就活生の人が意外と対策を怠っているのが内定保留についてです。企業から内定をもらえたけどもっと気になる別の企業から内定をもらえるかもしれない、といった状況の時に上手く内定保留の対応ができないと後々トラブルになってしまう恐れもあります。
今回は内定保留のメールや電話の失敗しない伝え方について詳しく解説していきます。メールや電話での内定保留の伝え方のコツや例文も解説していきますので、内定保留のメールや電話で失敗しなくないという人は是非読んでみてください。
内定保留のメール・電話は、マナーを理解しよう
企業に対して内定保留の連絡をするというのは極めてデリケートなことであり、メールや電話のマナーについても通常のビジネスマナー以上の理解が求められます。
もしも内定保留のメールや電話のマナーをしっかりと理解していないまま企業に連絡をしてしまった場合、最悪のケースとして内定が取り消しになってしまうことも考えられますので、まだ内定保留のメールやマナーについてきちんと勉強していない、という人は是非まとまった時間を作って勉強しておくことをおすすめします。
内定保留のメールでの伝え方の4つの注意点
内定保留のメールでの伝え方の4つのマナーについて、詳しく解説していきます。
内定保留のメールでの伝え方のマナーには、氏名、大学名、学部、面接日を記載する、件名に自分の氏名を記載して分かりやすくする、保留の理由をしっかりと伝える、保留期間は質問をする形で伝えるといったものがあり、企業に対して内定保留の連絡をメールでする場合はこれらのマナーを最低限守っておかなければなりません。
またこれらのマナーを全て守ったとしても、トラブルになってしまう可能性があることを頭に入れておくとよいでしょう。
- 氏名、大学名、学部、面接日を記載すること
- 件名に自分の氏名を記載し、分かりやすくする
- 保留の理由をしっかりと伝える
- 保留期間は、質問をする形で伝える
氏名、大学名、学部、面接日を記載すること
内定保留のメールでの伝え方のマナーの一つは、氏名、大学名、学部、面接日を記載することです。
内定保留のメールに限らず、企業に対してメールで連絡をする時は誰からのメールからすぐにわかるよう、氏名、大学名、学部、面接日といった個人を特定できる情報を記載しておくのがマナーです。
特に内定保留のメールの場合は極めて重要性の高い連絡になりますので、氏名、大学名、学部、面接日を絶対に記載し忘れないようにしてください。
件名に自分の氏名を記載し、分かりやすくする
内定保留のメールでの伝え方のマナーの一つは、件名に自分の氏名を記載して分かりやすくすることです。
企業の採用担当者の人には日々就活生からたくさんのメールが届きますので、内定保留のメールを送る際は件名に自分の氏名を記載して、誰からのメールか一目でわかるようにしておくことが重要です。
またこういった細かいマナーに気を配ることは、内定保留を伝える際の余計なトラブルを回避することにも繋がっていきます。
保留の理由をしっかりと伝える
内定保留のメールでの伝え方のマナーの一つは、保留の理由をしっかりと伝えることです。
内定保留のメールに内定を何故保留したいかという具体的な理由が書かれていない場合、その時点で企業から不信感を持たれてしまいます。
またもし理由をしっかりと伝えたにも関わらず、企業が内定保留を受け入れない姿勢を見せてきた場合は本当に入社してもよい企業なのかどうか、改めて検討し直してみることをおすすめします。
保留期間は、質問をする形で伝える
内定保留のメールでの伝え方のマナーの一つは、保留期間は質問をする形で伝えることです。
内定保留をメールで伝える際に、この期間まで内定を保留させていただきたい、という形で伝えるのではなく、この期間まで内定を保留させていただきたいのですがよろしいでしょうか？といった質問をする形で伝えることで、細かいところまで気を配っているという印象を採用担当者の人に与えることができます。
またこの時メールに書く保留期間は想定しているものよりもやや長めにすることで、不測の事態が起こってしまった時にも対応しやすくなります。
内定保留のメールでの伝え方の例文
内定保留のメールでの伝え方の11の例文について詳しく解説していきます。
