというそうした申し訳なさを表す声のトーンで電話をするようにしましょう。

やはり、メールと異なり同じことを伝えるにも感情がより伝わりやすい電話では、そうした声のトーンに何より気を遣う必要があります。

辞退の理由を聞かれたときの回答を用意しておく

就活の選考辞退の電話をした際に、時として企業側から何故選考辞退をしたのかという理由を問われる場合があります。

その理由については先ほど解説してきたような、内定をもらった、方向性が異なる、などメールにも書くような内容の回答を念のため用意しておくようにしましょう。

メールでは例え就活の選考辞退の理由を聞かれたとしても考えて書ける時間がありますが、電話の場合はその場で即答しなければなりませんので、もし突然電話先で聞かれると頭が真っ白になってしまいそうだという方は、その理由をメモしたメモ帳を電話のそばにおいて、それを見ながら話すことをおすすめします。

時間を割いてくれたことに対するお礼を言う

就活の選考辞退をする際には、メールでも電話でも、企業側に対して貴重な時間を割いてもらったことを感謝する言葉を述べるようにしましょう。

もちろん謝罪も大切ですが、同等に感謝してお礼を言うことも大切です。

そのため、「ご多忙中にもかかわらず貴重なお時間を割いていただきまして、誠にありがとうございました。」といったようなお礼も必ず伝えるようにしましょう。

そうすることで、少なくとも企業側に不快感などを与えずにすむ場合もあります。

就活で選考辞退するときの5つのマナー

就活で選考辞退をするとなった際のマナーを、以下の5つのポイントをピックアップしてご紹介します。

・辞退すると決めたら早めに連絡する
・無断で辞退は絶対だめ!
・電話をする時間帯は相手の都合に合わせる
・内定を辞退するときは入社の2週間前までに連絡する
・メールの返信がないときは電話をする

辞退すると決めたら早めに連絡する

就活の選考辞退を決めた際には、先ほどから繰り返し解説しているように、メールであろうと電話であろうと速やかに企業に連絡をする必要があります

特に最終選考などそうした人数が限られている際に就活の選考辞退をする際には、より速やかに連絡をする必要があります。

少しでも早く連絡をすることで、企業の方も選考のあれこれで余計な時間を割かずにすみますので、自分中心で考えるのではなく、あくまでも企業側のことを考えてメールや電話で、就活の選考辞退の連絡をするようにしましょう。

無断で辞退は絶対だめ!

就活の選考辞退において、絶対にしてはいけないことの1つが、無断での就活の選考辞退です。

社会人としてのマナーの1つでもあるこのポイントは、どのような理由であれ、必ずアクションや連絡を取ることは当たり前です。

無断ということほど非常識なことはありませんので、メールであれ電話であれ、必ず自分からアクションを起こして就活の選考辞退を直接企業に伝えるようにしましょう。

そうしたことを就活をしている際からしっかりと身につけておくことで、社会人になっても恥のかかない大人になりましょう。

電話をする時間帯は相手の都合に合わせる

就活の選考辞退において、メールは24時間いつでも可能ですが、電話においてはその企業の営業時間内にかけることが大切です。

また1度電話をかけて採用担当者が席を外していたり、その時間が都合が悪い場合には、いつならば都合がいいのか聞いて、その時間に電話をかけるようにしましょう。

すぐにでも就活の選考辞退を伝えたいという気持ちは誰しもがあるものですが、そういう際にもまた企業側のことを1番最優先にして、企業側の指示に従うようにしましょう。

内定を辞退するときは入社の2週間前までに連絡する

就活の選考辞退において内定を辞退する際には、入社の2週間前までには必ず連絡をしましょう。

あまりにもギリギリだと、企業側としてもそれまでに様々な準備をしている可能性がありますので、できるだけ速やかに内定辞退を申し出るようにしましょう。

その際にこれぐらいの期間があればまだ大丈夫だろうという安易な推測や自分勝手な考えは、就活では特に厳禁です。

就活の選考辞退も含めて、早め早めに決断をして速やかに直接連絡を入れるように心がけることが大切です。

メールの返信がないときは電話をする

就活の選考辞退をする際に、基本的にはメールでOKですが、先ほども解説したように、企業は繁盛期などによりなかなかメールを開けない場合があります。

メールを送ってから数日間、企業側から返信がない場合には多忙であったりそのメールを見逃してしまっている場合もありますので、そうした際には直接その企業に営業時間内に電話をしてみましょう。

もしくは企業側からのメールがこちら側の不具合で届いていないという場合もありますので、そうした幅広い理由を考慮したうえで、特に急ぎの案件の場合には必ず電話を併せてかけるように心がけることが大切です。

その際に迷惑メールと認識されてしまっていないか、自らもメールボックスのゴミ箱などを細かく確認しておくことも大切です。

就活の選考辞退は慎重に

就活の選考辞退は、1度選考辞退をしてしまうと2度と取り消しができないという慎重な考えを持っておくようにしましょう。

そのうえで選考辞退を決心した場合には、速やかにメールや電話でその旨を伝えるといいでしょう。

就活の選考辞退も社会人になるための1歩ですので、社会人としての自覚をしっかり持ち、先に社会で働いている先輩方に尊敬の念を持って臨むようにしましょう。

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