「内定取り消しをすることになってしまった…」「面接予定の取り消しをしないといけない…」
理由はそれぞれあるため、こちらで内定取り消しの是非を問うことはしません。しかし内定や面接取り消しをすると企業に迷惑を掛けてしまうため電話で内定取り消しを伝えるのが怖いという方は多いはず。
そこで今回の記事では内定・面接選考の取り消しをメールで送る際のポイントや内定面接選考の取り消しをする際の例文、そして内定や面接の取り消しをする際に気をつけたいポイントなどをまとめていきます。
面接選考ならまだしも下手をすれば損害賠償請求にも繋がりかねない内定取り消し。こちらの記事を参考にして企業側と和解するための内定・面接選考取り消しメールを作成していきましょう。
内定・面接の取り消しはメールで送ろう
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内定や面接の取り消しといえば「礼節を重んじて電話か直接伺ってしなければならない」と言われている風潮がありますね。しかしその必要はありません。しっかりと手続きを踏めば内定や面接の取り消しはメールで十分、いやメールの方がふさわしいと言えるのです。会社にとって面接や内定を取り消されるということは「あってほしくない」ものの「例年起こりうること」でもあります。そのため電話ならまだしも訪問までされると担当者の手を煩わせてしまいます。以下に紹介していく内定・面接取り消しのポイントを踏まえながらメールを作成していきましょう。
内定・面接の取り消しをする際のポイント
内定・面接の取り消しをする際のポイントとしては以下の4点が重要です。
- メールアドレスは就活専用のもので送る
- 長々と書かないようにする
- 返信にも責任を持って答える
- 最後に署名を付ける
1つずつ内定・面接の取り消しをする際のポイントを確認していきましょう。
メールアドレスは就活専用のもので送る
1つ目の内定・面接の取り消しをする際のポイントは「メールアドレスは就活専用のもので送る」ということです。プライベートなメールアドレスの場合、ふさわしくない文字列が使われていることも。場合によってはふざけているような印象を持たれかねません。シリアスな面持ちを伝えるためにも就活用のビジネスメールにふさわしいメールアドレスを用いましょう。
長々と書かないようにする
2つ目の内定・面接の取り消しをする際のポイントは「長々と書かないようにする」ということです。内定取り消しとなると特に長々と理由を書こうという人もいますがその必要はありません。もちろん内定、面接の取り消しを行う理由は述べるべきですがパッと見て伝わることが重要です。
返信にも責任を持って答える
3つ目の内定・面接の取り消しをする際のポイントは「返信にも責任を持って答える」ということです。内定・面接取り消しのメールを送って後は放置…ということには絶対にならないようにしてください。最後まで責任を持ってやり取りをすることで企業側も穏便に済ませようという心持ちになるはずだからです。どれだけ丁寧にメールを送ったとしても最後まで返事をし切らなければ言い逃げの感が拭えなくなるため気をつけましょう。
最後に署名を付ける
4つ目の内定・面接の取り消しをする際のポイントは「最後に署名を付ける」ということです。ビジネスメールの常識ではありますが、特に真剣さを伴う内定・面接取り消しのメールのため体裁も完璧にして送りましょう。
面接選考取り消しをする際のメールの例文
次に面接選考取り消しをする際のメールの例文を紹介していきます。
お世話になっております。〇〇大学〇〇学部の〇〇 〇〇（フルネーム）です。
〇〇月〇〇日に面接選考をお世話になる予定でしたが、この度辞退させていただくこととなりました。私事で誠に恐縮ではありますが、何卒ご理解いただけますと幸いです。
貴重なお時間をお取りいただき面接選考に進めていただいたにも関わらず、このような結果となり誠に申し訳ございません。今後はこのような過ちがないように注意をいたします。
末筆ながら、貴社のご発展と皆様のご健勝をお祈り申し上げます。
何卒よろしくお願いいたします。
内定取り消しをする際のメールの例文
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次に内定取り消しをする際のメールの例文をご紹介していきましょう。
お世話になっております。〇〇大学〇〇学部の〇〇 〇〇（フルネーム）です。
誠に恐縮ながら貴社からいただきました内定を辞退させていただきたいと思い、ご連絡をいたしました。
理由としては〇〇〇〇（できるだけ詳細に書きましょう）などの事情で、上記のように判断をした次第です。
貴重なお時間を割いて選考をしていただいただけでなく、せっかく内定を頂いたにも関わらずこのような結果となってしまい誠に申し訳ございません。今後はこのような過ちがないように注意をいたします。
末筆ながら、貴社のご発展と皆様のご健勝をお祈り申し上げます。
何卒よろしくお願いいたします。
内定・面接取り消しをする際に気をつけたいポイント
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最後に内定・面接取り消しをする際に気をつけたいポイントについて見ていきましょう。以下のポイントは例年就活生が内定・面接を辞退する際に見逃し、トラブルの元となってしまったものばかり。内定・面接取り消しをする際には必ず意識してください。内定・面接取り消しをする際に気をつけたいポイントは以下の通りです。
わかった時点で早く連絡をする
1つ目の内定・面接取り消しをする際に気をつけたいポイントは「わかった時点で早く連絡をする」ということです。内定を取り消すなら内定を受けた時点、面接選考を取り消すなら面接選考通知が届いた時点からどれくらいの期間が経っているのかということは、企業側の心象を大きく左右します。もし内定や面接選考を取り消すのであればできるだけ連絡をすることが非常に大切です。
誠意を尽くして謝罪をしなければ「損害賠償請求」の可能性もある
2つ目の内定・面接取り消しをする際に気をつけたいポイントは「誠意を尽くして謝罪をしなければ損害賠償請求の可能性もある」ということです。面接選考ではありませんが、内定辞退の場合には企業側から損害賠償請求が行われる可能性もゼロではありません。それに実際に損害賠償請求が行われた事例では100万円程度の請求を求められたこともあるとのこと。そのため内定辞退を行う際には誠意を尽くしてできる限りの言葉で謝罪をするということが重要です。「とりあえず連絡を送ればなんとかなるか」といった気持ちで内定辞退をしてしまうと、高額な損害賠償請求が行われかねません。
リクルーターやOB・OGにも謝罪を忘れないようにする
3つ目の内定・面接取り消しをする際に気をつけたいポイントは「リクルーターやOBにも謝罪を忘れないようにする」ということです。もしその企業の内定や面接選考までの進行に協力をしてもらったリクルーターやOB・OGがいる場合にはそちらにも一言詫びを入れる方がいいでしょう。「人として」という精神論だけではなく、OB・OGの場合には単純に人間関係が途切れるきっかけとなり得ますし、リクルーターやOB・OGがあなたのことを推していた場合には迷惑をかけてしまう可能性があるのです。また内定・面接選考の取り消しを行う際にしっかりとけじめをつけなければ、来年度以降リクルーターやOB・OGがあなたの大学の後輩たちの訪問などを避けてしまうこともあるでしょう。内定・面接選考取り消しによって数多くの人に迷惑を掛けてしまうということはあらかじめ理解しておくべきなのです。
まとめ
今回の記事では内定・面接選考の取り消しをメールで送る際のポイントや内定面接選考の取り消しをする際の例文、そして内定や面接の取り消しをする際に気をつけたいポイントなどをまとめていきました。
面接選考の途中辞退であればよくあるものの、内定辞退は過去に損害賠償請求に至った事例も。企業側と和解し、穏便に内定辞退をするためにも今回の記事に記載した内容をしっかりと参考にしていただければ幸いです。
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