エントリーシートを封筒に入れて送付したことのある就活生は意外と少ないのではないでしょうか？就活以外でも普段書類を送付する機会はあまりまりませんし、最近ではほとんどの企業がWebでのエントリーを採用しているため、いざ、郵送指定の企業に応募しようとして困った経験がある方も多いと思います。今回はそんな就活生のために、エントリーシートを封筒に入れて送付する際のマナーや注意点をご紹介します。
・エントリーシートを送付する封筒の選び方
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まずは、基本的な封筒の選び方についてご紹介します。学生生活では、A4の紙を郵送する機会は普段あまりないので、困ってしまう人も多いのではないでしょうか。今回は、大きさから色まで詳しく見ていきます。
①送るものに適した大きさの封筒を選ぶ
エントリーシートを送付する際の封筒は、角形2号(角2)を選びましょう。角2なら、A4サイズがそのまま入ります。そのかわり、カバンにしまうときにファイルにしまうことができないため、端が折れてしまいがちなので、持ち運ぶ際は折れないように注意しましょう。
②中身が透けない色・厚さの封筒を選ぶ
エントリーシートを送付する際の封筒の色は、白が最適です。白い封筒は厚めに作られているものがほとんどで、中身が透けないのでプライバシーの保護の観点からもエントリーシートを送るのに最適です。白が望ましいという意味で、決して茶封筒が絶対にNGなわけではないので、茶封筒しか用意できないときはそれでもOKです。
・エントリーシートを送付する際に封筒の他に準備するもの
封筒さえあれば送付できそうに感じますが、エントリーシートを郵送する際は封筒以外にも準備が必要です。ぎりぎりの夜になって慌てて準備することにならないよう、前もって準備しておきましょう。詳しくご紹介します。
①透明なクリアファイル
書類を送付する際、雨が降った場合中まで染みてしまう場合があります。それを防ぐため、エントリーシートはクリアファイルに挟んで送付するのが望ましいです。角2封筒は大きくてシワになりやすいため、それを防止する役目にもなります。
②油性のペン（黒・赤）
こちらも、雨が降ったときのための準備です。宛名は封筒の外側にむき出しになっているため、水性のペンではにじむだけでなく消えてしまいかねません。水性のペンで宛名を書くと、郵便局でも「このペンでは雨が降った際消えてしまいますがよろしいですか？」と確認されます。必ず油性のペンを用意しましょう。ボールペンでももちろんOKですが、出来ればサインペンだと文字が大きく見やすく書けるためより良いです。また、エントリーシートを送付する際には、封筒の外側に「応募書類在中」「エントリーシート在中」などと書く必要があります。これは赤色で書くため、赤の油性のペンも準備しましょう。
③粘着力の強いのり
エントリーシートを送付する際は、封筒の封はテープではなくのりでとめます。セロハンテープなどのテープは剥がれやすいですし、うまく開ければ未開封のように見せかけて開け、もう一度閉じることができてしまいます。そんなことをする人は居ないと思うかもしれませんが、「実際に開けられるかどうか」は問題ではなく、「開けられないようにしっかりとめられているかどうか」が問題なのです。またもう一点、テープでとめてしまうと最後に触れる「封字」も書けなくなります。のりはスティックのりよりも液体のりが無難です。液体のりは使いにくくて苦手な人も多いかもしれませんが、一度付くとスティックのりよりもかなり強い粘着力があります。ただしスティックのりよりも乾くのに時間がかかるので、しっかり乾かしてから郵便局に持っていきましょうね。
封筒の口に両面テープがすでに付いているタイプの場合、のり付けする必要はありません。そのまま付属の両面テープを使ってしっかり封をしましょう。また、どうしてものりが苦手だという人は両面テープで代用しても構いません。その場合は、薄くて粘着力の強いタイプのものを選び、はみ出さないよう注意して貼りましょう。
④送付状
最後に、送付状です。学生生活では馴染みがないかもしれませんが、何かを送付する場合、基本的には何が入っているかを明記した送付状が必要です。「相手の捨てる手間を増やしてしまうのでは？」と心配になる方もいるかもしれませんが、会社同士のやりとりなどでは必ず送付状がついているため、企業の社員さんは入っていて当然と思っていますので、こちらが手間を気にする必要はありません。ただし、企業によっては「送付状は不要です。」「送付状は添付しないでください。」などと注意書きがある場合もありますので、しっかり確認し、不要の記載が無い場合は添付するようにしましょう。
送付状の書き方についてですが、
①左上に宛名
②右上に日付と送り主
③タイトル
④挨拶
⑤要件
⑥送付物一覧
をA4の要旨に記載します。例をご紹介しますので参考にしてください。
×年×月×日
〇〇株式会社
