【今すぐ意識したい】就活中の質問メールにおける5つの注意点

就活をするうえで必ずと言っていいほど必要になる企業とのメールでのやりとり……。

就職活動を進める上で、説明会や選考プロセスについての質問など、何か自分から企業にメールを送らなくてはならない機会も出てくるはずです。

改まった形式でメールを書くという作業は多くの就活生にとって慣れないことかもしれませんが、こんなところで好感度を落とすなんてもったいないですよね。そんなみなさんに向けて、ここでは就活でメールを送信するときに覚えておきたい事項を基本5カ条・差がつくマナー3点としてご紹介します。

就活での質問メール基本5カ条

メールでのやりとりではお互いに顔が見えないので、ささいなミスでも相手に良くない印象を与えてしまうことがあります。ここではまず、先方に失礼がないよう最低限おさえておきたいポイントからご紹介します。

わかりやすい件名

社会人は一日に何十通、多い人は何百通ものメールを受け取ります。そのような中であなたが送った質問メールが埋もれてしまわないように、要件がわかりやすい件名をつける必要があります。

また、先方からのメールを返信する際は、不要に件名を変えたり、「Re:」を消したりせずに送信するようにしましょう。相手に気を遣っているつもりでも、どの要件に対する返信なのか一目でわからなくなってしまい、逆に関連のメールを探す手間をかけてしまうことがあります。

正しい宛名・敬称

誰に宛てたメールなのかわかるように最初に会社名、部署、担当者の氏名を書くようにしましょう。このときに誤字脱字がないか慎重に確認してください。特に会社名の前株と後ろ株を誤って表記したり、「株式会社」を「（株）」のように略してしまったりする誤りは多いので注意が必要です。多少の誤字脱字はやはり仕方のないことかもしれませんが、先方の宛名・敬称を間違えてしまうほど失礼なことはありません。

また、担当者が明らかでない場合には、「採用ご担当者様」「ご担当者様」などと表記すると良いでしょう。

名前を名乗る

「はじめまして」、「お世話になります」、「お世話になっております」等の挨拶のあとには、大学名とフルネーム、場合に応じて学年、学部、学科、専攻を名乗るようにしましょう。

送信者が誰なのかわからないメールは、先方を困惑させてしまったり、返事がもらえなかったりする場合があります。

要件は簡潔に

要件がまとまっておらず、だらだらと書かれた長い文章は読みづらく相手に良くない印象を与えてしまうことがあります。

本題に入る前に「この度は○○についてお伺いしたく連絡させていただきました」、質問事項が複数ある場合は「○○に関して質問事項が〇点あり……」などと書いたり、内容によっては箇条書きを効果的に使ってみたり工夫すると、全体的に読みやすく、すっきりとした文面になるでしょう。

署名を忘れない

署名は先方が返信する際に使うことがあるので正しく表記しましょう。署名には大学、学部と学科、氏名、さらに電話番号、メールアドレスを記載していれば問題ないでしょう。氏名は読み方がわかるように読み仮名かローマ字を添えると良いでしょう。また、毎回書く手間が省け、電話番号とメールアドレスの表記ミスも防げるので、コピーして使えるようフォーマットを作っておいたり、自動で挿入できるように設定しておいたりすると便利です。

このとき文章と署名との間に罫線で区切りを入れるのが一般的ですが、「☆★☆」、「♪♪♪」といった記号や絵文字は使うのを避けるようにしましょう。

ここで差がつく就活メールマナー

次に、ここでは上級編として先方に好印象を与える就活でのメールのコツを3つを紹介します。質問メールを送る際は守れているかどうか、ぜひ確認してみてください。

返信は24時間以内に

SNSが連絡手段として主流となった今日では、メールボックスをあまり頻繁には確認しない大学生も少なくないのではないかと思います。しかし就活を行っている間はやりとりがスムーズにできるよう、少なくとも1日に一回はメールを確認して、なるべく早く返信できるよう心がけましょう。

特に選考の日程調整についてのメールは返事が遅れると先方に迷惑がかかってしまう場合があります。日程がわからない場合などすぐに返事ができないときは、その旨を伝え「〇日までに回答させていただきます」等、取り急ぎの連絡を入れると良いでしょう。

また深夜など先方の就業時間外にメールに気付き、すぐに返信するべきかどうか迷ってしまった……という経験がある方もいらっしゃると思います。実際のところ、一般的には社会人がメールを確認するのは出社後になるので、失礼にあたることはありません。しかし返信が早くほしい場合には就業時間に合わせてメールを送るのが良いでしょう。このようなときには指定の時間に自動的にメールが送信できるよう予約機能を使うのが便利です。

 締めの言葉

文末には「ご多忙中とは存じますが……」、「お手数ですが、ご検討ください」、「今後とも何卒よろしくお願いいたします」等、相手を思いやる言葉や結びの言葉を一言添えるだけでも印象が良くなります。いくつかフレーズを覚えておくと良いでしょう。また特にこのとき、平仮名の「いたします」と漢字の「致します」の使い分けを間違えてしまう人が多いのでその点は注意してください。

読みやすさにこだわる

メールを書き終えたら送信する前に、必ず一度は誤字脱字や宛名・敬称に誤りがないか確認するようにしましょう。文章に違和感や読みづらさを感じたときは、適度に改行してみたり、１つの文章が長くなってしまっているときは、主語と述語の位置に気を付けてみたりすると改善されることが多くあります。また、敬語の誤りも相手に悪い印象を与えてしまうので注意しましょう。

敬語などに関する社会のマナーをもっと詳しく知りたい方は現役の社会人に質問することをオススメします。

メンターズというサービスを使えば内定までサポートしてくれます。

就活での質問メール例

最後にここでは、上で説明したポイントを踏まえて、企業に今年度の新卒採用の予定の有無をメールで尋ねる場合を例に紹介します。

いかがでしたか？このように改まったメールを書くのは緊張したり、面倒に感じてしまうかもしれませんが、就活は早くからビジネスマネーを身に着ける数少ないチャンスでもあります。企業へメールを送る際は、ぜひ今回紹介した8つのコツを意識して書いてみてください。

まとめ

いかがでしたか？メール一つであなたの印象は変わります。実際に現役のOBがどういった事に気を使って

連絡をしているのか質問してみましょう。メンターズというサービスを使えば気軽にOBOG訪問ができますよ！