就職活動をする中では、面接日程を調整するときなど、企業とメールをする機会も出てくるでしょう。友人や先生とのメールとは違い、「何をどう書いたらいいか分からない」といった方もいるのではないでしょうか。または、「メールくらい、どう書いたって同じ」と、あまり意識せずに書いている方もいるかもしれません。
たかが一通のメール。しかし、そのたかが一通のメールに文章を書く人の性格が現れることは確かです。ガサツな人、丁寧な人、機械的な人、回りくどい人など。
面接で顔を合わせる前からマイナスの印象を与えることは避けたいですよね。ここでは、企業にメールを送る時、特に、面接の日程調整などのメールの書き方、返信方法、例文から、マナーについて紹介します。
【就活面接の日程調整メール】基本的なマナーを知ろう
見たらすぐに、24時間以内に返信する
社会人になれば、あらゆる仕事・タスクには期限が存在し、働く人は常にその期限を意識しながら仕事をしています。人事担当にとっては適切な人材を採用することが第一の仕事。その仕事を完遂するための1ステップである「面接」も、テンポよく進めていきたい。より多くの人材を採用したい企業ならなおさらです。当然、企業があなたにメールを送ったその瞬間から、あなたからの返信を待っているのです。
あなたはまだ、企業にとっての「ビジネスの相手」ではありませんが、将来のビジネス相手、同志として企業はあなたのことを見ています。友達とのメールのように「気が向いたときに」返信をするのではなく、自分が回答すべきことは可能な限りすぐに調べて回答するといった「社会人の基本行動」を、今のうちから身に着けておきましょう。
件名は、自分から送る時は簡潔に、返信の時はそのままに
企業の担当者は、1日に何百・何千ものメールを目にし、そのメールに返信すべきかどうかを素早く判断しなければなりません。皆さんから企業の担当者にメールを送る時は、可能な限り「簡潔かつどういう内容なのか」が伝わる件名をつける必要があります。
例えば面接の日程調整だったら、「【1次面接日程調整のご依頼】8/4 12:00~ 〇〇大学 氏名」など。面談のお礼だったら「【8/5面談のお礼】〇〇大学 氏名」など。一目で何を伝えようとしているメールなのかがわかる、ということがポイントです。
逆に、企業側から来たメールに返信する際、特に企業側から指定されていない場合は、件名は変えずにそのまま返信しましょう。「Re:」表記も全く消さなくて問題ありません。件名を書き換えてしまうと、メールソフトが「これまでしてきた会話とは別の会話である」と判断し、企業担当者としても、「これまでの会話とは違う話題のメールが来たのかな？」と思ってしまいます。
本文は「宛先・あいさつ・内容・結び・署名」
宛先・あいさつを冒頭に書くこと、結び・署名を書くこと。これはいわゆるメールの常とう句として覚えておきましょう。社会人になってからも、「同じ部署の人員とのちょっとした連絡」ではない限り、こういった定型の書式で丁寧なコミュニケーションを図ることはよくあることです。特に今は面接する側・される側の関係。「親しき中にも礼儀あり」という言葉の通り、誠実なコミュニケーションを意識しましょう。
向こうから指定された面接日にできるだけ合わせよう
全てにおいて相手の企業に合わせよ、ということではありません。しかし、企業側はいろいろなスケジュールを調整して面接日候補を提示してきています。面接会場の予約をしているかもしれません。複数の面接官が担当する面接だったり、企業の上層との面接だったりすれば、スケジュールが合う日も限られるのでしょう。新幹線や飛行機の調整が必要かもしれません。そういった企業側の段取りもあるうえで、あなたが本当に面接に行けるのか、行けないのか、の判断をしましょう。
行けないからと言って過剰に謝る必要もないし、そのせいで不合格になる、とも限りませんが、意識をどう持つかによって、あなたが書く文面にも現れてくるはずです。
メールアドレスを確認しよう
メールアドレスは大丈夫ですか？
企業と連絡を取る際にはメールアドレスについても気をつけなければなりません。例えば、「tarou_love@〇〇.jp」というようなアドレスを採用担当者がみたらどう思うでしょうか。少なくとも、ふざけたアドレスが良い印象・影響を与えることはないでしょう。社会人と連絡を取るツールなわけですから、メールアドレスにも気を配っておきましょう。
