就職活動が始まると企業とのメールのやり取りが多くなります。インターンの応募や面接の日程調整などに使うコミュニケーションツールのほとんどはメールです。
そんなメールですが、「普段使っているメールアドレスを就活でも使用していいのか？」と疑問に思っている学生は多いのではないでしょうか？
今回は就活で使用すべきメールアドレスと、その理由について説明したいと思います。
就活で使うメールアドレスのポイント
就活で使用するメールアドレスで重要視するべきことは、PCと携帯電話のどちらでも送受信できることです。
携帯でしかアクセスできない場合、企業からファイルが送られた時にいちいちPCに転送しなければいけません。手間に感じて保留していたら、いつの間にか忘れていた…なんてことを防ぐためにも、PCでも確認できるメールアドレスがいいでしょう。
一方で、PCでしかアクセスできない場合、PCの溜まったメールボックスに混在する、企業からのメールを見落としてしまうことがあります。企業からの大事なメールは、すぐに確認できる携帯電話でもアクセスできる状態にしておくのがいいでしょう。
就活用にメールアドレスを作るメリット
そもそも、就活用のメールアドレスを作ることにどういったメリットがあるのでしょうか。「わざわざメールアドレスを作るなんて面倒臭い」と考える方も多いかと思います。しかし、結論から言えば就活用のメールアドレスを作ることで非常に大きなメリットを享受することができます。
では、どういったメリットがあるのか。ここでは2つのメリットをご紹介します。
メールの整理がしやすくなる
就活用のメールアドレスを作ることの1つ目のメリットとして、情報の整理がしやすくなる点が挙げられます。就活シーズンになると、様々な企業から1日何十通ものメールを受信します。その際、就活に関するメールとそうでないメールが混合していると情報整理がしづらくなってしまいます。
特に、就活に関するメールの中には選考に関する重要なメールも含まれています。重要なメールが他のメールに埋もれてしまい、直前に知って焦るなんてことになってはいけません。なので、選考に関するような大切なメールが一目で見分けられるようにするためにも、就活に関するメールだけが届く、就活専用のメールアドレスを作った方がいいと言えます。
就活が終わったときに簡単に手放せる
就活用のメールアドレスを作ることの2つ目のメリットとして、就活が終わった際に簡単に手放すことができる点が挙げられます。就活中には多くの就活サイト・ナビサイトに登録することになります。そうすると、就活サイト・ナビサイトから日々お知らせメールが届きます。就活中はこうしたお知らせメールは欠かすことができませんが、就活が終われば一変して必要なくなります。
普段使用するメールアドレスでこうしたものに登録した場合、「就活が終わったのにまだお知らせメールが届く」といったことになりかねません。もちろん、メール配信を解除したり退会手続きを行えば良いだけですが、ログインIDやパスワードを忘れたなんてこともしばしば。非常に手間がかかりますよね。
しかし、就活専用のメールアドレスであれば就活が終わり次第手放すことができます。退会手続きや登録解除をする手間も省けます。このように就活が終わった際のことを考えて、就活専用のメールアドレスを作っておいた方がいいでしょう。
就活で使うべきメールアドレスはどれ？
みなさんが普段使用しているメールアドレスは、主に以下の3つだと思います。
①キャリアのメールアドレス
②大学から支給されたメールアドレス
③フリーメールアドレス
これらが就活で使うメールアドレスに適しているのかを説明します。
(1)キャリアのメールアドレス
キャリアのメールアドレスとは、@以下に「docomo.ne.jp」「ezweb.ne.jp」「i.softbank.jp」などが入っており、契約した会社に紐づいているメールアドレスのことです。
これらのメールは携帯でしか確認することができません。就活で使用することは控えたほうがいいでしょう。
(2)大学から支給されたメールアドレス
大学から支給されたメールアドレスは、PC・携帯のどちらでも確認でき、就活で使用するには適切なメールアドレスだと言えるでしょう。
しかし、企業とのメールはオフィシャルなものですから、既存のメールアドレスがあまりにプライベートを感じさせるものである場合は控えた方がいいでしょう。
(3)フリーメールアドレス
フリーメールアドレスとは、WEBブラウザ上で活用する無料のメールアドレスのことです。一般的には、Googleが提供している「Gmail」か、Yahoo！が提供している「Yahoo！メール」があります。PC・携帯の両方からアクセスできますので、就活で使うにはオススメのメールアドレスです。
