就活の説明会参加のメールの送り方・返信・キャンセルを例文で解説!注意点も!

多くの就活生が就活をする際に活用するものの1つが、就活説明会への参加です。

そんな就活説明会に参加するには、メールでの申し込みが必要になります。

今回はそんな就活の説明会に参加する際のメールの送り方などを、幅広くご紹介しながら解説していきます。

就活説明会に参加する時はメールで申し込むのが一般的

就活説明会に参加する際には、主にメールで申し込むのが一般的です。

就活生にとって、日常でメールを送るといえば家族や友人が主なため、かしこまった文章などを作成したり、言い回しや言葉遣いに気をつけるということも少ないのではないでしょうか?

そうした日常のメールと就活におけるメールはまったく異なりますので、就活説明会の参加のメールをはじめ、プライベートとは異なる社会人として恥じないようなメールを送る必要があります。

そうした就活説明会に参加する際に、どのようなメールを送ればいいのか、また返信や就活説明会の参加をキャンセルする際のメールなど、どのようなことをメールの内容に書けばいいのか例文を交えて分かりやすく解説していきます。

就活説明会に参加する時のメールの送り方

まずは、就活説明会に参加する際のメールの送り方を、以下の3つのポイントをピックアップしてご紹介していきます。

・メールの送り方1:日中の営業時間内に送信する
・メールの送り方2:就活用のメルアドを利用して送る
・メールの送り方3:誤字脱字を確認してから送る

メールの送り方1:日中の営業時間内に送信する

就活説明会の参加申し込みのメールは、日中の営業時間内に送るのが鉄則です。

日中にメールを送ることで担当者の目に留まりやすくなると同時に、何かあった際にはあまり時間をかけずに返事が返ってくる場合もあります。

営業時間外にメールをしてしまうと、そのメールが例え大事な案件であったとしても他のメールに紛れ込んでしまって気付いてもらいにくくなる可能性もありますので、確実に営業時間内にメールを送るようにしましょう。

また、社会人の一般常識として、就活の説明会の参加申し込みのメールを含め、メールを送信する際には日中の営業時間内に送るようにしましょう。

メールの送り方2:就活用のメルアドを利用して送る

就活説明会の参加申し込みをするメールに使用するメールアドレスは、就活用のメールアドレスを利用するようにしましょう。

就活用のメールアドレスにどのようなものを使えばいいのか分からないという就活生は、大学が指定しているメールアドレスを使用するとまず間違いありません

ちなみに、就活説明会の参加申し込み以外にもメールを送信するタイミングは就活にいくつもありますので、プライベートで使用しているキャリアのメールアドレスは避けるようにしましょう。

企業側からメールを通じて就活に関するデータなどが送られてくる場合もあったり、キャリアのメールアドレスだとプライベートと混同してしていると判断されてしまう場合もありますので注意が必要です。

メールの送り方3:誤字脱字を確認してから送る

就活説明会の参加の申し込みを含め、就活の関係でメールを送る際に気をつけたいポイントの1つとして、メール本文の誤字脱字が挙げられます。

就活説明会などを含めた就活のメールでの誤字脱字は、相手側からしてみれば自分が書いたメールを見返していないと判断されてしまう場合もあります。

ですので、就活説明会の参加の申し込みやその他の就活関連でメールを送る際には、繰り返し読み返して誤字脱字がないかチェックをして送ることを習慣にしましょう

就活説明会に参加する時のメールの書き方と例文

ここからは実際に、就活説明会の参加申し込みのメールの書き方と例文をご紹介します。

就活説明会に参加しようと思っている就活生は、ぜひ参考にしてみてください。

参加する時のメールの内容

就活説明会の参加申し込みをするメールの内容としては、大学名や氏名をはじめ、就活説明会に参加する旨を書くようにしましょう。

また就活説明会は1日だけではなく複数に日にちを分けて開催する場合もありますので、自分が参加したい就活説明会の開催日時や提出物などを、メールの本文に簡潔に記載しておく必要があります。

就活説明会の参加申し込みのメール含め、就活のメールは長々書く必要はありません。

簡潔に分かりやすく伝わりやすいようなメールの内容にしましょう。

参加する時のメールの例文

就活説明会の参加申し込みをするメールの例文が、以下になります。

(件名)会社説明会の参加申し込み(大学名・氏名)

