就活に付き物なのが履歴書の提出です。大学指定のものや、大手就活サイト公式のものなどさまざまな様式の履歴書が大学生協や文房具屋さんなどで販売されています。
今回は、そのような市販の履歴書ではなく、インターネット上で無料公開されている履歴書テンプレートについて、使い方や注意点を押さえていきたいと思います。
【就活で便利！履歴書のテンプレート①】履歴書テンプレートの種類
ネット上に公開されている履歴書テンプレートは大きく分けて２つ存在します。新卒用と、中途採用用です。実際に履歴書に「新卒」「中途」の記載があるわけではありませんが、中途採用向けの履歴書は職歴欄が大きく作られているものが多く、新卒のみなさんにとっては無駄なスペースとなります。新卒を意識して作られた履歴書は、職歴欄が小さくなっていて、志望動機や趣味・特技などの欄が大きく配置されているものが多いため、履歴書テンプレートをネットからダウンロードする際にはこのあたりのレイアウトに気をつけて見るようにしましょう。
【就活で便利！履歴書のテンプレート②】履歴書テンプレートの選び方
そもそも、履歴書テンプレートを利用する一番のメリットはなんでしょうか？無料だから？無料なのはもちろん魅力ですが、実際には印刷する手間もありますし、印刷する際には普段使っているぺらぺらの用紙ではなく、少し厚いしっかりした紙を使う必要もあります。しかし、この手間をかけても履歴書テンプレートを使うメリットはあります。
履歴書テンプレートを使う1番のメリットは、様々な人が様々な様式のテンプレートを作って公開しているため、自分に合ったものを選べるということです。例えば、エントリーシートで志望動機や自己PRに関しては詳しく書いたものを既に提出していて、履歴書の提出は形式的なものである場合、志望動機や自己PR欄が広い必要はないですよね。むしろ、趣味や特技など自己紹介を兼ねる欄が広いことが望まれるとおもいます。市販の履歴書も、いろいろなレイアウトのものがありますが、１つの店に置いている履歴書の種類はあまり多くないため探すのに骨が折れます。履歴書テンプレートなら、インターネット上で、短時間で自分の欲しいレイアウトのテンプレートを探すことができます。
レイアウト以外にも履歴書テンプレートを選ぶポイントはあります。ファイル形式です。Word、Excel、PDFなど、様々な形式のテンプレートが存在し、用途によってどの形式のファイルをダウンロードするか決める必要があります。
1.Word形式
多くの人が使ったことがあって、親しみやすいのはWord形式のファイルでしょう。Wordファイルなら、ダウンロードした後パソコンで文字を打ち込むこともできます。その場合は、字体や文字サイズに注意する必要があります。字体は明朝体が無難ですが、ゴシック体でも問題はないです。基本的にはこの２つのどちらかで入力するようにしましょう。文字サイズは、全体で統一する必要はありませんが、たくさん書くために極端に小さくしたり、逆に枠に対して大きすぎるのもNGです。枠に見合った最適サイズで入力するようにしましょう。このように、Word形式の履歴書テンプレートは手書きではなくパソコン上で作業したい人にオススメです。
【Word形式の注意点】
Word形式でファイルをダウンロードした場合、パソコン環境によってはレイアウトがズレてしまう場合があるので、印刷する際やデータを送信する際には自分のパソコンの画面でキレイに見える状態でPDFとして保存してから、PDFファイルとして印刷や送信するのがオススメです。PDFファイルは、現在画面に見えている状態で固定してファイル化してくれるので、違うパソコンで見たときにズレたりする心配がありません。ただし、PDFにしてしまったらもう書き込めないので、Wordの状態で完成させてからPDF化する必要があります。
2.Excel形式
Wordの次に馴染みのある人が多いのが、Excel形式のファイルです。Excelファイルは、Wordファイル同様パソコン上で書き込むことができます。しかし、セル内の改行や余白部分の調整など、使い慣れていないと苦労する部分が多いため、特別な事情がない限りはWord形式を選ぶと良いでしょう。印刷して手書きする場合はどちらの形式でも特に問題ありません。Word形式とExcel形式には、使い勝手の上で大きな違いはないので、これまでの大学生活で使い慣れている方を選ぶと良いでしょう。
【Excel形式の注意点】
ExcelファイルもWordファイル同様、パソコンの違いによって表示がズレてしまう可能性があります。また、Excelファイルのままでは画面では見づらいため、データとして送信する際や、作成したパソコンとは別のパソコンで印刷する際にはPDF形式で保存し直す必要があります。
3.PDF形式
印刷して手書きで書くつもりなら、PDFファイルが圧倒的にオススメです。パソコン上で書き込むことは出来ませんが、作成者が作ったそのままの状態でファイルを表示して印刷することができます。WordやExcelも、印刷して使う場合は先にPDFファイルで保存した方が安心なことを考えると、その手間を省くためにも最初からPDFのファイル形式でダウンロードするのが効率的です。