しかし、既存のメールアドレスが１日の受信件数が多いもである場合は、就活での使用は控えた方がいいかもしれません。大事な就活のメールが他のメールに埋もれてしまう可能性があるからです。その場合は、新しく就活専用のメールアドレスを作ってみてもよいでしょう。
フリーのメールアドレスならすぐに設定できるため、就活専用のメールアドレスも簡単に作成することができます。
新しくメールアドレスを作るなら
就活専用に新しくメールアドレスを作る場合、オススメなのはGmailです。PCと携帯の両方からアクセスできますし、メールとカレンダーの連携ができます。
スケジュール帳に記入する日時をうっかり間違えたり、記入漏れを防いだりするためにもカレンダーと連携できるGmailがよいでしょう。
メールアドレスを作る際に気をつけること
シンプルで、覚えやすいものを
新しくメールアドレスを作る時は、シンプルで覚えやすい長さにするように心がけましょう。就活専用のメールアドレスは就活サイトにログインする時や、履歴書に記載する時に使用します。あまりにも長いアドレスだと、覚えていられず、いちいち携帯を出して確認しなくてはいけません。また記入ミスの原因にもなりますので、短く覚えやすいメールアドレスを設定しましょう。
名前や誕生日をベースにした、シンプルなものがオススメです。就活用のアドレスは企業と連絡を取るためだけのものですので、名前や誕生日がわかっても問題はありません。
ハイフンとアンダーバーは使わない
ハイフンとアンダーバーは、見分けにくく間違えやすいため、できるだけ使わないようにしましょう。特に履歴書を紙面で提出する場合、企業側も間違えないように注意を払わなくてはいけなくなります。
誰から見ても見間違えることのないメールアドレスを心がけた方が、企業に対しても丁寧です。
他にもメアドに関するマナーがきになる方は現役の社会人に質問してみましょう。
メンターズというサービスを使えば内定までサポートしてくれます。
就活用にメールアドレスを作った後のポイント
就活用のメールアドレスを作ったからといって、それだけで満足してはいけません。必要な設定を行わなければせっかく作ったメールアドレスを十分に使いこなすことができません。以下ではメールアドレス作成後に設定すべきポイントをいくつかご紹介しますので確認していきましょう。
スマホの通知設定をONにしておく
1つ目のポイントは、スマホの通知設定です。必ず通知がONになっているかを確認しましょう。また、GmailやYahooのメールアドレスを使う場合はスマホアプリがありますので、そちらを併せてインストールしておくことをオススメします。
特に注意すべきは大学のメールアドレスを使用する場合です。受信した際にスマホに通知が来るようになっているか、今一度確認しておきましょう。大学のメールアドレスについては各大学で設定が異なります。通知設定が出来ているかわからない場合はキャリアセンターや学生部に聞いてみると良いでしょう。
スマホに受信通知が届かないと大事なメールを見落とす原因になります。就活用のメールアドレスを作成した後には必ず通知設定を確認するようにしてください。
署名を作成する
2つ目のポイントは、署名の作成です。署名とは、名前や大学名、連絡先などをまとめたものです。企業や社会人にメールを送る際にはこの署名が必要になります。メールを送信するたびにいちいち署名を作成するのは時間の無駄です。なのでメールアドレスを作成した際に署名も一緒に作成するようにしましょう。
以下の記事で、署名とはどういったものかを例題とともにご紹介しています。こちらもぜひ参考にしてみてください。
就活でメールを送る際に気をつけること3つ
必ず件名を設定する
ビジネス上での必須のマナーとして、件名をつけましょう。社会人は１日に大量のメールを受信します。そんな忙しい社会人が一つ一つのメールの重要性を判断する基準は件名です。件名がないと最悪の場合、ゴミ箱行きになる可能性があるため、十分気をつけましょう。
また、件名を見ただけでメールの内容が把握できるような件名であると受信した側もわかりやすく丁寧です。件名を付ける時は、①誰から②どんな要件のメールなのかが分かるように注意して件名をつけましょう。
宛名と署名をつける
こちらもビジネス上では必ず守るべきマナーです。
宛名とは、メールを送る相手の所属企業や氏名をまとめたものです。所属企業、所属部署、氏名の順で文頭に書きましょう。しかし、相手の氏名がわからない時もあります。選考の前半に位置する面接の日程調整などでメールを送る場合です。その際は、相手の氏名ではなく、「新卒採用ご担当者様」と書くといいでしょう。以下の例を参考にしてください。
【氏名が分かる場合】
〇〇株式会社
人事部
山田太郎様
【氏名がわからない場合】
〇〇株式会社
新卒ご担当者様
署名はメールの送り主の氏名や連絡先をまとめたものです。①所属大学②氏名③メールアドレス④住所⑤携帯電話番号⑥自宅の電話番号を記入するようにしましょう。署名は長くなりがちですので、改行の位置に注意してください。下記のように、項目ごとに改行するのが一般的です。
