就活の日程調整のメールの送り方・返信マナーを7つの例文と一緒に解説!

就活メールを送る際に、面接などの日程調整のメールのやり取りをする転職希望の方や就活生も多いのではないでしょうか?

今回は、そうした就活メールの日程調整に関するメールの送り方や返信マナーなどを幅広く解説していきます。

こうした就活メールで悩みがちな就活生も必見です。

Contents

就活で日程調整をお願いするメールを送りたい

就活を進めていく中で経験しがちなことの1つとしてあるのが、就活メールで面接などの日程調整を企業に送ることです。

就活メールにも様々なマナーがありますが、面接などの日程調整においてもマナーは存在しています。

今回はそんな日程調整の就活メールを送る際に役立つマナーや例文をご紹介します。

ぜひ日程調整含む就活メールを企業に送る前には、マナーや書き方などをチェックしてみてください。

就活で企業から「日程調整メール」が送られてきた時の返信例

まずは、就活において実際に企業から日程調整メールが送られてきた際の返信例を、以下の2つの例をピックアップしてご紹介します。

・面接希望日がある場合の返信例
・面接希望がない場合の返信例

面接希望日がある場合の返信例

まず1つ目の例文として、もし、こちら側に面接希望日がある場合の返信例の1つが以下です。

下部の署名欄は、新卒用にしていますが、転職などの場合には署名欄の1番上の大学名などの項目は不要です。

(件名)

企業が付けている件名を消さずにそのまま変更せずに「Re:」を付けたまま返信する 大学名 氏名

(新卒は大学名と氏名を記載、新卒以外は氏名のみ記載)

(本文)

株式会社◯◯

部署名 ◯◯様(この際、担当者の名前が分からない場合にはご担当者様と書く)

お世話になっております。

大学名・学部学科・学年・就活生の名前と申します。(新卒以外は、この部分は名字と名前だけ)

面接の日程を教えていただき、誠にありがとうございます。

ご連絡いただきました日程の中から、以下の日程でお伺いさせていただきたいと思っておりますが、いかがでしょうか。

◯月◯日(曜日)◯時〜◯時

ご多忙の中恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

――――――――――――――――

◯◯大学◯◯学部◯◯科◯年

◯◯◯◯(まるまる・まるまる)

携帯番号:000-0000-0000

メール:◯◯◯@◯◯.◯◯.jp

――――――――――――――――

面接希望がない場合の返信例

次に、もし就活生に企業側からメールで提示された日程の中に、都合のいい日がない場合の返信例が以下です。

こちらも下部の署名欄は新卒用にしていますが、転職などの場合には署名欄の1番上の大学名などの項目は不要です。

(件名)

企業が付けている件名を消さずにそのまま変更せずに「Re:」を付けたまま返信する 大学名 氏名

(新卒は大学名と氏名を記載、新卒以外は氏名のみ記載)

(本文)

株式会社◯◯

部署名 ◯◯様(この際、担当者の名前が分からない場合にはご担当者様と書く)

お世話になっております。

大学名・学部学科・学年・就活生の名前と申します。(新卒以外は、この部分は名字と名前だけ)

面接の日程を教えていただき、誠にありがとうございます。

ご連絡いただきました日程なのですが、◯月◯日はどうしても貴社にお伺いすることが難しく、こちらの身勝手な都合で大変恐縮ですが、以下の日程で調整していただくことは可能でしょうか。

◯月◯日(曜日)◯時〜◯時

◯月◯日(曜日)◯時〜◯時

◯月◯日(曜日)◯時〜◯時

ご多忙の中、ご無理を申し上げてしまい大変恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

――――――――――――――――

◯◯大学◯◯学部◯◯科◯年

◯◯◯◯(まるまる・まるまる)

