【例文あり】インターンシップに向けた気を付けたいメールの送り方

そろそろ、就活を始めてみようかな・・・。そんなときに誰もが頭によぎるのが、インターンシップ。インターンシップは、実際に企業の中身を知ることができ、社員さんともコンタクトをとることができる貴重な機会です。

インターンシップに参加する際には、企業とメールのやり取りをすることも少なくありません。しかし、本格的な就活をまだ始めていないみなさんにとって、企業との連絡の取り合いは初めてのことだらけです。どうやって送ったらいいかわからない。件名は？挨拶は？そんなみなさんのために、インターンシップに参加する前に押さえておきたい、ビジネスメールのマナーについてご紹介していきます！

【インターンシップメールの送り方①】ビジネスメールのマナー

大学でも、目上の人にメールで連絡する機会はたくさんありますよね。授業の担当教授や、教務にメールで問い合わせなどの連絡を取ったことがある人も多いと思います。しかし、その際に「ビジネスメール」を意識してマナーを調べたことがある人は少ないのではないでしょうか。「学生だから」で許されていたなんとなくのマナーは、就活が始まれば通用しません。絶対に押さえておきたいビジネスメールのマナーを3つ、ご紹介します。

①    件名はメールの要件が把握できる内容に

ビジネスマンは、毎日毎日、本当にたくさんのメールを読みます。メールチェックの際に、ダブルクリックして中身を表示させなくても、件名を流し読みするだけで届いているメールがだいたい把握できることはとても大事なことです。たとえば、

「インターンシップ」

という件名では、インターンシップに参加したい人からのメールなのか、参加が決まっている人からの問い合わせなのか、はたまた社内のインターンシップ開催に関する業務連絡なのか、何もわかりません。しかし、

「インターンシップ参加の申し込み【○○大学　△△（名前）】」

「インターンシップ日程調整の件【○○大学　△△（名前）】」

このように、このメールには何が書いてあるのかが件名に組み込まれていれば、届いているメールがどんな内容なのか、読まなくてもだいたいわかります。メールが何十通も届いているメールボックスを見て、多くの人は件名を頼りにメールを読む順番を決めていきます。「インターン」とか「会議」のような漠然とした件名のメールは、後回しにされがちです。

わかりやすい件名は、相手のことを考えているだけでなく、早く読んでもらうためにも必要なのです。ただし、長すぎる件名は表示する際におしりが切れてしまいますし、パッと見てわかる、ということが大切なので、わかりやすく、「簡潔に」書くことを心掛けましょう。

②    宛名・署名は省略せず丁寧に

大学で送っているメールにも、ほとんどの人は署名をきちんとしていると思います。しかし、宛名はどうでしょうか？「○○　先生」「○○　教授」と書くことがほとんどですよね。インターンシップなどで企業にメールを送る場合は、会社の名前や相手の所属も省略せずにきちんと書きます。また、相手が組織なのか、個人なのかで敬称が異なりますので気をつけましょう。組織の場合「御中」、個人の場合は「様」を使います。

名前や会社名に間違いがないか、送信する前に必ず確かめましょう。

また、署名に関しては大学で使っているものでかまいませんが、大学名や学部、学科を省略せず、連絡先を入れるのを忘れないようにしましょう。また、メールアドレスは大学指定のものを記載しましょう。

③    本文は、だらだらと長く書かない

メールは、とにかく「簡潔に」が合言葉です。まず初めに、あいさつ文を書きますが、手紙のように季節のあいさつなどは必要ありません。

・初めてご連絡させていただきます。

・お世話になっております。

インターンシップに関するメールでは、上の2文を押さえておけば十分です。初めてメールを送る際には「初めてご連絡させていただきます。」とあいさつし、それ以降やインターンシップに参加した後のメールでは「お世話になっております。」とあいさつしましょう。

あいさつの後に、まず名乗り、その後要件を述べます。

上記のように、簡潔に短く、そして適度に改行を入れます。パソコンの画面では、横に長い文章はとても読みにくいためです。

以上のマナーを意識して、ここからはそれぞれのシチュエーション別に、具体的なメールの内容についてご紹介していきます。

【インターンシップメールの送り方②】メールへの返信の仕方

自分から送るメール以上に困るのが、企業からのメールに返信するときではないでしょうか。「返信ってマナーがありそうだけど、よくわからない・・・」そんな風に思っている人がほとんどだと思います。ここでは、そんな「返信マナー」について紹介していきます。

