就活の電話で面接を予約する際の流れとマナー!伝え方も紹介!

就活において、時として面接の予約を電話でする場合があります。

ビジネスマナーを兼ね備えた電話をする経験が少ない就活生は必見、電話をかける際にどのようなことに気を付けたらいいのか、幅広く解説していきます。

就活の面接で電話予約をする際には、ぜひ活かしてみてください。

就活の電話で面接を予約する際はマナーが大切

就活において、様々な場面で様々なマナーが必要となりますが、それは電話で面接の予約をする際にも必要となります。

それまでビジネス用の電話をかける機会がほぼ無いに等しい就活生にとっては、1番ピンときにくいものの1つではないでしょうか?

今回は、そんな就活の面接を電話予約する際のマナーとその流れ、そして伝え方など幅広く解説していきますので、ぜひ参考にしてみてください。

就活の電話で面接予約をする場合の流れ

まずは、就活で面接を電話予約する際の流れを、以下の7つのポイントをピックアップして解説していきます。

・STEP1:電話の出だしは「お忙しいところ失礼します」
・STEP2:学校名と氏名を伝える
・STEP3:面接予約の件で電話をした用件を伝える
・STEP4:担当者への取り次ぎは「ご担当の〇〇様いらっしゃいますか?」
・STEP5:面接の予約は自分の希望する日を言わず相手の日程を確認する
・STEP6:相手の日程で良ければ持ち物などを確認する
・STEP7:電話を切る時は時間を作ってくれた感謝を伝える

STEP1:電話の出だしは「お忙しいところ失礼します」

ビジネスマナーを兼ね備えた電話の出だしは場面によって様々ですが、就活にも使える電話のかけ方の例が、「お忙しいところ失礼します。」という表現です。

通常のビジネス電話であれば「お世話になります」などの出だしでもいいですが、就活で電話をかける際にはこの表現が最適です。

電話で聞こえる声は、就活生含めその人の雰囲気がしっかりと出るものです。

ですので、面接の予約を含め就活で電話を企業にかける際には、電話先の相手に言葉がしっかりと伝わるように、はきはきとした声で話すように心がけましょう

STEP2:学校名と氏名を伝える

電話の出だしで「お忙しいところ失礼します」と伝えたら、その次に就活生自身の学校名と名前を伝えましょう。

日常生活でも店舗に予約を入れる際に電話をかけると、電話で出た先の相手が店舗名と自分の名前を名乗っていますが、これもどの店舗の誰が電話をとったか分かるようにするためのビジネスマナーです。

特にアルバイトで電話をかけたり受けたりすることが多い就活生は、それを就活の電話での面接予約にも活かしてみるといいでしょう。

そうすることで、企業に電話をかける際の緊張感が少し緩和される場合もあります。

STEP3:面接予約の件で電話をした用件を伝える

電話で就活生自身の学校名と名前を名乗った後は、就活の面接予約をするために電話をかけたというメインの要件を伝えましょう。

面接やエントリーシートの書き方でもそうですが、まずは結論、つまりはここでいう用件を1番に伝える必要があります。

その用件を先に言わないと、企業側は何のために電話をしてきているのだろうかと理解してもらえない場合がありますので、常に1番の用件を名乗った後に言うということを念頭に置いておくことが大切です。

STEP4:担当者への取り次ぎは「ご担当の〇〇様いらっしゃいますか?」

就活の面接予約などで電話を企業にかけた際に、必ずしも就活の面接の担当者が出るとは限りません。

もし面接担当者以外の方が電話に出た際には、電話をかけ直さずにそのままその面接担当者に取り次いでもらいましょう

その際には、「ご担当の◯◯様はいらっしゃいますか?」と電話に出た方に聞くようにしましょう。

面接担当者の名前が分からない場合には「面接のご担当者様はいらっしゃいますか?」という表現でも構いません。

万が一、面接の担当者が不在だと言われた際には、「◯◯様は、いつ頃でしたらご在席でしょうか?」と聞いてみるのもいいでしょう。

もしその電話に出た方がその面接担当者の予定が分かる場合には教えてくれますので、その際には「ありがとうございます。ではまたその頃にお電話をさせていただきたいと思います。よろしくお願いいたします。」と告げて一旦電話を切りましょう。

その電話に出た方から、面接担当者の予定が分からないと言われた際には、「ありがとうございます。それではまた後程電話をかけ直させていただきたいと思います。お手数をおかけいたしました。」と言って電話を切るようにしましょう。