携帯番号:000-0000-0000

メール:◯◯◯@◯◯.◯◯.jp

――――――――――――――――

https://tenshoku.mynavi.jp/knowhow/caripedia/49

就活で企業から「日程調整メール」を送る時の12のポイント

就活メールで日程調整のメールを送る際にチェックしておきたいポイントを、以下の12の項目に分けて解説していきます。

・①返信は早めにする
・②冒頭で「会社名 部署 採用担当者のフルネーム」を記入
・③複数の候補日が選べる場合は可能な限り選択
・④提案された日時で都合がつかない場合は複数の希望日を打診
・⑤新卒者は大学名や氏名などを明記
・⑥相手が見やすいように句読点や適宜改行を心掛ける
・⑦会社名は省略しないで記入
・⑧指定のフォームがあれば従う
・⑨件名に「面接の日程調整についきまして 就活大学 就活花子」とわかりやすく明記
・⑩既卒者は会社のメールソフトから送信しない
・⑪返信する際の件名に「Re:」を使わない
・⑫返信する際に「企業から送られてきた本文」を残したまま送る

①返信は早めにする

就活において日程調整メールを送る際のポイントの1つとして挙げられるのが、企業側から届いた日程調整メール含む就活メールは、早めに返信することです。

できれば日程調整のメールが届いた時から、1番早い日の営業時間内にすることが最適です。

営業時間外に送ってしまうと、夜間に他のメールで埋まってしまい、日程調整メールに気づかれにくくなってしまう可能性がありますので、営業時間でもできるだけ早い時間に送ることを心がけましょう。

もし日程調整の就活メールを返信することが遅くなってしまうと、希望する時間帯が埋まってしまう可能性もありますので、できる限り早い返信をしましょう

②冒頭で「会社名 部署 採用担当者のフルネーム」を記入

就活において日程調整の就活メールを送る際のポイントの1つとして挙げられるのが、日程調整の就活メールの冒頭で、会社名、部署、分かる場合には採用担当者のフルネームを記入することです。

先程の例文の中でも記載していますが、メールだからといって突然本文から入らず、まずは手紙の宛先のように相手側のことを書くことを覚えておきましょう。

書き方に関しては、上部に記載してある例文を参考にしてみてください。

③複数の候補日が選べる場合は可能な限り選択

就活において日程調整の就活メールを送る際のポイントの1つとして挙げられるのが複数の候補日が選べる場合には可能な限り選択することです。

企業側から送られてくる日程調整の就活メールは、時として複数の日程が書かれている場合があります。

そのような際には日程候補を1つだけに絞らず、あえて複数の日程を選ぶようにしましょう。

そうすることで企業としても日程が組みやすく、日程調整のことで双方への負担が軽くなります。

企業側は就活のことだけを担っているわけではなく、あくまでも通常業務のうえで就活のこともしていますので、就活する際には常に企業側のことを考えて、できるだけ企業側が日程などを選びやすくするように配慮しなければなりません。

④提案された日時で都合がつかない場合は複数の希望日を打診

就活において日程調整の就活メールを送る際のポイントの1つとして挙げられるのが提案された日時で都合がつかない場合には、複数の希望日を打診することです。

企業側から送られてきたメールの日程で都合がつかない場合があることも、少なくはないのではないでしょうか?

そうした際には、就活生の方から複数の希望日を打診するようにしましょう。

その際の例文は上部にある例文にある通り、複数の日付だけでなく時間帯もできれば詳しく指定しておくと企業側により詳細に伝えることができます。

この複数の希望日を打診する書き方は、その例文を参考にしてみてください。

⑤新卒者は大学名や氏名などを明記

就活において日程調整の就活メールを送る際のポイントの1つとして挙げられるのが新卒の就活生は大学や氏名などを明記しておくことです。

就活をしているのは、新卒者だけではありません。

ですので転職などと勘違いをされないように、新卒の就活生は上記の例文でも記載してあるように大学名や学部学科学年、そして氏名を書いておくことが大切です。

それは日程調整の就活メールの本文にだけでなく、その就活メールの下部にある署名欄の部分にも同様に書いておきましょう。

そうすることで新卒の就活生ということが、企業側にひと目で分かり伝わります。

⑥相手が見やすいように句読点や適宜改行を心掛ける

就活において日程調整の就活メールを送る際のポイントの1つとして挙げられるのが相手が見やすいように句読点や適宜改行を心がけることです。

日程調整の就活メールを含め、メールは改行をすることで内容がより見やすくなります。

ですが、改行だけして句読点を付けないと、それはそれで見にくくなってしまいますので、改行だけでなく適宜句読点も相手がメールを読みやすいように付けておくことが大切です。