また、以下の記事で就活用のメールアドレスを作るメリットやどういったメールアドレスを使えば良いのかを紹介しています。ぜひこちらも参考にして見てください。
【就活面接の日程調整メール】シチュエーション毎のメール例文
就活面接の日程調整
タイトル:Re:二次面接のご案内
本文：
株式会社△△
人事総務部 黒田様
いつもお世話になっております。
□□大学 工学部３年 竹田一郎です。
次回面接に関するご連絡を頂きありがとうございます。
ご連絡いただきました下記日程に、貴社にお伺いさせて頂きます。
日時：8月10日(水)15:00〜
場所：貴社本社
お忙しい中、貴重なお時間を頂きありがとうございます。
当日は宜しくお願い致します。
以上
ーーーーーーーーーーーーーーー
竹田 一郎
□□大学 工学部３年
Email：◯◯◯◯@◯◯.com
TEL：XXX-XXXX-XXXX
ーーーーーーーーーーーーーーー
面接後のお礼・履歴書提出
株式会社△△
人事ご担当 赤井様
お世話になっております。本日面接を受けさせていただきました、〇〇大学工学部3年 竹田一郎と申します。
本日（昨日）はご多忙な中、面接の機会を頂きましてありがとうございました。
池田様のお話を伺う中で、貴社の仕事の内容や、社員の方が持たれているこだわりを感じ、貴社で仕事をさせて頂きたい気持ちを改めて持ちました。
これまで培ってきたスキルや経験、特に合唱部でリーダーを務めて苦心してきた経験を活かし、貴社成長の一端を担うことができたらと思います。
取り急ぎ、面接のお礼を申し上げたく、メールをさせて頂きました。
末筆ながら、面接のお礼を申し上げます。
以上
———————
竹田 一郎
□□大学 工学部３年
Email：◯◯◯◯@◯◯.com
TEL：XXX-XXXX-XXXX
———————-
選考辞退
株式会社△△
人事部 青木様
お世話になっております。〇〇大学工学部3年 竹田一郎と申します。
誠に申し訳ございませんが、
諸般の事情により貴社選考を辞退させて頂きたく、ご連絡させて頂きました。
これまで多くのお時間を割いて頂いたにも関わらず、
このような身勝手なご連絡となり誠に申し訳ございません。
末筆ながら、貴社の益々のご発展とご活躍を祈念しております。
以上
———————
竹田 一郎
□□大学 工学部３年
Email：◯◯◯◯@◯◯.com
TEL：XXX-XXXX-XXXX
———————-
内定承諾・内定保留
株式会社△△
人事部 白鳥様
お世話になっております。〇〇大学工学部3年 竹田一郎と申します。
この度は内定のご連絡を頂きまして誠にありがとうございます。
御社からの内定をありがたくお受けさせて頂きたいと思い、ご連絡致しました。
入社後は、一日も早く戦力となれるよう努めて参ります。これからどうぞよろしくお願いいたします。
以上
———————
竹田 一郎
□□大学 工学部３年
Email：◯◯◯◯@◯◯.com
TEL：XXX-XXXX-XXXX
———————-
インターンシップ
インターンシップでも、場合によっては企業にメールを送る必要があると思います。インターンシップに向けたメールの例文は以下の記事を参考にしてみてください。
【就活面接の日程調整メール】気を付けるポイントとは？
アドレス
できるだけフォーマルなアドレスから送るようにしましょう。大学のメールアドレスから送ることが無難ですが、利用できない場合は、自分の本名でフリーメールに登録する等の手を打ちましょう。メールアドレスの如何によって合否にプラスに働くことは考えづらいですが、アドレスに好きな人や芸能人の名前が含まれていたり、また文章になっていたりといった幼稚な内容だと、マイナスに働く可能性があります。
文字の装飾
特殊な装飾加工をつけるべきでないことは言うまでもありませんが、一般的な加工手段である太字・色付き文字・斜め文字、下線、サイズを大きくする等も過剰に使うべきではありません。
本文での段落分けなど、適切に使う分には問題ありませんしむしろ使うべきですが、「自分の何かをアピールしよう！」といった目的で装飾を使うべきではありません。
改行や段落分け
改行や段落わけが全くなされていない文だと、企業の担当者の「読もう」と思う気を削いでしまうかもしれません。