(本文)会社名

部署名

会社説明会 ご担当者様

はじめまして、大学名・学部名・学科名の氏名と申します。

今現在就職活動をしておりまして、

貴社の会社説明会に参加をさせていただきたいと思い、メールを送らせていただきました。

開催日時や場所、提出物など持参すべきものがありましたら、教えていただけましたなら幸いです。

ご多忙のところ恐れ入りますが、よろしくお願い申し上げます。

氏名

大学名・学部名・学科名・学年

携帯番号

メールアドレス

就活説明会に参加する時のメールの注意点

就活説明会の参加をする際のメールをする際の注意点を、以下の2つをピックアップしてご紹介します。

・注意点1:説明会の日程等に間違いが無いよう気をつける
・注意点2:タイトルを入れ忘れないようにする

注意点1:説明会の日程等に間違いが無いよう気をつける

就活説明会の参加申し込みのメールを送る際に、すでに就活説明会の日時や場所が決まっている場合もあります。

そうした場合には、メールの本文に『○月○日(◯曜日)の◯時から開催場所名にて開催予定の、貴社の会社説明会に参加をさせていただきたいと思い、メールを送らせていただきました。』といったような内容を書くようにしましょう。

その際に注意しておかなければならないのが、その就職説明会の日時や場所に間違いがないかということです。

就活説明会の参加申し込みのメールを繰り返し見直して、誤字脱字はもちろんのこと、就職説明会の日時や場所についても書き間違いがないか、しっかりとチェックしておきましょう。

注意点2:タイトルを入れ忘れないようにする

就職説明会の参加申し込みのメールだけでなく、就活全般のメールの件名は、簡潔に分かりやすくしておくことが大切です。

タイトルで件名が分かると、企業側の担当者が数あるメールの中から見落としが少なくなります。

また仮に迷惑メールなどに入ってしまったとしても見つけやすくなりますので、先程のメールの例文でも紹介したような、ひと目で分かるようなメールのタイトルを付けるように心がけましょう

就活説明会の返信が来た時のメールの書き方と例文

就職説明会の参加申し込みのメールに対する返信が企業側からあった場合のメールの書き方と例文を、以下の2つをピックアップしてご紹介します。

・返信が来た時のメールの内容
・返信が来た時のメールの例文

返信が来た時のメールの内容

就活説明会の参加申し込みのメールに対する企業側からのメールの返信内容としては、その就職説明会への参加が可能だという旨と就活説明会の案内になります。

企業側からの就職説明会の案内に対してのメールに関して返信をしなければなりませんが、その際のメールの内容としては、大学名をはじめ、氏名や参加了承へのお礼、また開催日時や提出物の確認をすることが大切です。

またその際に、貴重な時間を割いてメールを送ってくれている企業側に対して、きちんとお礼もメールの本文で述べるようにしましょう。

返信が来た時のメールの例文

就活説明会の参加申し込みのメールに対する企業側からの返信メールがあった際に、そこにさらにお礼を兼ねた返信メールを送る際の例文は以下の通りになります。

(件名)Re:会社説明会の日程について(会社名)

(本文)会社名

部署名

会社説明会 ご担当 担当者名様

お世話になります、大学名・学部名・学科名の氏名と申します。

この度は会社説明会の日程を教えていただきまして、誠にありがとうございました。

ご指定いただいた書類などを持参のうえ、

◯月◯日(◯曜日)の◯時から◯◯へお伺いさせていただきます。

当日は、何卒よろしくお願い申し上げます。

氏名

大学名・学部名・学科名・学年

携帯番号

メールアドレス

就活説明会の返信が来た時のメールの注意点

就活説明会の参加申し込みのメールに対する企業側からの返信があった際のメールの注意点を、以下の2つをピックアップしてご紹介します。

・注意点1:返信を放置しない
・注意点2:メールを新規作成しない

注意点1:返信を放置しない

就活説明会に関する参加申し込みのメールに対する返信が企業側からあった際には、そのメールの内容を見て放置しておくのではなく、必ず返信するようにしましょう。

それも時間を空けずに早めにメールを返信することで、就活説明会の参加だけでなく、その企業に対する熱意があると判断される場合もありますので、そうした些細な気配りや熱意で周りの就活生に差をつけていきましょう。

注意点2:メールを新規作成しない

就活説明会に関する参加申し込みのメールに対する返信メールを書く際には、メールを新規作成するのではなく、あえて企業側から受信したメールに返信する形で、送信するようにしましょう。