また、上記の例文にもあるように、改行と共に必要であればスペースも入れるようにしましょう。

⑦会社名は省略しないで記入

就活において日程調整の就活メールを送る際のポイントの1つとして挙げられるのが会社名は省略しないで記入することです。

よく会社の表記で株式会社であれば(株)、有限会社であれば(有)と表記している場合もありますが、例え企業側がそうした略称で日程調整メールを送ってきたとしても、こちらは会社名は略さず株式会社、有限会社といったように書くことを心がけましょう。

⑧指定のフォームがあれば従う

就活において日程調整の就活メールを送る際のポイントの1つとして挙げられるのが指定のフォームがあればそれに従うことです。

企業によっては日程調整に関して、このようなフォームで書いてくださいというような指示がある場合もあります。

その場合には、そうした指定のフォームに従って日程調整の予定を記載するようにしましょう。

指定されたフォームを無視して書くと、企業側からの評価が下がってしまう場合がありますので注意が必要です。

⑨件名に「面接の日程調整につきまして 就活大学 就活花子」とわかりやすく明記

就活において日程調整の就活メールを送る際のポイントの1つとして挙げられるのが件名に「面接の日程につきまして 大学名 就活生の氏名」と分かりやすく書くことです。

新卒の就活生を含め、日程調整メールを送る際には、企業側の目に留まりやすくするために、メールの件名にメール内容の案件と就活生自身の氏名を載せておくようにしましょう。

その際新卒の就活生の場合は、就活生の氏名だけでなくその前に大学名も併せて記載しておくことで、誰から送られてきたメールなのか企業側はひと目で分かるようになります。

日々多くのメールを受信している企業側に、いかに気づいてもらえるかということが大切ですので、必ず忘れずに就活生の氏名などを入れておきましょう。

⑩既卒者は会社のメールソフトから送信しない

就活において日程調整の就活メールを送る際のポイントの1つとして挙げられるのが既卒者は会社のメールソフトから送信しないことです。

既卒者が転職をする際に日程調整の就活メールを送る際には、会社のメールソフトではなくプライベートで使用しているフリーメールアドレスで日程調整メールを送るようにしましょう。

その際に、通常企業側からのメールはパソコンから送られてくるメールが多いため、プライベートで使用している携帯電話専用アドレスにしてしまうと、万が一ファイルなどが添付されていた場合などに開くことができない可能性がありますので注意が必要です。

もしフリーメールアドレスを持っていない場合には、就活用に新しく作っておくことをおすすめします。

⑪返信する際の件名にある「Re:」は消さない

就活において日程調整の就活メールを送る際のポイントの1つとして挙げられるのが返信する際の件名には「Re:」をそのままにしておくことです。

日程調整の就活メールを含め、メールを送る際に返信を使うと件名に「Re:」が付きます。

その「Re:」と企業側からきた件名も消さずに、そのまま送り返すようにしましょう。

ただし、企業とのやり取りで「Re:」が増えてきた際には、1〜2つ残して他の「Re:」は消しておくことをおすすめします。

⑫返信する際に「企業から送られてきた本文」を残したまま送る

就活において日程調整の就活メールを送る際のポイントの1つとして挙げられるのが日程調整のメールを返信する際に、企業から送られてきたメール本文を消さずに残したまま送るようにすることです。

通常返信ボタンを押したりすると、下部に相手から送られてきたメールの本文などが残っている場合がありますが、就活の際には日程調整のメールを含め、その残っているメール本文を残したまま、その上に自分の返事を書いて送るようにしましょう。

間違って企業側からのメール本文を消してしまっても、その返信画面を閉じて再度返信メールを立ち上げると復活しますので、そこから日程調整の就活メールを書きましょう。

就活で「日程調整のお願い」をこちらからメールで送る場合

ここからは、就活で自分の方から日程調整のお願いを企業側に送る場合に関することを、例文などを含め解説していきます。

就活で「日程調整のお願い」をメールで送る場合の例文

就活において、こちらから日程調整のお願いメールを送る際の例文の1つが、以下です。

下部の署名欄は新卒用にしていますが、転職などの場合には署名欄の1番上の大学名などの項目は不要です。

(件名)

