「エントリーシートは完璧に記入できた！必要書類も揃った！よし、じゃあ企業に送付だ！」…ちょっと待ってください！
エントリーシートを送付する際に正式な「切手の貼り方」などのルールがあることはご存知でしたか？厳密に言えばこれら送付する際の決まりごとはビジネスマナーなので「必ずしなければいけないこと」ではありませんが、マナーを守っているかどうか1つでエントリーシートへの印象、そしてその送り主であるあなたへの印象は大きく変わってしまいます。不安にさせるわけではありませんが、「就活という人生の大イベントできっちりとビジネスマナーが守れない人が、実際に社会に出た時にビジネスマナーを守れるか？」という疑念を持たれかねません。
そこで今回の記事ではエントリーシートの切手の貼り方や料金をはじめとして、エントリーシートを送る方法やエントリーシートを送付する際のチェックポイントなどを解説していきます。
こちらの記事を読めば完璧にエントリーシートの送付方法に関わるビジネスマナーを理解することができますよ。
エントリーシートを送る方法
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それではまず最初にエントリーシートを送る方法について確認をしていきましょう。普通郵便で送るという手段が最もオーソドックスですが、他にも
- 簡易書留
- 特定記録
- 速達
といった手段を選ぶことができます。就活生がおかれているシチュエーションによって選ぶべきエントリーシートの送付方法をそれぞれ変えていくことがベストですね。
また企業によってはエントリーシートの送付方法を指定している場合もありますので気をつけましょう。
それでは上記の3つのエントリーシートの送付方法について詳しく解説をしていきます。
簡易書留
エントリーシートを郵便配達員の手から企業の受付担当者の人に確実に渡してほしいという場合には「簡易書留」というエントリーシートの送付方法がおすすめです。
この簡易書留はポストに投函ではなく郵便局の受付に持ち込まなければなりませんが、その代わり、確実に相手に渡してくれるということと、郵便局で送付をしたという記録が残るという証拠が残るというメリットがあります。万が一、エントリーシートが届かなくても記録に残っているため、送付したことを企業に証明できるというわけですね。
特定記録
郵便局の窓口に預けた時間や配達された時間などまで細かく記録したいという場合にはこの「特定記録」エントリーシートの送付方法がおすすめです。簡易書留と少し似ていますが違うのは簡易書留は受取人のサインや押印が必要である一方、特定記録には受取人のサインや押印が必要ないということです。エントリーシートがたくさん届く時期ですので、企業に負担をかけたくない、しかし一方で送付した記録は残したいという場合には特定記録がいいでしょう。
速達
エントリーシートの送付締め切りが近いという場合には、こちらの「速達」がおすすめです。速達はご存知の方の方が多いでしょうが、普通郵送よりも早く届けることができる送付方法ですね。
速達で間に合いそうになければ…
もし「速達でもエントリーシートが届かないかも！」という事態に陥っている場合にもまだ手立てはあります。その手立てとは、
- 新特急郵便を使う
- 企業に最も近い郵便局に速達で出す
という2つの手段です。
「新特急郵便」とは郵便局が開店したくらいの時間帯に速達で出すことでその日中に配達されるという送付方法です。ただこの「新特急郵便」は利用できる場所が限られているだけでなく、送料も割高のためご注意を。
また企業に最も近い郵便局に持ち込むという手段もあります。こちらも早い時間帯に窓口に持ち込むことで当日に配達してもらえる可能性が大きくなります。
エントリーシートの封筒に切手を貼る前に確認すること
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次にエントリーシートの封筒に切手を貼る前に確認することを確認していきましょう。以下の点が確認事項です。
- 必要書類に漏れはないか
- エントリーシートに記入漏れはないか
- 修正テープで消した部分に書き込んでいるか
- フリガナ欄に書き忘れはないか
- 証明写真が貼れているか
各事項について簡単に見ていきましょう。
必要書類に漏れはないか
エントリーシートに送り状などを付けている場合には、それにしたがって封筒の中の必要提出書類に抜けはないかどうかチェックを必ずしましょう。「入れているはずだったのに」と言っても送ってしまった後ではどうにもできません。
エントリーシートに記入漏れはないか
エントリーシートの送付方法が万全であっても、エントリーシートに抜けがあれば意味がありません。特に忘れがちなのが個人情報や学歴欄などの細かいところ。「後から正式なデータを確かめてから書こう」と思って忘れている場合が多いので注意してください。
修正テープで消した部分に書き込んでいるか
エントリーシートの中で修正が必要な部分が出た場合に、修正テープを使って消した部分を記入し忘れていることがあります。こちらも先ほど同様で「乾いた後から書こう」と思って忘れているということが多いのです。忙しく、やることがたくさんの就活時期だからこそこのようなケアレスミスには気をつけておきたいですね。
フリガナ欄に書き忘れはないか
先ほどのエントリーシートの書き漏れのところと同様で、フリガナ欄も忘れやすい部分です。細かいところですがしっかりと書き漏れがないかどうかチェックを怠らないようにしましょう。
証明写真が貼れているか
証明写真は1枚1枚が貴重なため、「全ての工程が終わってから貼る」ということを徹底されている方も多いはず。そのように気をつけているからこそ、証明写真を貼り忘れたまま提出してしまったという場合もあります。証明写真の裏に氏名・学校名を書いた上で、必ずエントリーシートに貼れていることを確認しましょう。
エントリーシートを送るときの切手の料金
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次にエントリーシートを送付する際の切手の料金を確認していきましょう。
定形外の郵便物については中身の重量によって値段が変わります。
- 50g ： 120円
- 100g以下 ：140円
- 150g以下 ；205円
となっています。ただ中身の重量について不安な方もいらっしゃると思いますので、そのような場合には郵便局に持ち込むのが確実です。
エントリーシートの切手の注意点
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最後にエントリーシートの切手に関わる注意点を解説します。
記念切手は適切ではない
まず記念切手は使用しない方がいいということです。ビジネスシーンでは通常の切手を使用することがマナーであり、ポップなデザインの切手はあまり印象が良くありません。
切手の数は3枚が限度
切手を貼る枚数は3枚が限度であるということも覚えておきましょう。基本的には1枚がいいのですが、通常の郵送方法ではない場合には2~3枚になることもあるでしょう。あまり多くの切手をベタベタと貼っては見栄えが悪くなります。
切手を貼るときはスポンジを使用する
切手を貼る際には水分を含んだスポンジで濡らして貼るということも大切です。舐めて貼る方もいますが、ヨレてしまったり、黄ばみがついてしまう場合があるため避けたほうがいいでしょう。
まとめ
今回の記事ではエントリーシートの切手の貼り方や料金をはじめとして、エントリーシートを送る方法やエントリーシートを送付する際のチェックポイントなどを解説していきました。
実際にエントリーシートを送付する際には再度、こちらの記事を確認しながらしっかりとエントリーシートを送れるようにしましょうね。
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