そのため、メールの件名のところには、先程例文でも記載していたように、Re:という返信する際の文字や記号が入ったままで、メールを返信するようにしましょう。

また就活説明会の参加に関するメールなど、1度だけのやり取りに留まらない場合でも、Re:の数は増える場合がありますが、そのまま消さずに返信するようにしましょう。

就活説明会をキャンセルする時のメールの書き方

万が一、就職説明会に参加できなくなってしまった場合、その説明会の参加キャンセルをする際のメールの書き方を、以下の2つにピックアップしてご紹介します。

・キャンセルする時のメール内容
・キャンセルする時のメールの例文

キャンセルする時のメール内容

就活説明会に参加申し込みのメールをしたものの、日時や場所によっては他の就活のイベントなどと重なってしまって、行けないような日程の場合もあります。

そうした際には、就活説明会の参加キャンセルのメールを企業側に対して送る必要があります

参加をキャンセルする際のメールの内容としては、大学名や氏名、キャンセルする旨とその理由、そして参加をキャンセルする説明会の日時などを記載するようにしましょう。

キャンセルする時のメールの例文

就活説明会の参加をキャンセルする際のメールの例文は、以下になります。

(件名)参加辞退のご連絡:◯月◯日◯曜日◯時から開催の会社説明会(大学名・氏名)

(本文)会社名

部署名

会社説明会 ご担当 担当者名様

お世話になります、大学名・学部名・学科名の氏名と申します。

先日参加申し込みをさせていただいた◯月◯日◯曜日◯時から開催の会社説明会なのですが、

その当日に急用が入ってしまい、参加することができなくなってしまいました。

せっかく会社説明会の案内をしていただいたにもかかわらず、

参加することができず大変申し訳ございません。

取り急ぎメールにて、ご連絡を差し上げた次第です。

お忙しいところお手数をおかけいたしますが、

何卒よろしくお願い申し上げます。

氏名

大学名・学部名・学科名・学年

携帯番号

メールアドレス

就活説明会をキャンセルする時のメールの注意点

就活説明会の参加をキャンセルするメールを送る際の注意点を、以下の2つをピックアップしてご紹介します。

・注意点1:説明会当日にメールを送らない
・注意点2:メールをせずに無断欠席しない

注意点1:説明会当日にメールを送らない

就活説明会の参加をキャンセルするメールを送る際の注意点の1つとして挙げられるのが、その会社説明会の当日に参加をキャンセルするメールを送らないことです。

就活説明会の参加をキャンセルするメールは、遅くとも2〜3日前までに送るように心がけましょう。

万が一体調不良やその他のどうしても外せない急用が会社説明会の当日にできてしまった際には、その説明会の参加キャンセルの旨をメールではなく電話で直接企業側に伝えるようにしましょう。

注意点2:メールをせずに無断欠席しない

就活説明会の参加キャンセルをする際には、必ずその旨のメールを送るようにして、メールを送らずに無断欠席は絶対にしないようにしましょう。

自分勝手な無断欠席などをしてしまうと、就活生としても1人の社会人としても失格です。

社会人のマナーとして、参加をキャンセルするだけでなく、都合が悪くなった際にはその旨を直接相手に伝えることが大切です。

就活説明会に参加する時のメールはマナーを守ってやり取りしよう

就活説明会に参加申し込みをするメールを送る際には、企業側のことも考えたり社会人としてのマナーをわきまえて、失礼のないメールを送るようにしましょう。

まだ就活生だからという甘い考えは、社会では通用しません。

就活の時から社会人デビューしたつもりで、メールを送る際だけでなく全てにおいて責任を持った言動を常に心がけるようにしましょう。

就活メンターズで「就活で成功した先輩」に相談してみよう!

就活メンターズとは、ビジネスの最前線で活躍する社会人と就活生のマッチングサービスです。長期的に就活相談に乗ってもらうことはもちろん、メンターから企業への推薦をもらうことができるサービスです。

全国の気になるメンターへ誰でも申請を送ることができます。相談は、対面ではもちろん、テレビ電話やチャットといったオンライン上でのやり取りも可能です。

就活真っ最中の34年生だけでなく、12年生で就活について考えている大学生も気軽にキャリア相談することができます。

「就活でよくある悩み20〜要因と解決のためのヒント〜」を就活メンターズ登録者にプレゼント中!

ログイン後「アカウント情報」ページでプレゼントをお受取り下さい。

 

この記事が気に入ったら
フォローしよう

最新情報をお届けします

Twitterでフォローしよう

おすすめの記事