企業が付けている件名を消さずにそのまま変更せずに「Re:」を付けたまま返信する 大学名 氏名

(新卒は大学名と氏名を記載、新卒以外は氏名のみ記載)

(本文)

株式会社◯◯

部署名 ◯◯様(この際、担当者の名前が分からない場合にはご担当者様と書く)

お世話になっております。

大学名・学部学科・学年・就活生の名前と申します。(新卒以外は、この部分は名字と名前だけ)

面接の日程を教えていただき、誠にありがとうございます。

ご連絡いただきました日程なのですが、◯月◯日はどうしても貴社にお伺いすることが難しく、こちらの身勝手な都合で大変恐縮ですが、以下の日程で調整していただくことは可能でしょうか。

◯月◯日(曜日)◯時〜◯時

◯月◯日(曜日)◯時〜◯時

◯月◯日(曜日)◯時〜◯時

もしこちらの日程でご調整が難しい場合には、再度提示させていただきたく存じます。

ご多忙の中、ご無理を申し上げてしまい大変恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

――――――――――――――――

◯◯大学◯◯学部◯◯科◯年

◯◯◯◯(まるまる・まるまる)

携帯番号:000-0000-0000

メール:◯◯◯@◯◯.◯◯.jp

――――――――――――――――

就活で「日程調整のお願い」をメールで送る時のポイント3つ

就活で日程調整のお願いをメールで送る際のポイントとして、以下の3つをピックアップして解説していきます。

①こちら側の勝手なお願いであることを詫びる

就活メールの中でも日程調整のメールを送る際には、そもそも企業側から提案された日程をこちら側の都合で調整するものになりますので、日程調整メールの本文の中に必ず勝手なお願いであるということを詫びるようにしましょう。

上記の例文にも記載してあるように、書き方としては「こちらの身勝手な都合により大変恐縮ですが」など、長々と詫びる必要はありませんがそうして一言は必ず付け加えることです。

それは就活だけでなくビジネスマナーとしても当然でありとても大切なことですので、就活をしながらビジネスマナーを覚えていきましょう。

②面接などの希望日を複数あげて打診する

就活で日程調整のお願いメールを送る際のポイントとして挙げられるのが、面接などの希望日を複数あげて打診することです。

日程調整の就活メールを送る際には、こちらの日程を書いておく必要がありますが、その際1つだけではなく複数の日程を書いておくことが大切です。

1つだけしか日程を書いていないと企業側も空いていない可能性が高いうえに、また日程調整のメールを企業側に送らせてしまう可能性も高くさらに手間をかけさせてしまう場合があります。

企業側にそうした余計な負担をかけさせないためにも、複数の日程をメールの中に記載しておきましょう。

③「~〇時まで」の場合その時間までに終了なのかも明記

就活で日程調整のお願いメールを送る際のポイントとして挙げられるのが、日程の中で日時だけでなく、〜時までと記載する場合には面接の終了時刻を見越した時間を書くようにすることです。

企業から送られてきた日程調整のメールに、◯時〜◯時までと記載されている場合には、だいたいの面接の時間を把握することができます。

その分数を日程調整の就活メールを送る際に、同じ分数で終了時間を調整して送るようにしましょう。

就活で「日程調整の決定」に関するメールを受け取った場合

ここからは、就活において、企業側から日程調整の決定に関するメールを受け取った場合の返信例や、書き方のポイントを解説していきます。

感謝を伝える返信例

就活において、こちら側から日程調整のメールを送り、その日程調整で企業側が承諾してくれた際などには、必ずお礼のメールをその後すぐに送る必要があります

その日程調整の就活メールに関するお礼のメールの返信例の1つが以下になります。

なお、署名欄の大学名などの欄は新卒のみとし、新卒以外は氏名から書き始めましょう。

(件名)

企業が付けている件名を消さずにそのまま変更せずに「Re:」を付けたまま返信する 大学名 氏名

(新卒は大学名と氏名を記載、新卒以外は氏名のみ記載)

(本文)

株式会社◯◯

部署名 ◯◯様(この際、担当者の名前が分からない場合にはご担当者様と書く)

お世話になっております。

大学名・学部学科・学年・就活生の名前と申します。(新卒以外は、この部分は名字と名前だけ)

