就活生必見！面接の日程をメールで行う際のポイント

就活では面接などの選考日程の連絡をメールやナビサイトを使って行うことがよくあります。

普段、友人などとLINEやSNSでのやり取りはしていてもメールはあまり使ったことがないという就活生の方も多いと思います。就活では企業の採用担当者とメールでやり取りする機会が増えてきます。人事担当者は社会人ですので学生視点ではなく社会人視点でメールを送ることが必須です。その際に気をつけたいポイントや社会人として最低限押さえておきたいポイントについて解説していきます。

就活の面接日程はメールやナビサイトで行うことが多い

面接日程の調整がメールで行われるメリット

メールの良い点はいつでも送信できるし、いつでも開封できる点です。電話でのやり取りだと繋がらない、折り返さないといけないなど時間効率があまりよくありません。

またメールは削除しない限り文面が残りますので言い間違いや聞き間違いを防ぐこともできます。「明日の面接何時からだったか忘れてしまった…」なんて時もメールを読み返せばわかるのはメリットです。

返信メールの具体的な書き方

では実際に人事から面接日程の案内が来た場合にどう返信したらよいのかわからないという就活生も多いと思います。さすがに「わかりました」だけで返すわけにはいきません。あくまでも相手は社会人ですのでビジネスメールのルールに従って書く必要があります。

以下は面接日程調整のメールに対する返信の具体例です。

上記のように、冒頭に相手の会社名と担当者名を書きます。担当者の名前がわからなければ採用担当者様でOKです。

次に本文でメールで伝えたい内容を書き、最後に署名という構成です。

これがビジネスメールの基本ですのでこの構成で書くと良いでしょう。

就活生が面接日程のメールを送る時は件名も重要

なぜ件名にこだわるべきか

就活のピーク時になると人事担当者のもとには1日に1000件を超えるメールが届く事もあります。全てが就活生からという訳ではありませんが、この大量のメールに優先順位を付けて処理していきます。その際に人事が一番はじめに確認するのが「件名」と「誰からか」です。

例えば、皆さんもLINEが届いた時に「誰からか」と「トーク画面」に表示される文章で開くか後回しにするか判断しませんか？この人からのLINEだからすぐに見ないと･･･とか、この人は暇な時に返そう･･･とか。人事もメールを開く優先順位は、皆さんのLINEと似ているという訳です。

というように要件と誰からかがわかるような件名を付けるようにしましょう。

件名でReを使うのはアリ

上記のように人事は要件がわかればすぐに開いてくれます。そういう意味では受信したメールの件名を変えずにそのまま返信をするのもアリです。

というような形です。

一部、このようなメールはマナーが欠如しているなんていう意見もありますが、実際に多くの人事担当者はこの方がわかりやすくてありがたいと言っています。

メールを送る際に意識しておいてほしいのは、人事担当者は1000件以上のメールを優先順位をつけて返信しているということと、早めに見てもらうには要件が伝わる内容にしないといけないという2点です。

就活中の面接等でメールを使う際に注意するべきこと

以下では就活での面接日程調整などでメールを使用する際に気をつけるべき点を2つご紹介します。

1就活専用のメールアドレスを作る

就活で使用するメールは学校のメールか、フリーメールの場合は就活専用のアドレスを作ることを強くオススメします。

エントリーシートの送付や人事とのやり取りをメールで行う際には、送信元に注意が必要だからです。例えば、「keichan-love@」「pachisuro777@」というような選考にはふさわしくないメールアドレスでやり取りをする就活生を時々見かけます。人事からすると超がつくほどの繁忙期にこのようなアドレスからメールが来ると「何がloveだよ、常識無いな」とか「この子はギャンブル好きか」といったようなことからマイナス評価につながってしまう事があります。

就活で企業とやり取りをするまでに就活専用のアドレスを作るようにしましょう。その際は見た人が違和感を抱くことが無いようにアルファベットと数字の組み合わせなど無難なアドレスにすると良いでしょう。就活用のメールアドレスについては以下の記事で詳しくご紹介しています。こちらも参考にしてみてください。

就活に使うメールアドレスの注意点と決め方を紹介

2018.7.22

就活で使うべきメールアドレスってどのようなものを使うべき？|就職活動が始まると企業とのメールのやり取りが多くなります。インターンの応募や面接の日程調整などに使うコミュニケーションツールのほとんどはメールです。…

2迷惑メールフォルダもしっかりチェックする

特にヤフーやグーグルなどのフリーメールを利用している就活生は受信トレイだけではなく迷惑メールのフォルダもチェックするようにしましょう。

例えば、面接会場のURLが張り付けられていたりすると迷惑メールに振り分けられてしまう事も多いです。迷惑メールを見ないで削除してしまうクセがある人は就活中だけは迷惑メールもチェックするようにしましょう。せっかく面接までたどりついたのにメールの受信に気づかないで辞退扱いになってしまうのは悔やみきれないと思いますので是非徹底して下さい。

就活中に面接日程が重なってしまった場合のメールの対処法

1日程調整をしてもらうためには素早く返信する

就活が始まると多くの企業が同じような日程で選考を進めていきます。そうすると、面接や説明会の日程が複数の企業と重なってしまうということが良く起こります。

実際、面接日程の変更を依頼して応じてくれる場合と、応じてくれない場合があります。しかし少しでも可能性を高めるためには早めに日程変更の依頼をすることがポイントになります。

その理由は、他の応募者との差替えが可能だからです。例えば、メールを受信して日程を確認したら第一志望の企業の面接と重なってしまったという場合は、すぐに採用担当者に連絡しましょう。早い段階で連絡を入れれば他の候補者にまだメールを送っておらず交替ができる場合があります。

全ての面接予定者への送信が完了してしまっていると変更がなかなか難しくなるので、早さにこだわって返信しましょう。

2日程の変更依頼をする際は理由に気を配る

日程変更の依頼をすると必ず理由を聞かれます。その際に「他社の面接の予定が入っているため」とはさすがに言わないとは思いますが、合理的な理由が必要になります。例えば、学校の授業があるためとか、親戚に不幸があったためなどという理由は絶対に見抜かれます。基本的に大学は就活時期には選考と授業が重なった場合は「公欠」扱いにしてくれるところも多いです。

では、どういう理由が良いのかという観点でいうと正直これなら大丈夫と言う確信的なものはありません。よりベターという観点で言えば、例えば「授業」ではなく「ゼミの実習」とか、教育学部なら「教育実習」など学校の行事で卒業の為にどうしても受けないといけないものを理由に上げるのがベターでしょう。

3希望日を聞かれた場合は複数指定する方が良い

面接の日程の調整を依頼する際には、理由とともに希望日を聞かれることも多いです。

希望日を聞かれたら1日ではなく複数日の候補をあげるようにしましょう。「○日まで教育実習のため○日以降ならいつでも可能です」というような答え方をすればより信憑性は増します。理由と候補日を伝えたときに人事が違和感を感じないように複数日候補を上げるのが良いということも理解しておくと良いでしょう。

まとめ

就活でメールを使用する際は評価を上げるという視点よりも評価を下げないことを意識して最低限のマナーを押さえておくことと、素早く返信したり件名にこだわることで面接の日程調整を優位に進めることが可能です。

このようなメールでのやり取りは就活対策というよりビジネスマナーに近いです。社会人になってからも有効なものが多いですので就活の機会を利用して身に着けておくと良いでしょう。