内定保留のメールでの伝え方の例文には、件名は「内定承諾に関するご相談」とする、件名に自分の在籍している学校名や名前を書く、左側に〇〇会社〇〇様と担当者の名前を書く、出だしは「お世話になっております」から始める、自分の氏名や学校名などを記載する、「この度は内定のご連絡、ありがとうございます」と感謝を伝える、貴社にも魅力を感じていることを伝える、納得する決断をしたい旨や内定保留の理由を伝える、「〇月〇日まで回答を延期させていただくことは可能でしょうか。」と期限を相談する、最後は「よろしくお願いいたします。」で文章を終わらせる、署名を記載するといったものがありますので、一つ一つ確実に身に着けていってください。
- 件名は「内定承諾に関するご相談」とする
- 件名に、自分の在籍している学校名、名前を書く
- 左側に、〇〇会社〇〇様と担当者の名前を書く
- 出だしは、「お世話になっております」
- 自分の氏名、学校名などを記載する
- 「この度は内定のご連絡、ありがとうございます」と感謝を伝える
- 貴社にも魅力を感じていることを伝える
- 納得する決断をしたい旨や、内定保留の理由を伝える
- 「〇月〇日まで回答を延期させていただくことは可能でしょうか。」と期限を相談する
- 最後は、「よろしくお願いいたします。」で文章を終わらせる
- 署名を記載する
件名は「内定承諾に関するご相談」とする
内定保留のメールでの伝え方の例文の一つは、件名は「内定承諾に関するご相談」とすることです。
基本的にビジネスで送るメールの件名は何が書いてあるかわかるよう簡潔なものにしますが、内定保留はデリケートな問題であるため、件名に堂々と内定保留のご相談といったことを書くのは絶対に避けてください。
慣れない内はどこまでをオブラートに包めばいいのかわからないことも多いと思いますが、社会人として経験を積むことによって自然に範囲がわかってきます。
件名に、自分の在籍している学校名、名前を書く
内定保留のメールでの伝え方の例文の一つは、件名に自分の在籍している学校名や名前を書くことです。
ビジネスで送るメールのマナーとして、件名の時点で誰から送られてきたメールか簡単に判別できるようにしておくのは基本ですので、内定保留のメールを送る際もこのマナーを必ず守るようにしてください。
こういった細かいマナーを守れるかどうかが、内定保留の際のやり取りがスムーズに行くかどうかを左右すると考えるようにしましょう。
左側に、〇〇会社〇〇様と担当者の名前を書く
内定保留のメールでの伝え方の例文の一つは、左側に〇〇会社〇〇様と担当者の名前を書くことです。
ビジネスで送るメールの書き方の基本は、文面を左寄せで書くことです。
内定保留のメールだからといって特別な書き方をしなければならない、といったことはありませんので、ビジネスメールの基本に則った書き方をするようにしてください。
出だしは、「お世話になっております」
内定保留のメールでの伝え方の例文の一つは、出だしは「お世話になっております」から始めることです。
ビジネスメールの出だしをお世話になっております、から始めることは基本中の基本であり、内定保留のメールにおいても例外ではありません。
内定保留は重要な連絡なので何か特別な出だしが必要なのではないか、と考える人もいるかと思いますが、そこまで細かく気を配る必要はありません。
自分の氏名、学校名などを記載する
内定保留のメールでの伝え方の例文の一つは、自分の氏名や学校名などを記載することです。
内定保留のメールでなくても自分の氏名や学校名などを記載することは必要不可欠ですので、当然これを忘れてしまうと問題になってしまいます。
もし氏名や学校名などを記載することを忘れてマナーが悪い、と思われてしまった場合、余計なトラブルを引き起こしかねませんのでくれぐれも注意してください。
「この度は内定のご連絡、ありがとうございます」と感謝を伝える
内定保留のメールでの伝え方の例文の一つは、「この度は内定のご連絡、ありがとうございます」と感謝を伝えることです。
内定保留のメールを送る際は、まず企業に対し内定をもらったことへの感謝を伝えることが重要です。
ここで感謝を伝えておかないと企業に内定をもらっても嬉しくないのか、と疑われてしまいますので絶対に感謝の言葉を忘れないようにしましょう。
