初めての内定取り消しを電話で行う場合の3つのポイントと例文!

就活が軌道に乗り出すと、希望していたいくつかの会社から複数の内定をもらうということも少なくはありません。問題は1度内定を承諾してしまった後、内定を受けた会社以上に行きたいと思っていた会社から内定が出てしまうというケース。嬉しさもある反面、どのように、すでにもらっていた内定の取り消しをおこなえばいいのかわからないという方も少なくはないでしょう。

それに、内定取り消しをメールでおこなえばいいのか、それとも電話が理想的なのかわからないという方もいるはず。そこで今回の記事では、初めて内定取り消しを電話で行う場合の3つのポイントを例文を交えながら徹底的に解説していきます。ぜひ内定取り消しの方法に不安をお持ちの方は、こちらの記事をご一読ください。

内定取り消しは電話必須?

内定取り消しについては電話が望ましいというのが、本記事の結論です。

読者のみなさまのなかには「内定取り消しは電話じゃないとダメ?」「できればメールで伝えたいんだけど…」と、初めて内定取り消しをおこなう際、伝える手段に悩んでいるという方が多いのではないでしょうか。

たしかに内定取り消しの伝え方については賛否両論あります。たとえば以下のような意見です。

  • 「相手の会社に最終選考までしてもらって負担をかけているのだから、肉声で意思を伝えるべき」
  • 「選考をおこなう時期は人事担当が忙しいため、電話をかけるよりメールで伝えた方が負担軽減になる」

どちらも、もっともらしい意見です。しかしあえて言うのであれば、最終選考を通過して内定者が出ている時期は、会社としても選考がひと段落していることが多いため、お世話になった人事担当者などにしっかりと誠意を持って伝えるというのが好ましいと言えるのです。

内定取り消しを電話で伝える際の4つのポイント

先ほどの項では「内定取り消しについては電話が望ましい」ということを述べました。しかし、内定取り消しというのは会社にとっても非常にやっかいな問題であることから、ただ電話で伝えるというだけではむしろ逆効果となってしまう可能性もあるのです。

そこでこちらでは内定取り消しを電話で伝える際の3つのポイントについてお伝えしていきましょう。以下にお伝えする4つのポイントを実践することで、内定取り消しを穏便に済ませることができるだけでなく、あなたの意思をしっかりと人事担当者に伝えられるはずです。そのポイントとは、以下のものです。

  1. はじめに内定取り消しの意思をはっきりと伝える
  2. 丁寧かつへりくだらない喋り方で伝える
  3. 内定取り消しの理由は「聞かれたら答える」
  4. 「伝えて終わり」じゃなく相手の話をしっかり聞く

それぞれのポイントについて、例文も交えながら詳しく見ていきましょう。

はじめに内定取り消しの意思をはっきりと伝える

1つ目の内定取り消しを電話で伝えるポイントは「はじめに内定取り消しの意思をはっきりと伝える」ということです。内定取り消しの意思を伝えるのは、就活生にとっても非常に心苦しいことは理解しています。そのためなかなか本題に入らず、繰り返しの謝罪から電話が始まり、なかなか相手に意思が伝えられないという就活生も多いのです。

しかし電話において重要なのは、まず本題である内定取り消しの意思をはっきりと伝えることです。その上で誠意を持って謝罪をするなり、相手からの質問に答えるなりのリアクションをとりましょう。

例文
「お世話になります。〇〇大学の〇〇と申します。本日は内定辞退をしたい旨をお伝えするために電話をしました。」
「お忙しい時間に失礼いたします。〇〇大学の〇〇です。内定取り消しの意思をお伝えするため、お電話を差し上げました。」

丁寧かつへりくだらない喋り方で伝える

2つ目の内定取り消しを電話で伝えるポイントは「丁寧かつへりくだらない喋り方で伝える」ということです。電話をかけ、まずは内定取り消しの意思を伝えるわけですが、ここで過剰なまでに謝罪を繰り返したり、相手にへり下るような喋り方をしたりする必要はありません。下手に出るような態度を取ると、できるだけ内定取り消し者を出したくない企業の立場として「粘れば引き止められるかもしれない」と思われてしまいかねないからです。

内定取り消しの意思を伝える際には「内定を取り消す権利はあるものの、相手の会社にも選考を通じて負担をかけてしまった」というスタンスで誠意を持って伝えることが重要です。相手に誠意を持って丁寧に自分の意思を伝えつつ、ヘリくだった態度を取らないように注意しましょう。

例文
「お世話になります。〇〇大学の〇〇と申します。本日は内定辞退をしたい旨をお伝えするために電話をしました。選考などで膨大なお時間をいただいた中で、このような結果をお伝えするのは真に申し訳ありませんが、何卒ご理解ください。」

内定取り消しの理由は「聞かれたら答える」

3つ目の内定取り消しを電話で伝えるポイントは「内定取り消しの理由は『聞かれたら答える』」ということです。内定取り消しをする上で繰り返し反芻を重ね「本当に内定を辞退していいのか」、「なぜ自分は内定取り消しをしたいのか」などについて深く考えてきたことでしょう。しかし、内定取り消しを決定した理由は会社側にとってはそこまで重要なことではありません。あくまで伝えなければならないのは内定を取り消しするという意思なのです。

ただし人事担当者によっては、あなたがなぜ内定を辞退したのかフィードバックとして聞きたい人もいるでしょう。もし尋ねられた場合には素直に、内定取り消しの理由について伝えることも重要です。会社側としても内定辞退の理由は今後の採用活動で参考になる情報のため、尋ねられたら惜しみなく協力するという姿勢を示しましょう、

「伝えて終わり」じゃなく相手の話をしっかり聞く

4つ目の内定取り消しを電話で伝えるポイントは「『伝えて終わり』じゃなく相手の話をしっかり聞く」ということです。先ほど「伝えなければならないのは内定を取り消しするという意思である」と言いましたが、内定取り消しに関するけじめをしっかりと付ける意味でも、会社側の主張や意見などを最後まで聞く必要があります。

なかには内定取り消しによってどれだけの損害が出るのか、あなた1人にどれだけの時間をかけたのかなどについて訴えてくる会社もいるでしょう。そこで意思を曲げる必要はありませんが、相手の話を最後まで聞くという姿勢は保ちましょう。

ただし、内定取り消しを理由にあなたのことを罵倒してくる会社については、最後まで聞く必要はありません。あくまで内定取り消しは就活生の権利であることも忘れないでください。

まとめ

今回の記事では、初めての内定取り消しを電話で行う場合の3つのポイントを例文を交えながら徹底的に解説していきました。すでに記事の中で述べてきた通り、内定を取り消す際には、しっかりと誠意を持って相手に内定取り消しの意思を伝えることが重要です。「内定を取り消す権利はあるものの、相手の会社にも選考を通じて負担をかけてしまった」という気持ちを持って内定取り消しの電話に向かうといいでしょう。今後、内定の取り消しをおこなう場合には、内定取り消しを電話で行う場合の3つのポイントを参考にしながら、しっかりと自分の意思を伝えられるようにしましょう。

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