人事部 ●●様
（もしくは人事部 御中）
△△大学
就活 太郎
TEL:090-1234-5678
E-Mail:abcde@ac.jp
エントリーシート送付について
拝啓 貴社におかれましては時下ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。
早速ではございますが、以下の書類をお送り致しますので、ご査収くださいますようお願い申し上げます。
記
・エントリーシート 1枚
・履歴書 1枚
以上
挨拶の定型文は、インターネットで検索するとたくさんあります。季節のあいさつを加えたもっと長いものも出てきます。それでももちろん構いませんが、会社同士のやり取りではないですし、簡潔な方が読むほうの手間もとらせませんのでシンプルをオススメします。長く書く場合は季節に合った文言かどうかを確認しましょう。また、「拝啓」のあとは一字開けるのが一般的です。
・エントリーシートを送付する際の封筒の宛名の書き方
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次は、エントリーシートを送付する際の封筒の宛名の書き方についてご紹介していきます。宛名は、送られてきた郵便物で最初に目に入る部分です。印象を大きく左右しますので、とにかく「丁寧」を心掛けましょう。大きなサイズの封筒でも、小さい封筒でも基本的なマナーは同じです。以下の4点の書き方を気をつければ、マナーを守った失礼のない封筒となりますので参考にしてください。
①送り先の住所・名前の書き方
まずは送り先の住所・名前の書き方です。まず、横書きと縦書きがありますが、これはどちらでもかまいません。どちらの場合も、相手の名前（担当者の名前が明記されていないが場合は企業（or部署）の名前）が封筒の真ん中に来るように書きます。名前や部署名の横に会社名を書く場合は、名前より少しだけ小さい字で、少しスペースを開けて書きます。住所は、郵便番号の枠のある封筒の場合は枠の右端の下から住所を書き始めます。枠が無い封筒の場合は、封筒の右上に郵便番号を書き、その下に住所を書きます。当たり前ですが、丁寧な見やすい字で、大きめを心掛けて書きましょう。キレイな字でも、小さいと見にくいです。
②送り主の住所・名前の書き方
忘れてはいけないのが送り主の記載です。急いでいたりしてうっかりすると忘れてしまうことがあるので気をつけましょう。送り主の住所や名前は封筒を裏返した左下に、小さめに記載します。送り先の宛名よりも小さい字で、封筒を縦横に4つに分割した時の左下の1枠に収まるように書きましょう。書き方は名前を封筒の真ん中にもってくるというところ以外は、宛名と同じです。宛名で会社名を書いた部分には、大学名を書きましょう。
③「応募書類在中」の書き方
エントリーシートなど、書類を送付する場合は何が入っているのかが一目でわかるよう、封筒の外側に内容を記載します。このとき、朱書きにする必要があるため赤いペンを使います。宛名の左下に、「応募書類在中」または「エントリーシート在中」と赤いペンで書き、周りを定規を使って四角で囲みます。フリーハンドでもキレイに書けるならばかまいませんが、定規を使って一辺一辺書くのが無難です。
エントリーシートを購入した際に付属でついてきた封筒には、もともと書いてある場合がほとんどですのでそのまま使いましょう。自分で用意した無地の封筒の場合は、忘れず記載してください。
④その他・封をする際やした後の注意点
封をする際は、のりや両面テープがはみ出ないように気をつけましょう。毎日何通もの書類を受け取る人事の社員さんは開けるときはのりを剥がすのではなく、封筒カッターを用いるはずです。剥がしやすさを気にする必要はまったくありません。また、封をした後は再開封されていないしるしに、「封字」を書きます。封をした部分の中央に、封筒の蓋の部分と本体の部分両方にまたがるように「〆」「封」「締」などを書きます。基本的には一般的な、「〆」を使いましょう。境目の部分はデコボコしていて、ボールペンの場合は特に引っかかるので、気をつけて書いてください。また、〆は意外と書きにくいので、〆という字を普段使わない人は何回か書く練習をしてから封筒に書くことをおススメします。
・送付・封筒のマナーを守ってエントリーシート選考を突破しよう
いかがでしたか？エントリーシートを送付する際には、注意すべき点がたくさんあります。特にエントリーシートを書き終わってひと段落している状態では、封筒の外側のことまで気が回らないこともしばしばです。エントリーシートを書き終わったら一度落ち着き、封を閉じるまでがエントリーシートの作成だと思って丁寧にやりましょう。宛名の書き方で落選することはありませんが、印象は大切です。中身をしっかり評価してもらうためにも、気持ち良いマナーでエントリーシートを送付しましょう。
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