①      返信時も宛名・署名はきちんと書く

先ほどご紹介した、宛名と署名に関しては、返信のときも省略せずそのまま書きます。2回目だからといって簡単にしたり無くしたりせず、きちんと書きましょう。

②      件名は変更しない

件名は、メールを追う上での大切な目印となるため、返信時には変更しないようにしましょう。Re:もついたままでかまいません。

③      作成メールの後に表示される以前のやり取りは消さない

これは、迷う人が多いのではないでしょうか。パソコンのメールでは、送られてきた内容が薄い色の字になってメール本文の後ろに表示されますよね。これをつけたままでは、マナー違反なのでは？と思う方もいるかもしれませんが、そこは相手の気持ちになって考えましょう。自分が1日に何十通ものメールを読むビジネスマンだったとして、その何十通のメールの内容なんていちいち覚えていられませんよね。返信をもらったとき、わざわざ元のメールを探すのは面倒ですし、相手に時間を取らせてしまうことになります。これまでのやり取りを一目で確認できるこの機能は大変便利で重宝するものなのです。つまり、消さずに残しておくのが正解です。

【インターンシップメールの送り方③】応募メールの送り方　

最近では、インターンシップや本選考の応募の際にはほとんどの企業が就活生用の独自のマイページを作って、その中からエントリーシートや履歴書が提出できるようになっています。ですから、インターンシップの応募メールを作って送る、という経験はしない人も多いでしょう。しかし、一部の企業は、マイページの開設をせずに自らメールでコンタクトを取ることが必要とされます。そのような企業にインターンシップの応募メールを送る場合、どのように書けば良いのかご紹介します。

件名、宛名、あいさつ文、署名に関してはこれまで紹介してきたことと何も変わりません。

本文には、応募のきっかけや何をしたいのかなど、意気込みの部分に少し触れましょう。言いたいことがたくさんある場合はもう少し長くても構いませんが、長すぎるのはNGです。

また、このメール自体を「応募」にしてしまうのは気が引けるという方は、

「つきましては、応募に必要な提出物についてご教示いただけますと幸いです。」

と、これから応募します、という意思を見せる一文を入れましょう。ただし、これはホームページをしっかり確認して、応募方法に関する明確な記載がない場合のみ使ってくださいね。

【インターンシップメールの送り方④】問い合わせメールの送り方

選考に通り、晴れてインターンシップに参加できることになりました。しかし、日程についてわからないことが・・・。そんなとき、メールでの問い合わせは、電話と異なり相手の拘束時間を最小にすることができます。しかし、メールで質問するというのも、普段メールし慣れていない人にとっては結構大きなハードルですよね。しかし、押さえるべきことは他のメールを出すときと何もかわりません。

既に参加が決まっていて問い合わせメールを送る場合、メールするのは初めてでも、その会社には既にお世話になっているので、あいさつ文は「お世話になっております。」にしましょう。また、質問は簡潔にする必要がありますが、質問した理由も簡単に添えると印象が良いです。基本的なマナーは、他のシチュエーションの場合と同じですので、自分が質問したい内容に合わせて本文を考えてみてください。

【インターンシップメールの送り方⑤】お礼のメールの送り方

お礼メールは社会人の第一歩です。特にインターンシップに参加した場合は、今後の選考に繋がる場合もありますので、きちんとしたマナーでしっかりお礼しましょう。

ただ、「ありがとうございました」と伝えるのではなく、何を得ることが出来て、どういう気持ちで参加できたことに対するお礼なのかがわかるよう、このメールでいう3段落目のような文章を入れましょう。この場合も、長く書くのは禁物です。簡潔に、気持ち良い文章を心がけてください。

・おわりに

いかがでしたか？基本を押さえれば、内容が変わっても対応することができます。メールは、社会人の第一歩です。これを機に、誰に送っても恥ずかしくない、マナーを守ったメールを書けるようになって、就活への一歩を踏み出しましょう！