エントリーシートの作成に多忙を極める就活生のみなさん、エントリーシートなど必要書類を封筒にまとめて入れた際に併せて「送り状」というものを入れるということをご存知でしょうか。
学生の間にはなかなか「送り状」という言葉自体を聞いたことがないという人も多いでしょうし、こちらの記事を見て「送り状ってなに？」と疑問を抱いた方も少なくないはず。
そこで今回の記事ではエントリーシートに付ける「送り状」とは何か、「送り状」は付けるべきなのか、そして「送り状」の書き方などをご紹介していきます。また最後にはエントリーシートを入れた封筒を送付する際のチェックポイントも付けていますので、そちらも併せてご確認ください。
こちらの記事を読んでいただければエントリーシートの送り状に関わる事柄については全て網羅できるようになっています。
エントリーシートに付ける「送り状」って何？
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そもそもエントリーシートに付ける「送り状」とは何かについて知らなければ始まりません。こちらでは、この記事の主役となる「送り状」についての説明をしていきますので、すでに知っておられる方は次の見出しに進んでください。
送り状とは何か
送り状とは、「封筒を送付する企業に対して『送付した書類についての大まかな内容』を伝えるための書類」のことです。噛み砕いて言えば「この封筒はどこの誰がいつ送っていて、どのような内容なのか」ということを企業に通知するための書類です。
この送り状はビジネスシーンで送付されるものにはほとんどの場合、添付されているものでもあります。
ではこの「送り状」にはどのようなことが書かれているのかというと、
- いつ送付したのかの日付
- 送付先企業
- 送付した側の所属（大学名など）
- 送付した側の連絡先
- 送付した側の氏名
- 送付した書類の件名
- 送付した書類のあらまし
- 送付した封筒の中に含まれている書類
となります。エントリーシートを送付する封筒には様々な書類が含まれている可能性があるため、端的に封筒を送付した目的を伝えられることが「送り状」の良い点です。
基本的には記事後半に紹介するエントリーシートに付ける「送り状」のフォーマット（書き方）にしたがってパソコンのWordソフトで作成すればいいだけです。
エントリーシートに「送り状」は付けるべき？
ではそもそもエントリーシートに「送り状」は付けるべきなのでしょうか。その答えとしては郵送する場合には「必要」であり、持参する場合には「不要」ということが言えます。
そもそもこの「送り状」とは、「誰に対して何を送付したのか」ということを伝えることが第一義です。中身がエントリーシートが1枚だけであれば内容物や送付先を明らかにしなくてもいいかもしれませんが、封筒の中身が多ければ多いほど「誰に対して何を送付したのか」を明記することが必要になっていきます。
例えばエントリーシートが2枚以上になってしまった場合、採用担当者が気づか図に1枚だけで選考をする場合もあります。そのような際に送り状に「エントリーシート2枚」と書いてあれば、しっかりと探してもらえるでしょう。もし送り状がなければ見落としがあったとしても確認すらしてもらえません。
このように送付状は「私は間違いなくこれだけの書類をあなたに対して送りました」ということを念押しするためにも必要なのです。
一方でエントリーシートなどの提出書類を直接手渡しする際には送り状を付ける必要はありません。送り状とは、受け取り主に直接会って「これだけのものが入っています」ということを伝えることができないときに必要だからです。その代わり、手渡しの際には内容物の確認を怠らないように注意しましょう。
エントリーシートの「送り状」の書き方
次にエントリーシートに付ける「送り状」の書き方についても見ていきましょう。
先ほども述べたとおり、送り状に必要な情報は
- いつ送付したのかの日付
- 送付先企業
- 送付した側の所属（大学名など）
- 送付した側の連絡先
- 送付した側の氏名
- 送付した書類の件名
- 送付した書類のあらまし
- 送付した封筒の中に含まれている書類
です。それぞれの説明・注意事項を見ていきましょう。
いつ送付したのかの日付
西暦・元号どちらでも構いません。また日付については送付日、もしくは送付日前日の日付を書きましょう。
日付は右揃えで入力します。
送付先企業
必要なのは企業名・担当係名・担当者名の3点です。全ての事項を正式名称で記入し、誤字・脱字のないように注意しましょう。
企業名等は左揃えで入力します。
送付した側の所属（大学名など）
大学生であれば大学の、転職者であれば企業の正式名称・住所を記入しましょう。また大学の場合には所属学部・学科まで忘れず記入をします。
送付した側の所属は右揃えで入力します。
送付した側の連絡先
日中、最も取りやすい電話番号を書きましょう。エントリーシートに記載した連絡先と同一のものが好まれます。
連絡先は右揃えで入力します。
送付した側の氏名
こちらは自身の名前を書きましょう。
氏名は右揃えで入力します。
送付した書類の件名
タイトルは「応募書類送付のお知らせ」と記載すれば問題ありません。
タイトルは中央揃えで入力します。
送付した書類のあらまし
こちらは挨拶・送付した封筒内の説明などを記入します。以下、例文を載せますのでこれにしたがってアレンジをしてください。
また送付した書類のあらましは左揃えで入力をします。
送付した書類のあらましの例文
拝啓、時下ますますご清栄のこととお喜び申しあげます。
貴社の採用選考に応募致したく、必要応募書類一式を同封致します。
内容をご覧いただき、採用選考のご機会をいただけますことをお願い致します。
何卒、宜しくお願い致します。
敬具
送付した封筒の中に含まれている書類
最後に送付した封筒の中に含まれている書類を枚数も含めて全て記載します。以下の記載例に従って書いていきましょう。
ちなみに送付した封筒の中に含まれている書類については中央揃えで入力します。
送付した封筒の中に含まれている書類の例文
記
通知報告依頼文 1枚
エントリーシート 2枚
返送用封筒 1枚
以上
エントリーシートの「送り状」を入れた封筒を送付する前にチェックすべきポイント
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最後にエントリーシートの「送り状」を入れた封筒を送付する前にチェックすべきポイントを見ていきましょう。
チェックすべき点は以下の4点です。
- 誤字・脱字のチェック
- 採用担当者・志望企業の名前間違いがないか
- 敬称などを忘れていないか
- 書類が揃っているか
これらのチェックポイントは最低限のことなので、他にも「証明写真を貼り忘れていないか」「エントリーシートに書き漏れがないか」など自分で気づくことができる範囲でチェックを怠らないようにしましょうね。
まとめ
今回の記事ではエントリーシートに付ける「送り状」とは何か、「送り状」は付けるべきなのか、そして「送り状」の書き方などをご紹介していきました。
「送り状」については「絶対に送るべきもの」ではありませんが、ビジネスマナーとしては「送ることが推奨されているもの」であります。1企業ずつに作成するのは手間もかかりますが、できればエントリーシートに添付することが丁寧でしょう。
また最後に紹介したエントリーシートを入れた封筒を送付する際のチェックポイントについても、いざエントリーシートを送付する際に活用してくださいね。
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