貴社にも魅力を感じていることを伝える
内定保留のメールでの伝え方の例文の一つは、貴社にも魅力を感じていることを伝えることです。
内定保留のメールでは企業に不快感を与えないことが最重要ですので、自分が貴社にもきちんと魅力を感じていることをしっかりアピールしておく必要があります。
これを忘れてしまうと最悪の場合、企業がうちは滑り止めだったのか、と怒ってしまうことも考えられますのでくれぐれも注意してください。
納得する決断をしたい旨や、内定保留の理由を伝える
内定保留のメールでの伝え方の例文の一つは、納得する決断をしたい旨や内定保留の理由を伝えることです。
内定保留のメールでは自分の将来を徹底的に考えて決めたいということや、何故内定の保留をお願いすることになったかの理由についてはっきりと伝えるようにしてください。
ここを曖昧にしてしまうとかえって企業から不審に思われてしまいますので、勇気を持って堂々と自分の考えを書きましょう。
「〇月〇日まで回答を延期させていただくことは可能でしょうか。」と期限を相談する
内定保留のメールでの伝え方の例文の一つは、「〇月〇日まで回答を延期させていただくことは可能でしょうか。」と期限を相談することです。
こういった重要な問題の場合、企業に対してお願いをする、という形式よりも企業に対して相談をする、という形式の方がより丁寧な印象になります。
企業の信頼を損なわないためにも、こういった細かい気配りを一つ一つ積み上げていくことが重要となります。
最後は、「よろしくお願いいたします。」で文章を終わらせる
内定保留のメールでの伝え方の例文の一つは、最後は「よろしくお願いいたします。」で文章を終わらせることです。
内定保留のメールの場合、最後はなるべく丁寧な挨拶をした方がいいのではないか、と心配する人もいるかと思いますが、たとえ内定保留のメールであってもビジネスメールの一つですので、飽くまでもビジネスメールのマナーに従った書き方をしていけば問題ありません。
署名を記載する
内定保留のメールでの伝え方の例文の一つは、署名を記載することです。
内定保留のメールに限らず署名を記載することは、仕事でメールを出す際に非常に重要になってきますので、内定保留のメールの文面を書くことに集中しすぎてうっかり署名を記載することを忘れてしまった、といったことがないよう注意してください。
内定保留の電話での伝え方の4つの注意点
内定保留の電話での伝え方の4つの注意点について詳しく解説していきます。
内定保留の電話での伝え方の注意点には、内定保留の連絡は出来る限り早めにする、低姿勢を心がけビジネスマナーを意識する、採用担当者と電話で直接話をする、申し訳なさが伝わるようなトーンで話すといったものがありますので、相手を不快にさせないためにもこれらの注意点を必ず守るようにしましょう。
- 内定保留の連絡は、出来る限り早めにする
- 低姿勢を心がけ、ビジネスマナーを意識する
- 採用担当者と電話で直接、話をする
- 申し訳なさが伝わるようなトーンで話す
内定保留の連絡は、出来る限り早めにする
内定保留の電話での伝え方の注意点の一つは、内定保留の連絡は出来る限り早めにすることです。
就活で企業に連絡しなければならないことがある場合、それがどんなことであってもできる限り早めに連絡をするのが基本ですが、内定保留の場合は特に重要な事項であるためとにかく早めに連絡することを心がけてください。
低姿勢を心がけ、ビジネスマナーを意識する
内定保留の電話での伝え方の注意点の一つは、低姿勢を心がけビジネスマナーを意識することです。
内定保留の電話の場合、状況によっては採用担当者の人が不機嫌になってしまうということも考えられますので、電話の最中はとにかく低姿勢であることを心がけてください。
またビジネスマナーについても普段以上に徹底することを強くおすすめします。
採用担当者と電話で直接、話をする
内定保留の電話での伝え方の注意点の一つは、採用担当者と電話で直接話をすることです。
内定保留は極めて重要な問題であるため、採用担当者の人以外に電話してしまうと後々連絡の不備などでトラブルになってしまう可能性が高いと言えます。
そういったトラブルを防ぐためにも、内定保留の電話は必ず採用担当者の人に直接するようにしてください。