この度は私の勝手な都合にもかかわらず面接の日程を調整していただき、誠にありがとうございます。

それでは、決定した下記の通りの日時で貴社にお伺いさせていただきます。

◯月◯日(曜日)◯時〜◯時

ご多忙の中、大変恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

――――――――――――――――

◯◯大学◯◯学部◯◯科◯年

◯◯◯◯(まるまる・まるまる)

携帯番号:000-0000-0000

メール:◯◯◯@◯◯.◯◯.jp

――――――――――――――――

書き方のポイント

就活の日程調整メールに関して、日程が決定したメールを貰った際のお礼メールを送る際のポイントとして挙げられるのが、決定した面接日時を再度メールの本文の中に書いておくことです。

電話でもなんでもそうですが、間違いがないかの確認の意味を込めて復唱するように、就活の日程調整のメールにおいても今一度企業側に決定した面接の日時を送ることを心がけましょう。

そうすることで、双方の面接日時に関することで、相違を無くすことができます。

就活の「日程調整メール」に関するトラブル対処法

ここからは、就活をしていると結構ありがちなトラブルの1つとして、日程調整の就活メールに関するトラブル対処法を、以下の3つのポイントをピックアップして解説していきます。

・①企業から日程調整のメールなどの連絡が一切こない場合
・②日程調整に関するメール返信の返信がない場合
・③面接自体をキャンセルしたい場合

①企業から日程調整のメールなどの連絡が一切こない場合

まずは、企業から日程調整メールなどの連絡が一切こない場合の対処方法について、メールの例文と併せて解説していきます。

返信予定日がなければ1週間ほどは待ってみる

企業側から返信予定日などがなく日程調整に関するメールが一切こない場合には、日程調整の就活メールを送った日から1週間ほどは待ってみるようにしましょう。

当たり前ながら、企業は就活のことだけでなく本来の仕事をしていますので、就活に関われる時間はそれほど多くはありません。

それも様々な様式が変わりつつあるこのご時世では、今までと同様にはいかない企業も少なくはありません。

そのため、基本的には企業側からの日程調整メールを待つことが基本です。

しかし1週間を過ぎても日程調整のメールが届かない場合、日程調整のメールに関する催促のメールを送ってみるといいでしょう。

企業へのメールの書き方の例文

企業から日程調整のメールがこない場合の例文の1つが、以下になります。

なお、署名欄の大学名などの欄は新卒のみとし、新卒以外は氏名から書き始めましょう。

(件名)

面接日時のご相談 大学名 氏名

(新卒は大学名と氏名を記載、新卒以外は氏名のみ記載)

(本文)

株式会社◯◯

部署名 ◯◯様(この際、担当者の名前が分からない場合にはご担当者様と書く)

お世話になっております。

大学名・学部学科・学年・就活生の名前と申します。(新卒以外は、この部分は名字と名前だけ)

◯月◯日に担当者名様から面接をさせていただく機会を頂戴し、

誠にありがとうございます。

その面接の日程に関してお聞きしたいことがあり、

この度はご連絡を差し上げた次第です。

面接の日時に関して、もし日程が決定しているようでしたら、

教えていただけましたなら幸いです。

ご多忙の中、大変恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

――――――――――――――――

◯◯大学◯◯学部◯◯科◯年

◯◯◯◯(まるまる・まるまる)

携帯番号:000-0000-0000

メール:◯◯◯@◯◯.◯◯.jp

――――――――――――――――

②日程調整に関するメール返信の返信がない場合

次に、企業から日程調整のメールがあり、その後こちら側が返信して、その後返信がこない場合の対処方法とその例文をご紹介します。

返信予定日が無ければ1週間ほどは待ってみる

企業から最初に面接日時の日程調整のメールが送られてきて、その後こちら側がそのメールに対して返信を行なって、そのメールにまだ返信がない場合には、企業側が返信予定日を設けていないのであれば1週間程度待ってみるようにしましょう。