1段落を2～3文にすること、段落ごとに改行を施すと文章は見やすくなるといわれています。また、サブタイトルをつけることも有効。社会人になってからも「文章力」は非常に重要なスキル。今から気を遣って書いてみましょう。
誤字脱字
社会人になると分かりますが、「間違えない」人は、非常に仕事のできる人として一目置かれます。1つの間違いが重大な問題を引き起こすような仕事ならなおさらです。たかがメール1本と思うかもしれませんが、人は「この分野なら間違えるけどこの分野なら間違えない」といった切り分けをそんなに上手にできるわけではありません。ですから、１つ１つのメールに集中し誤脱がないか見直す。このひと手間を惜しまないようにしましょう。
敬語
ここでは細かい敬語表現についての解説は省きますが、重要なのは「敬語を正しく使うようにすること」というより、「相手に敬意と礼儀をもって接すること」です。
「自分のために時間を確保し、会うための機会をセッティングしてくれる」ことを当たり前のことに思わず、ありがたいことだと思って丁寧に接しようとすることが一番重要です。
NG表現
「先のことはまだわからないので、とりあえず返信はもう少し待ってもらえますか？」
「とりあえず」という言葉が既に軽々しい印象を与えますし、上から目線で不遜なイメージを与えます。
先の日程が確定していないにしても、自分から日程を決めに行く気が感じられない点でも悪い印象を与えます。「いつまでに日程を調整する」「日程を調整し次第返信する」といったように、調整を前に進めるような応対をするべきです。
メールのマナーは細かなところまであります。細部まで気をつける余裕がある方はぜひ現役の
社会人に教えてもらいましょう。メンターズというサービスを使えば内定までサポートしてくれます。
以下の記事でも、面接日程をメールで調整する際の気をつけるべきポイントをご紹介しています。参考にしてみてください。
【就活面接の日程調整メール】前日にはリマインドメールを送る
意外と忘れがちなリマインドメールだからこそ、きちんと送る
リマインドメールを送り忘れる就活生が多発しています。ですが、リマインドメールこそ決して忘れてはいけないものです。なぜなら、案外スケジュールを忘れてしまう社会人も多いからです。自分の予定を思い出してもらうために、しっかりとメールを出しましょう。
忘れがちなリマインドメールを送ることで「おっ！」と思ってもらえるかもしれませんし、相手への誠意も見せられますよ。選考に関係ないOB・OG訪問などでも、アピールできる部分はどんどんアピールしていきましょう。
思い違いなどがあった時に、それを正せる
日程調整をした時に、意外とあるのが思い違いや認識ミスです。しっかり日程を設定したつもりでも、勘違いはどうしても生じてしまいます。それはあなた側に起こるかもしれませんし、社会人側に起こる可能性もあります。どちらかが勘違いしていたら、当日無事に選考やOB・OG訪問が行えない場合もあります。
連絡の行き違いは、相手にとっても辛すぎるミスです。予防できることは、全部こちら側で済ましておきましょう。慎重すぎるくらいが丁度よいので、事前にミスを予防して、当日を気持ちよく迎えられるようにしてください。
「リマインドメールです」「確認メールです」という表現は使わない
いくらリマインドメールを送ると言っても、表現は出来るだけやわらかくするように心がけましょう。ましてや、タイトルに「明日のリマインドメール」などと書いてしまうととても事務的なので、良い印象を与えることは期待できません。
毎日何十人もの人間と連絡を取ることもある社会人。相手の手を煩わせないためにも、タイトルには自分の名前をしっかり記入し、その前後どちらかに「明日のOB訪問について」などを付けるなどすればとても分かりやすくておすすめです。これなら、読み飛ばされることもないでしょう。
もちろん、メールの本文も大事です。特に、冗長で長ったらしい文章もあまり好まれません。あくまでスケジュールの確認が本題なのですから、出来る限りシンプルな表現にするよう意識してください。
相手は、とにかく忙しい社会人です。伝えたい事項だけを分かりやすく表現して、簡潔なメールを送信してくださいね。
【就活面接の日程調整メール】OBOG訪問の場合は電話で行うのもアリ
