内定承諾はメールがベスト?失敗しない2つのポイントと例文を解説

「内定をもらうことができたのだけれど返事はメールの方がいい?」

「メールより電話の方が丁寧な気がするけど、どっちがいいの?」

など、内定をもらった後にその内定を承認する返答はメールがいいのか、電話がいいのか迷っているという方は少なくないようです。たしかに肉声で伝えられるという意味では電話の方が丁寧なようにも感じられますが、実際のところはメールの方が喜ばれるというのが現状です。

今回の記事では内定承諾の返答にメールが適している理由について詳しく説明をしつつ、内定承諾をメールで送る際の例文や内定承諾のメールを失敗しないポイントについて解説していきます。内定承諾の返答に悩んでいるという就活生は、ぜひこちらの記事を一読ください。

内定承諾はメールがベストか?

内定承諾に関する返答を人事担当者に伝える際には、メールで伝えるのがベストだというのが本記事の結論です。なぜ、内定承諾はメールが最適なのかについては、主に以下の2点が挙げられます。

  • 人事担当としては多忙な時期はメールがありがたい
  • メールの方が伝えたい気持ちを推敲できる

それぞれの項目について、以下に詳しく見ていきます。

人事担当としては多忙な時期はメールがありがたい

内定承諾に関する就活生とのやりとりを巡っては、人事担当の立場から言うと多忙な時期はメールで趣旨を伝えてもらえる方がありがたいというのが本音です。内定は、ほとんどあるまとまった時期に一斉に出すことが多いため「どの就活生が内定承諾をしたのか」や「どの就活生が内定を辞退したのか」などについては情報が錯綜しがちになります。

電話で内定承諾の知らせを受けた場合、人事担当者は電話を切った後、そのやりとりをログに残す必要があります。しかしメールで内定承諾についての返答がされていれば、いちいちやりとりをログに残す手間が省け、人事担当者としても助かるというわけです。

メールの方が伝えたい気持ちを推敲できる

「電話の方が肉声なので、相手に感情をよく伝えることができる」というのが一般的な考えられ方ですが、一方でメールで文章を綴ることによってよく推敲して分かりやすい文章を相手に伝えることができるという考え方もできます。

おそらく多くの人が内定を承諾する連絡と同時に、感謝の念や今後の意気込みなどについて、伝えることでしょう。この伝え方によっては、今後同じ会社で働く人事担当者からの好印象を得られる可能性もあるのです。そのため、自分の気持ちや感謝の言葉などを相手により良く伝えられる方法がベストです。

もし電話の方が気持ちを伝える上で得意だというのであれば電話を用いる方が良いのですが、うまく電話で相手に気持ちが伝えられそうにないということであればメールを選択すると良いでしょう。

内定承諾のメールを失敗しない2つのポイント

さて、ここまで内定承諾に関する返答を人事担当者に伝える際にはメールで伝えるのがベストだということについての理由を述べてきました。時間短縮や文章の推敲といった観点から言うと、内定の承諾はメールでおこなった方が良いと言えるでしょう。

しかし一方で、メールで内定承諾を送る際に気をつけなければならない点もあります。それは以下の2つです。

  • できるだけ早く返信する
  • 承諾の意思を最初に伝える

さてこの2点について、以下に詳しく述べていくことにしましょう。

できるだけ早く返信する

内定承諾に関する返答は一般的に24時間以内に送ることが好ましいです。電話で内定承諾に関する連絡が来た場合には、その場である程度の意思を伝えることができます。しかし、メールでは人事担当者が送ってきた連絡から意思を伝えるまでにどうしてもタイムラグが生まれてしまいます。そのため、できるだけタイムラグが多く発生しないように素早く内定承諾に関する意思をメールで送ることが重要なのです。

少子化が問題となっている昨今、就活においては業界にもよりますが売り手市場である傾向が強いです。放っておいても新卒社員が入っているというわけではなく、会社側がアプローチをしなければ社員の獲得は難しくなっているのです。

そのため、内定承諾に関するメールに返信がない就活生をいつまでも待っているということは会社側としては難しく、第一候補の学生から返事が一定期間得られなければ、次の候補に当たるというのが通常です。あまりに返信が遅いと内定承諾に関するアプローチが次の候補に移り、自動的に内定が消滅してしまう場合もあるため、素早く返信を心がけましょう。

承諾の意思を最初に伝える

内定承認のメールを送る際には、必ず結論から書くようにしましょう。これはビジネスマナーとしても非常に重要なことで、まずは相手が知りたがっている結論、つまり「内定を承諾するのかどうか」をはっきりと相手に伝えることが重要なのです。

内定承諾をメールで送る際の例文

〇〇株式会社

人事担当(人事部)

〇〇様

お世話になります。

〇〇大学〇〇学部 〇〇(名前)です。

この度は内定をいただき、誠にありがとうございます。

内定をお受けすることをお伝え申し上げます。

入社後、少しでも貴社のお役に立てますよう、

今後〜〜〜〜〜や〜〜〜〜〜(抱負)に励む所存です。

来年4月の入社を心待ちにしています。

何卒、どうぞよろしくお願い申し上げます。

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以下署名

電話で内定承諾を伝えてもOK

ここまでメールで内定承諾の返事をするということについて述べてきましたが、前述の通り、電話で返答した方がうまく気持ちを伝えられるのであれば、電話を用いても構いません。その際には以下2点に注意してください。

  • 内定承諾の意思と感謝の気持ちを伝えよう
  • 忙しい時間は避けて電話をしよう

上記2点についても簡単に説明していきましょう。

内定承諾の意思と感謝の気持ちを伝えよう

電話で返答をする際も基本的に順番は変わらず、まず内定承諾の意思を伝え、その後に内定をもらったことへの感謝の気持ちを伝えるようにしましょう。最初に感謝の気持ちを伝える人の方が多いかもしれませんが、人事担当者としてはまず「内定を承諾するのかどうか」を知りたがっているはずです。まずは結論から入り、その後に相手に対して誠意のある姿勢を示すという順序を意識してください。

忙しい時間は避けて電話をしよう

電話の場合にはリアルタイムでやりとりをしなければなりませんので、相手がゆとりのある時間を考えて電話をすることが重要です。時間にゆとりがあるタイミングで電話ができれば、ゆっくりと話を聞いてもらえる可能性も高まり、相手に印象を残すこともできます。

まとめ

今回の記事では内定承諾の返答にメールが適している理由について詳しく説明をしつつ、内定承諾をメールで送る際の例文や内定承諾のメールを失敗しないポイントについて解説していきました。上記ですでに述べた通り、内定を承諾するのであれば会社としても早急な対応が必要になるわけではないため、メールで伝えた方が良いというのが結論です。

また、メールで伝える際にはできるだけ早く返信することや、メールの冒頭で内定承諾の意思を伝えることなどを意識することで、相手に伝わりやすく、好印象なメールを送ることができるはずです。

もし電話で伝えるのであれば相手の時間を奪わないことを第一義として、感謝の気持ちや今後の抱負を述べることが大事です。今回の記事を参考にして、好印象を抱いてもらえる内定承諾ができるようにしていきましょう。

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