申し訳なさが伝わるようなトーンで話す
内定保留の電話での伝え方の注意点の一つは、申し訳なさが伝わるようなトーンで話すことです。
内定保留は決して悪いことではないのですが、企業側からすればあまり好ましいことではありませんので、内定保留の電話の最中は常に申し訳なさが伝わるようなトーンで話し続けるようにしてください。
この時万が一明るいトーンで話してしまうと、ほぼ確実にトラブルの元となりますので絶対に避けてください。
内定保留の電話での伝え方の例文
内定保留の電話での伝え方の5つの例文について詳しく解説していきます。
内定保留の電話での伝え方の例文には、出だしは「お世話になっております」からはじめる、自分の大学名、所属、氏名などを伝える、「内定のご連絡をいただきありがとうございます」で感謝を伝える、早く返事をしたいが内定を保留にしたい理由を伝える、「〇月〇日まで返答を待っていただくことはできますでしょうか」と期限を聞く、といったものがありますので、きちんと実践できるようあらかじめ頭に入れておくことをおすすめします。
- 出だしは、「お世話になっております」からはじめる
- 自分の大学名、所属、氏名などを伝える
- 「内定のご連絡をいただきありがとうございます」で感謝を伝える
- 早く返事をしたいが、内定を保留にしたい理由を伝える
- 「〇月〇日まで返答を待っていただくことはできますでしょうか」と期限を聞く
出だしは、「お世話になっております」からはじめる
内定保留の電話での伝え方の例文の一つは、出だしは「お世話になっております」からはじめることです。
ビジネスの電話の場合、出だしはお世話になっておりますから始めることが基本です。
内定保留の電話だからといって特別な挨拶をしようとすると、かえって不信感を抱かせてしまいますので丁寧な対応を意識しすぎないようにしましょう。
自分の大学名、所属、氏名などを伝える
内定保留の電話での伝え方の例文の一つは、自分の大学名、所属、氏名などを伝えることです。
ビジネスの電話ではまず自分がどこの誰であるかをわかりやすく伝えることが重要ですので、内定保留の電話だからといって緊張しすぎて自分がどの大学の誰であるかを名乗ることなく話を始めてしまった、といったことがないようにしてください。
「内定のご連絡をいただきありがとうございます」で感謝を伝える
内定保留の電話での伝え方の例文の一つは、「内定のご連絡をいただきありがとうございます」で感謝を伝えることです。
内定保留の電話の場合、声でやり取りができるためにより相手に気持ちが伝わりやすくなっています。
自分の声と言葉で内定をもらったことに対する感謝の気持ちを伝えることで、その先のやり取りがスムーズに進むようになります。
早く返事をしたいが、内定を保留にしたい理由を伝える
内定保留の電話での伝え方の例文の一つは、早く返事をしたいが内定を保留にしたい理由を伝えることです。
内定保留の電話で重要なのは自分も早く返事をしたい、という意思を示すことと内定を保留にしたい理由をはっきりと伝えることです。
この二つのどちらが欠けても企業からの信頼度は下がってしまいますので、とにかくこの二つは絶対に相手に伝えるという強い意志を持つようにしましょう。
「〇月〇日まで返答を待っていただくことはできますでしょうか」と期限を聞く
内定保留の電話での伝え方の例文の一つは、「〇月〇日まで返答を待っていただくことはできますでしょうか」と期限を聞くことです。
内定保留のお願いをする時はとにかく企業に対してきちんと相談をした、という事実を作ることが重要ですので、一方的にお願いをするのではなく必ず企業に対して相談をする、という形で期限を聞くようにしてください。
内定保留の電話・メールは失礼のないように心がけよう
内定保留は企業側にとっては決して望ましいことではありませんので、内定保留のお願いをする時は当然マナーを徹底して守る必要があります。
またこの時に誠実な対応がきちんとできていれば逆に企業の好感度が上がるということもありますので、むしろ企業の印象を高めるチャンスだ、という心構えでお願いをするようにしましょう。
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