STEP5:面接の予約は自分の希望する日を言わず相手の日程を確認する

就活における面接は電話予約を含め、就活生自身の日程で決めるのではなく、あくまで企業の予定を先に聞いてから面接日程を決めるようにしましょう。

企業は就活の面接含め、そればかりを担っているわけではありません。

あくまで通常業務をしているうえでの就活の面接などに関わっていますので、就活生は常に下手に出ることを念頭に置いておきましょう。

STEP6:相手の日程で良ければ持ち物などを確認する

電話先で企業側から面接日程を告げられ、もしその日でよければ次に、就活面接の当日に持っていく持ち物を確認するようにしましょう。

企業によっては持ち物が異なる場合がありますので、必ずその都度電話先で企業側に確認をすることが大切です。

もし分からないことがあれば、その際に電話先で聞いてみると就活面接の当日に不備がなく安心できます。

STEP7:電話を切る時は時間を作ってくれた感謝を伝える

就活の面接予約の一連のやり取りが終わって電話を切る際には、企業側に対して忙しい中時間を作ってくれた感謝を伝えることを忘れないようにしましょう

当たり前のように電話をして切ってしまうと、その時点で企業側から就活生に対する評価やイメージが下がってしまう場合があるので注意が必要です。

これは就活に限らずビジネスにおいても、電話含めわざわざ自分のために時間を割いてくれる相手への感謝の気持ちと言葉は必ず伝えることが大切です。

就活の電話で面接予約をする前に注意をしておくべき5つのこと

次に、就活の電話で面接予約をする前の注意点を、以下の5つをピックアップして解説していきます。

・筆記用具と予定が分かる手帳を手元に置く
・伝えるべき用件を箇条書きにしておく
・応募要項などに目を通しておく
・静かで落ち着いた場所で話す
・午前中なら11時前後、午後なら14~17時の間に電話する

筆記用具と予定が分かる手帳を手元に置く

就活の面接を電話予約する前に注意しておきたいポイントの1つとして挙げられるのが、筆記用具と予定が分かるスケジュール帳などを手元に置いておくことです。

就活の面接を予約するからには、当たり前ながら日程や場所などをメモをする必要があります。

企業側からそうした日程などを言われる直前になって、書けるようなものが近くにないとなってしまうと、その分忙しい中企業側を待たせてしまうことになります。

そのようなことがないように、電話をかける前に手元に筆記用具とスケジュール帳を用意しておきましょう。

伝えるべき用件を箇条書きにしておく

就活のことで電話をする際に、緊張のあまり頭が真っ白になってしまい伝えたいことを上手く伝えられないという就活生は、事前に伝えるべき用件をメモ帳やスケジュール帳などに箇条書きにしておき、それを電話をかける際に手元に準備しておきましょう

そうすることで、いざ電話をかけた際に頭が真っ白になりかけても、その箇条書きを見ながら話せば少なくとも用件は簡潔に企業側に伝えることができるのでおすすめです。

応募要項などに目を通しておく

就活の面接を電話予約する前に注意しておきたいポイントの1つとして挙げられるのが、応募要項などに1度目を通しておくことです。

電話をしている流れで企業側から何か分からないことなどはないか、などと聞かれた際にもし募集要項の中に分からない点があればその際に聞くと答えてくれる場合があります。

特に募集要項などに記載されているものは基本的に最重要事項しか載っていませんので、しっかりと分からないことを確認しておくことが大切です。

静かで落ち着いた場所で話す

就活の面接を電話予約する前に注意しておきたいポイントの1つとして挙げられるのが、静かで落ち着いた場所で電話をすることです。

せっかく電話をかけても、就活生が出先など何かしら音のする場所では、企業側の声がはっきりと聞こえない場合があります。

そうしたことが起こらないためにも、できれば自宅など静かな落ち着いた場所から電話をかけて面接予約をするようにしましょう。

午前中なら11時前後、午後なら14~17時の間に電話する

就活の面接を電話予約する前に注意しておきたいポイントの1つとして挙げられるのが、電話をかける時間帯を午前中であれば11時前後、午後ならば14〜17時の間に電話をかけることです。

その際にアルバイトでの面接予約であれば土日祝日でも店舗に電話をかければ通じますが、通常の企業であれば土日祝日が休みの企業も多いため繋がらないこともあり注意が必要です。

ですので、就活で電話をかける際には、まずその企業の休日を確認して、休日になっていない平日のその時間帯に電話をかけて面接の予約をとるようにしましょう。

就活の電話で面接予約はビジネスマナーを覚えてライバルに差をつけよう

就活における面接予約など電話でのやり取りというのは、面接以上に就活生自身の素が出てしまいがちな場面でもあります。

そのため、面接の前にその就活生の印象が企業側に伝わり判断されてしまう場合もあります。

こうした面接予約などの電話に関するマナーをしっかりと事前に身につけておくことで、周りの就活生より差をつけて少しでも就活を有利に進めていきましょう

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