【PDF形式の注意点】
PDFファイルの注意点は、パソコンで記入することができないという部分だけです。もし、手書きではなく打ち込みたいと考えているならば、PDF形式はNGです。
【就活で便利！履歴書のテンプレート③】履歴書テンプレートを使う際の注意点
とても便利な履歴書テンプレートですが、使用する際にはいくつか注意点があります。１つは上で散々述べてきた、ファイル形式の問題です。特に、履歴書をデータのまま送信する場合は、手書きだとスキャンの手間があるのでパソコンで記入したいですよね。その場合、WordやExcelを選ぶことになると思いますが、そのデータを送る際には特に注意が必要です。WordやExcelは、パソコンの規格によって表示がズレてしまうため、送る際には必ず、PDFファイルとして保存し直したものを送りましょう。印刷する際も同様です。
２つ目は、印刷する際の注意点です。履歴書を印刷する場合は、一般的にはA3用紙に横向きで印刷し、半分に折ったA4の大きさの状態で使用します。このとき、普段使いのペラペラの紙に印刷せずに、厚めの紙を用意しましょう。大きな本屋さんや文房具屋さんに行けば手に入ります。A3用紙は、普段はあまり使う機会がないので少なめの枚数のもので十分です。
【就活で便利！履歴書のテンプレート④】ダウンロードした履歴書への記入は手書き？パソコン？
履歴書テンプレートをダウンロードして使う場合、誰もが迷うのが「手書きか、パソコン入力か？」という問題だと思います。この疑問には正解がないので、最終的には自分が履歴書を提出する企業の雰囲気や性質を見極めて決めてください。手書きだったから、パソコンで入力しているからという理由で選考を落とされることはまず無いはずです。そんな理由で落とす企業は、こちらから願い下げしてやりましょう。
しかし、どちらでもいいと言っても印象として良い方を選びたいと思うのは当然です。心配ならば、基本的には手書きを選びましょう。持参する場合や郵送する場合は、結局印刷することになるので尚更手書きが無難です。誠意を込めて丁寧に書いた字は、見る方に伝わるものです。ただし、データで送るよう指示された場合や、パソコン記入を推奨しているような社風の会社の場合は入力にすると良いです。
【就活で便利！履歴書のテンプレート⑤】履歴書の書き方・押さえるべきポイント
最後に、履歴書の書き方とポイントをご紹介します。
基本的に、左側1ページが基本情報と学歴欄、右側1ページが自己PRや保有資格、趣味・特技などのアピールポイントを記入する欄となっています。
1.学歴欄
学歴欄は、特に指定がない場合は中学校卒業から記入します。高校からは入学と卒業をきちんと書きましょう。大学卒業見込まで記入したら、次の行の右端に「以上」と記入します。
2.職歴欄
職歴欄にはアルバイト経験は記入しません。アピールしたい場合は自己PRの部分で記入しましょう。履歴書は、基本的に空欄を作らないのがマナーと言われていますので、「なし」と記入しましょう。右端に「以上」を書くのはここでも同様です。
3.資格欄
資格欄は小さく作られていることが多いので、アピールすべき資格をたくさん持っている方は資格欄が大きめの履歴書テンプレートを探してみましょう。TOEICなどの試験はもちろん、運転免許も所持しているなら書いた方が無難です。
4.趣味・特技などの自己PR欄
ほぼすべてのタイプの履歴書に、趣味や特技を記載するPR欄があります。新卒の場合は、自己アピールする大事な項目です。エントリーシートに詳しいことを書いて提出してある場合は、その内容を簡単に要約して書きましょう。エントリーシートを提出していない・エントリーシートに自己PR的な項目が無かった場合は、端的に自己アピールをしましょう。基本的に履歴書は、長すぎる文章を書くのはよくありません。欄に対して字が小さすぎると不格好だし、読みにくいためです。自分をしっかりアピールしたい気持ちはわかりますが、読む人の気持ちを考えて本当に伝えたいことを選んで書きましょう。
5.志望動機欄
志望動機も自己PR欄と同様です。すでにエントリーシートを提出している場合はその時書いた内容を要約して程よい長さにして書きましょう。ここでも、長すぎるのはNGです。見やすさを1番に考えて丁寧に書きましょう。
おわりに
いかがでしたか？今回は、履歴書テンプレートをダウンロードする際の注意点や履歴書テンプレートの記入方法をご紹介しました。履歴書は、採用担当者が何度も目にする「あなたを企業に紹介する」プロフィールシートのようなものです。見やすく、わかりやすくを意識して丁寧に書けば、少しくらい作法が間違えていても印象が大きく落ちることはありませんから、丁寧に書くことを意識してみてください。そのためにも提出日に余裕を持って書き上げることが大切ですよ。
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