「内定承諾をいただいたけど電話かメールどっちがいいの？」と迷っている就活生も多いのではないでしょうか。メールと電話のどちらがいいかという話については賛否両論ありますが、実は内定承諾に関してはメール返信が好ましいのです。本記事では、内定承諾にメール返信が好ましい理由や、返信する際の例文、またメールで内定承諾に対して返信する際の注意点などを徹底的に解説していきます。もし、内定承諾のメール返信についてお悩みであれば、本記事をご一読いただき、参考にしてください。
内定承諾のメール返信はOK?その理由を3つ紹介
すでに記載した通り、内定承諾はメールで返信する方が好ましいというのが本記事の結論です。その理由については主に以下の3点が挙げられます。
- 内定時期は人事担当者が多忙だから
- メールの方がログが残るから
- 内定を承諾する場合、緊急性がないから
それぞれの理由について、もう少し深掘りして説明していきます。
内定時期は人事担当者が多忙だから
1つ目に紹介する内定承諾はメールでの返信が好ましい理由は内定時期は人事担当者が多忙だからです。多くの場合、ほとんどまとまった時期に会社は内定通知の連絡をおこないます。それを受けて、内定者は内定を承諾するか断るかのレスポンスをすることとなります。そのため、特に多くの採用枠を設けている会社の人事担当者にとって、内定通知の時期は非常に多忙となるのです。
1人1人の内定者から電話で内定承諾を受けているとキリがないというのが人事担当者の本音。仕事を中断しなくてはなりませんし、場合によっては話を聞きながらメモを取らなければならないことになります。内定承諾に対する返答を電話でおこなうと、上記のように人事担当者の手を煩わせてしまうことになるため、メール返信の方が好ましいと言えるのです。
メールの方がログが残るから
2つ目に紹介する内定承諾はメールでの返信が好ましい理由はメールの方がログが残るからです。先ほど「場合によっては話を聞きながらメモを取らなければならない」と書いた通り、電話ではログを残すのが大変です。内定承諾について電話で返答を受けた場合、
内定を承諾する場合、緊急性がないから
3つ目に紹介する内定承諾はメールでの返信が好ましい理由は内定を承諾する場合、緊急性がないからです。内定を断る場合、会社としては次の候補に当たらなければならないため緊急性があります。しかし内定を承諾する場合には、次の動きを急ぐ必要はないため、メールで内定を承諾する旨を伝えるだけで十分なのです。
内定承諾をメールで返信する際の4つのポイント
さて、ここまで内定承諾はメールでの返信が好ましい理由について詳しく説明をしてきました。ただ、内定承諾をメールで送る際には注意が必要です。就活に関わるメールはすべてビジネスメールだと考えるべきなので、マナーにそぐわないようなメールを送ることは避けた方が良いでしょう。また、送り方1つで相手に与える印象を良い意味でアップさせることもできるのです。内定承諾をメールで返信する際のポイントは以下の通りです。
- 24時間以内に返信するのが理想
- まずは感謝の言葉から始める
- 内定を承諾した旨もメールの最初に記す
- 今後の抱負も添えると印象アップ！
さて、それぞれのポイントについて以下に詳しく解説していきましょう。
24時間以内に返信するのが理想
1つ目に挙げる内定承諾をメールで返信する際のポイントは「24時間以内に返信するのが理想」だということです。 特に内定承諾に迷いがないという場合には、できるだけすぐに連絡を送りましょう。企業側の立場で考えると、内定承諾についての返信がすぐに来ないということは「迷いがある」「他の企業の内定を承諾しようと考えている」「仕事にルーズである」など、あまり良いイメージが湧きません。一方ですぐに連絡が来るということは「迷いがない」「本社への内定だけを考えている」「マメに連絡ができる」などプラスのイメージを持つことができます。
ただし、あまりに急いでメールを送ったために誤字脱字があったり、正しくない日本語の文章になっていたりするのはNGです。送信する前には複数回自分で読み直し、適切な文章となっているかを確認してください。
まずは感謝の言葉から始める
2つ目に挙げる内定承諾をメールで返信する際のポイントは「まずは感謝の言葉から始める」ということです。後に内定承諾をメールで返信する際の例文も紹介しますが、何よりも「内定をもらったことに対する感謝」の一言から始めることが大事です。感謝の一言があれば気持ちよくメールを読み出してもらうことができますし、あなた自身への印象もよくなることでしょう。
内定を承諾した旨もメールの最初に記す
3つ目に挙げる内定承諾をメールで返信する際のポイントは「内定を承諾した旨もメールの最初に記す」ということです。先ほど感謝の言葉から始めるように書きましたが、それに続いて、内定を承諾するという結論を書かなくてはなりません。結論がなく、長々と文章をつづっても、読む側としては「結局承諾するのかしないのか？」と疑問を持ってしまうだけなので、感謝の一文の後に承諾する旨を記すことが重要です。
今後の抱負も添えると印象アップ！
4つ目に挙げる内定承諾をメールで返信する際のポイントは「今後の抱負を添えることで印象がアップする」ということです。感謝の言葉、内定承諾の意思を書いたら、次に入社後の抱負や、入社までに期間にどのようなことに取り組むのかなどについて書いておくこともおすすめです。ただ「内定を承諾します」で終わってしまっては、メールの文面としては味気ないですし、抱負などを伝えておくことで、入社後のイメージを持ってもらうこともできるはずです。
内定承諾をメールで返信する際の例文をチェック
〇〇株式会社
人事担当（人事部）
〇〇様
お世話になります。
〇〇大学〇〇学部 〇〇（名前）です。
この度は内定をいただき、誠にありがとうございます。
内定をお受けすることをお伝え申し上げます。
入社後、少しでも貴社のお役に立てますよう、
今後〜〜〜〜〜や〜〜〜〜〜（抱負）に励む所存です。
来年4月の入社を心待ちにしています。
何卒、どうぞよろしくお願い申し上げます。
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以下署名
内定承諾のメールの返信がこない場合はどうすべき？
さて、ここまで内定承諾のメール返信について書いてきましたが、内定先から送信したメールに返信が来ない場合は不安になりますよね。そんなときにはどうすればいいのかについてですが、1週間待って返信がない場合には確認の連絡をするということを押さえておきましょう。内定承諾後には入社手続きが必要ですので、その旨について尋ねるメールを送ればいいでしょう。以下の例文を参考にして、確認メールを作成してみてください。
例文
〇〇株式会社
人事担当（人事部）
〇〇様
お世話になります。
〇〇大学〇〇学部 〇〇（名前）です。
以前いただいた内定のご連絡に対して〇月〇日に返信を差し上げましたが、
その後、返信をいただけていないため、ご連絡をいたしました。
入社手続きなど、必要なことがありましたらお教え願えますようお願いいたします。
ご多忙の中まことに恐縮ですが、どうぞよろしくお願い申し上げます。
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以下署名
まとめ
本記事では、内定承諾にメール返信が好ましい理由や返信する際の例文、またメールで内定承諾に対して返信する際の注意点などを徹底的に解説していきました。既述の通り、内定が決まる時期は人事担当者が多忙であることやメールの方がログが残しやすいといった理由から、内定承諾に対してはメールが好ましいと言えるのです。
ただしメールで返信する際には24時間以内に返信することや、ひと目でわかりやすいメールの文章を構成することなどを心がけましょう。内定承諾にメールで返信する際にはもう一度、本記事をご覧いただき、参考にしていただければ幸いです。
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