メールよりも電話の方が丁寧さが伝わる
OB訪問の日程変更をする際は、電話の方が申し訳ない気持ちが伝わるのでおすすめです。せっかく決めた日程を変更するのですから、できるだけ丁寧に連絡するのがマナー。時間を頂戴してしまう申し訳なさを、自分の声でしっかり表現して伝えましょう。
相手も社会人とはいえ、一人の人間です。忙しい中時間を作ったのに、あっけなく、メールで日程変更を申しだされたらイラッとくる場合もあります。そんなイラッとする気持ちを一気に鎮めてくれるのが、あなたの生の声です。申し訳なさそうな声で謝ってくる学生に、イライラする社会人はいないはずです！
電話をかける時はかなり緊張するかもしれませんが、この結果が選考に直結することはありません。ですから、必要以上に緊張しなくても大丈夫です。ここで出した勇気が相手の心を少し緩めてくれると思えば、少しはやりやすいはず！
電話の方が迅速・確実な連絡ができる
メールは相手の時間を奪ってしまわないところが魅力ですが、すぐに連絡ができないことがダメなポイントです。前日の時間変更など、もしも急に連絡しなければ支障が出るような場合は、メールだと少し不安ですよね。退勤後はメールをチェックできない人もいるでしょうし、電話の方がおそらくありがたいです。
OB・OG側も、スケジュール変更はできるだけ早く知りたいはず。互いに不安な要素を減らすためにも、迅速な連絡ができる電話がおすすめなのです。
また、メールをあまり頻繁にチェックしない社会人もいます。その場合、最悪連絡が行き違いになる可能性もあります。互いに時間をしっかり空けておいたのに、連絡ミスで会うことができなかったら、後味が悪すぎます。また一から予定を合わせるのも、大変ですよね。せっかく予定してきたOB・OG訪問を成功させるためにも、しっかり下準備しておきましょう。
日程調整自体はメールで行う
日程変更は電話で行うことをおすすめしますが、日程調整自体はメールで行った方がいいでしょう。なぜなら、電話は自分の申し訳なさを表現するために行うだけであって、業務連絡そのものが目的ではないからです。
OB・OGは、社会人として貴重な時間をあなたのために割いてくれています。もしも電話がかかってきて「お時間大丈夫ですか？」と尋ねられたら、誰でも「大丈夫ですよ。」と答えるでしょう。でも、確実に勤務の邪魔になることは間違いありません。そのうえ時間のかかる日程調整まで電話で行ったら…。かなり申し訳なくなりませんか？
電話は挨拶とお詫びの言葉を伝えるのにとどめて、日程調整は相手の空き時間に考えてもらえるよう任せる。それくらいが丁度よいでしょう。電話とメールの良いところと悪いところをそれぞれ随時選別していくのが、大事です。
電話が慣れていないならメールでもOK
もしも電話に慣れていなくて上手く話せる自信がなかったり、相手の時間を奪ってしまう懸念がある場合はメールでも大丈夫です。大事なのは、相手のことを考える気持ちです。電話をすることで相手に迷惑をかけてしまうなら、おとなしくメールにとどめておいた方が気持ちが伝わります。それに、情報を整理するのも楽になるのでメリットもあります。
電話だからよい、メールだからよいというわけではありません。心が入っていない必勝法に、まったく意味はないことを覚えておいてください。そこから自分の気持ちが正確に伝わる方法を考えることが大事なのです。
【就活面接の日程調整メール】まとめ
いかがでしたでしょうか。考えることが多すぎてよくわからない、さらに不安だ…と思われた方もいらっしゃるかもしれません。しかし企業側は、「相手は学生であり、こうしたメールの応対に慣れてはいない」ことを分かっていますし、ほとんどの場合完璧なメールの応対を求めているわけではありません。
必要なのは、きちんと誠意をもって対応しようとすること、常識的なマナーを身に着けようとする姿勢です。本当は、一つずつ自分で真剣に考えれば、上のような型にははまっていなかったとしても、きちんと誠意がある文章は書けるのかもしれません。
メールを送る機会は社会人になってからこそ多くあります。今のうちから正しいメールの書き方を身に付け、活用していきましょう。
また直接OBにメールマナーや志望している会社のマナーを教えてもらうのも大事です。
メンターズというサービスを使えば気軽にOBに訪問することができますよ！
コメント