○○大学△年⬜︎ ~~学部~~学科
氏名：田中花子
メールアドレス：▽▽▽＠◇◇◇
郵便番号：000－0000
住所：〇〇県△△市~~
携帯電話番号：000‐0000‐0000
迅速に返信する
ビジネスにおけるメールは、24時間以内に返信するのがマナーです。
早い返信にマイナスの印象を持つ人はいないので、「見たらすぐ」を意識しましょう。ただ、開封したのが夜遅くなってしまった場合は、深夜の返信は控えた方がいいでしょう。相手に不快感を与えたり、失礼だと捉えられたりしてしまいます。その場合は、翌日の午前中に返信した方が相手に対して丁寧です。
就活のメールアドレスの他に気をつけるべき点は？
ここまでの紹介で、メールアドレスを作るメリットや使うべきメールアドレスについて理解してもらえたと思います。ここからは、実際にメールを送る際にメールアドレス以外の部分で気をつけるべき点をいくつかご紹介していきたいと思います。
一目でメール内容が分かるような件名
まずメールを送る際に気をつけてほしいことが、パッと見てメールの要件が分かるような件名をつけることです。社会人の方々は１日に何十件、何百件というメールを受信しています。その中で、どのメールを優先して読むかは全て件名次第なのです。もし件名からメールの内容や要件を推測できない場合、それだけで読むのを後回しにされてしまいます。ですから、「所詮件名だから」などと件名を疎かにせず、簡潔かつ具体的な件名を目指すようにしましょう。
件名を決める際には必ず、メールの送り主の名前（自身の名前）とメールの概要が盛り込まれているかを確認しましょう。そうすることで、メールを優先的に読んでもらうことができるでしょう。
学生が就活でメールを送る大半のケースは、OBOG訪問にあたってのお願いメールでしょう。以下の記事では、OBOG訪問に向けた件名の具体例を紹介しています。こちらも参考にして見てください。
返信は遅くとも24時間以内
企業やOBOGの方からメールを受信した際には、遅くとも24時間以内に返信をするように心がけましょう。採用担当者やOBOGの方々は日々多忙を極めています。また、OBOGの方々は通常業務の合間を縫って就活生の相談にのってくれています。それにも関わらず、あなたからメールの返信がなかなか返ってこないと、スケジュールなどの調整を取ることができなくなってしまいます。相手に大きな負担をかける要因になりかねませんし、お互いに不利益を被ることになります。
なので、メールの返信は遅くとも24時間以内にするようにしましょう。加えて、深夜帯をなるべく避けて返信するようにしましょう。そうすることで採用担当者やOBOGの方々の負担を軽減させることができるはずですし、好印象を与えることでしょう。
以下の記事にメールの書き方例文を掲載しています。「メールの送り方がわからないから」とついつい返信を後回しにしがちです。そうならないためにも、こちらの記事を参考にして、できるだけ早く返信をするように心がけましょう。
宛名・署名を忘れずに
無論、宛名・署名を忘れてはいけません。宛名とは、手紙・書類に書く先方の氏名のことで、メールの文頭に書きます。また、署名とは、本人であることや責任を明らかにするために自分が氏名を記すことで、メールの文末に書きます。つまり、本文の最初に相手先の氏名等を書き、本文の最後には自分の氏名等を書くということです。
宛名・署名を記載することは、社会人として常識です。もし宛名や署名がメールに記載されていないと、「この子、マナーがわかっていないな」と相手から悪い印象を抱かれかねません。ですから、宛名・署名は必ず記載するようにしましょう。
また、メールには基本的に署名機能というのもがあります。いちいち署名を書く手間が省けるので、署名機能は積極的に活用しましょう。iPhoneでメールを管理している場合には、iPhoneの「設定→メール→署名」の順で署名を編集することができます。こちらも活用すると良いでしょう。
宛名・署名にはどんなことを書けば良いのか、具体的な書き方例を以下の記事でご紹介しています。こちらもぜひ参考にしてみてください。
おわりに
就活で使用するべきメールアドレスと、その理由について説明しました。
メールでのやりとりは社会人になってからも非常に重要です。就活の選考に直接関係がないからといってないがしろにせず、社会人になるための勉強だと思ってビジネスルールをマスターしてみてください。また、メールを送る相手は友達ではなく社会人です。一つ一つ丁寧な対応を心がけていきましょう。
メールを送る際のマナーがわからない方はメンターズというサービスを使って直接OBに質問することをオススメします。
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