先程も解説した通り、企業側は就活のことだけを担っているわけではありません。

そのため、時と場合によっては返信が大幅に遅れてしまう場合もあります。

ですので、企業側からの日程調整メールに返信した場合でも、1週間程度は待ってみる必要があります。

企業へのメールの書き方

もし1週間以上待ってみても、企業から日程調整メールの返信がこない場合には、以下のような例文の文章をメールで送ってみましょう

なお、署名欄の大学名などの欄は新卒のみとし、新卒以外は氏名から書き始めましょう。

(件名)

面接の日時のご相談 大学名 氏名

(新卒は大学名と氏名を記載、新卒以外は氏名のみ記載)

(本文)

株式会社◯◯

部署名 ◯◯様(この際、担当者の名前が分からない場合にはご担当者様と書く)

お世話になっております。

大学名・学部学科・学年・就活生の名前と申します。(新卒以外は、この部分は名字と名前だけ)

先日は面接の日程を教えてくださり、誠にありがとうございました。

ご相談させていただいている面接日時の件ですが、その後いかがでしょうか。

メールが届いていない場合も考慮し、

念のために再度◯月◯日に送信させていただいた内容と同じものを

再度送信させていただきます。

◯月◯日(曜日)◯時〜◯時

◯月◯日(曜日)◯時〜◯時

◯月◯日(曜日)◯時〜◯時

もしこちらの日程でご調整が難しい場合には、再度提示させていただきたく存じます。

ご多忙の中、大変恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

――――――――――――――――

◯◯大学◯◯学部◯◯科◯年

◯◯◯◯(まるまる・まるまる)

携帯番号:000-0000-0000

メール:◯◯◯@◯◯.◯◯.jp

――――――――――――――――

③面接自体をキャンセルしたい場合

ここからは、日程調整が上手くいかず、やむを得ず面接自体をキャンセルしたい場合の、企業へのメールの書き方を含めた例文と、そのポイントを解説していきます。

企業へのメールの書き方

日程調整なども含め、就活の面接自体をキャンセルする場合の例文は以下の通りです。

なお、署名欄の大学名などの欄は新卒のみとし、新卒以外は氏名から書き始めましょう。

(件名)

面接辞退のご連絡 大学名 氏名

(新卒は大学名と氏名を記載、新卒以外は氏名のみ記載)

(本文)

株式会社◯◯

部署名 ◯◯様(この際、担当者の名前が分からない場合にはご担当者様と書く)

お世話になっております。

大学名・学部学科・学年・就活生の名前と申します。(新卒以外は、この部分は名字と名前だけ)

先日は面接の日程を教えてくださり、誠にありがとうございました。

面接の日程調整をしてくださったにもかかわらず、

一身上の都合により、どうしても貴社にお伺いすることが難しくなってしまい、

大変心苦しいながらも面接の辞退をさせていただきたくご連絡を差し上げた次第です。

ご多忙中に貴重な時間を割いてくださったにもかかわらず、

私の身勝手な都合で大変申し訳ございません。

メールにて面接の辞退を申し出たことを、重ねお詫び申し上げます。

末筆ながら、貴社の益々のご発展とご活躍を心からお祈り申し上げます。

――――――――――――――――

◯◯大学◯◯学部◯◯科◯年

◯◯◯◯(まるまる・まるまる)

携帯番号:000-0000-0000

メール:◯◯◯@◯◯.◯◯.jp

――――――――――――――――

企業へのメールの書き方のポイント

就活メールにて、日程調整のメール含め面接を辞退する際のメールの書き方のポイントとして挙げられるのが、なるべく早く面接辞退のメールを送ることです。

面接はどのタイミングの面接でも早めに送らなければ、企業側へ負担がかかってしまいます。

メールを送るタイミングが遅れてしまうと、既に他の就活生などの面接の日程が組み終わってしまっている場合もありますので、そうならないように早めにメールを送るようにしましょう。

また、メールを送る際には、辞退の詳しい理由を書く必要はありません。

就活の日程調整メールはポイントをつかめばスムーズに送れる!

就活の日程調整メールは、一見難しそうに見えますが、ポイントさえ掴んでしまえばスムーズに送れます

ですので初めて就活で日程調整メールを送る際に、しっかりとポイントを学んだうえで、それ以降はそれを活かして就活の日程調整メールを送るようにしましょう。

そして、就活をいい結果へと繋げていきましょう。

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