面接後には必ずお礼のメールを送っている就活生は少なからずいます。
しかし、担当者が複数いる面接の場合にはどのようにしているのでしょうか。
また、そもそも面接後のお礼メールは必要なのでしょうか。
今回は、面接後のお礼メールは必要なのか、お礼メールを複数担当者に向けて送る場合のマナーや注意点などについて詳しくご紹介していきます。
面接後にお礼メールは必要？
面接後のお礼メールは必須ではありません。
一般的に、面接官は多くの就活生を対象に面接をします。
そのような状況で個別に送られてくるお礼メールをすべて確認するのは、担当者にとって大変な負担になります。
感謝の気持ちを伝えたいという心持ち自体はとても良いことです。
しかし、担当者の業務負担に配慮するならば、面接後のお礼メールは基本的に送らないほうが良いでしょう。
ただし、面接される人数が少ない中途採用などはこの限りではありません。
しっかりとお礼メールを送ったほうが印象も良くなることでしょう。
このように、お礼メールが必要化どうかはケース・バイ・ケースと言えます。
担当者の状況に配慮してお礼メールを送るか否かを考えましょう。
面接担当者が複数いた場合は誰にメールする？
面接担当者が一人だけというケースはほとんどありません。
多くの場合、面接は複数人で行われます。
では、面接担当者が複数いた場合には誰に宛ててメールをすべきなのでしょうか。
代表者だけにメールすれば十分
担当者が複数いた場合、代表となる人にだけメールすれば十分です。
たとえば、面接官のひとりに代表取締役社長がいたならば、代表取締役社長だけにメールを送ればそれ以外の役職者にメールをする必要はありません。
ただ、実際には面接の段階で代表者のメールアドレスを把握していることはほとんどないでしょう。
もし、面接官のうちの誰かのメールアドレスを知っていたならば、その方にメールを送れば十分です。
同じ内容のメールを個別にそれぞれの担当者に送るのはやめておきましょう。
まったく心のこもっていないメールと判断されてしまいます。
宛先が分からなければ代表メールへ送信する
入社前の就活生が面接官のメールアドレスを手に入れられることは非常に稀です。
しかし、ほぼすべての企業は問い合わせや連絡用の代表メールアドレスを公開しています。
代表メールアドレスに送られたメールは、内容によって適切な担当者や部署に届けられます。
メールを送る宛先が分からないのであれば、面接のお礼であるということを明記して、代表メールにお礼メールを送ると良いでしょう。
くれぐれも、お礼のメールを送りたいからといって担当者に連絡先を伺うようなことはやめておきましょう。
「担当者様」とひとくくりにしても失礼ではない
複数の担当者に対してお礼メールを送る場合、メール本文に記載する宛先は「人事担当者様」などの個人名以外を使っても構いません。
ビジネスマナーとして、個人名の分からない相手とやり取りする際に相手を「担当者様」と呼称するのはよく行われること。
まったく失礼にはあたりませんので、心配は無用です。
ただし、ビジネスのうえで複数人相手に使われる「各位」という表現は就活の段階では使わないように注意しましょう。
「各位」は社内の人間に向けて使われる表現です。
就活生が複数の担当者に向けて「各位」と表現するのは、使い方も誤っていますし、失礼な態度と思われることでしょう。
面接のお礼メールを複数担当者に送るタイミング
メールは電話と異なり相手の都合で開封できるため、いつでも送って良いものと考えられがちです。
しかし、面接のお礼メールにおいては、送るタイミングにいくらかの配慮をしましょう。
当日、遅くとも翌日にはメールする
面接をした当日もしくは翌日の午前中にはお礼メールを送りましょう。
お礼メールの内容は感謝の気持ちを伝えるだけです。
そのような簡易なメールでさえすぐに送れないというのは、相手を軽視しているととられてもやむを得ません。
お礼のメールは内容よりも送るタイミングが重要です。
あまり難しく考えず、すぐに素直に感謝の気持ちを伝えましょう。
メールをし忘れた場合は
状況にもよりますが、メールを送り忘れていたからといって無理に送り直す必要はないでしょう。
先ほどもご説明したように、そもそも面接後のお礼メールは必須ではありません。
なんのお礼もなかったからといって、面接の評価を下げる人事担当者がいないとは限りませんが、ごく少数なはずです。
多くの担当者はお礼のメールが来ないことになんの印象も抱きません。
面接のお礼メールを複数担当者に送る時の注意点
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一般的なメールと同様にお礼メールを送る際にも注意すべきことがあります。
お礼のメールを送る際には以下の点に注意しましょう。
わざわざ連絡先を聞くのはNG
お礼のメールを送りたいからと、わざわざ担当者に連絡先を伺うのはNGです。
面接の段階では、まだ就活生と担当者は密に連絡を取り合う関係性ではありません。
多くの担当者にとって、就活生に自分の連絡先を教えるメリットも必要性も皆無です。
むしろ、自分の都合だけで連絡先を聞いてくる就活生への印象は悪くなることでしょう。
ただ、自然な流れで名刺をいただけたのであれば、事情は異なります。
担当者も就活生からの連絡を許容していると判断できます。
貴重な時間を頂戴できたことを感謝している旨をメールで伝えておきましょう。
誤字脱字は論外
お礼のメールに限らず、誤字脱字のあるメールは相手に悪い印象を与えてしまいます。
メールのような文書は送信する前に自分で内容を確認する時間が十分にあります。
そのような状況でも確認を怠り、誤字脱字のあるままメールを送るという姿勢は、実際の業務でもミスをする可能性が高いと判断されかねません。
お礼のメールの内容自体は簡潔で構いませんが、誤字脱字のない丁寧な文章をこころがけましょう。
長文にしない
担当者がメールを確認するのは業務時間内です。
むやみに長いメールを送り付けて、担当者の貴重な業務時間を使わせてしまうのは避けましょう。
感謝の気持ちを伝えるだけならば簡潔な内容で十分なはずです。
慣例上、必要となる文言を省略するのはいけませんが、本文は必要最小限の内容にとどめておきましょう。
また、お礼のメールにかこつけて、自己PRにつなげるような本文とするのはもっとも避けるべきです。
すべての行動を自己PRのチャンスと捉えて活用するのは悪いことではありません。
しかし、百戦錬磨の人事担当者は就活生の下心も容易く見破ります。
あざとい真似はせず、面接の場で納得できる自己PRをする努力をしましょう。
まとめ
面接後のお礼メールを複数担当者に送る場合には、それぞれの担当者に個別にメールを送る必要はありません。
代表者のみを対象とするか、代表メールアドレスに向けて「担当者様」とひとくくりにしてメールを送れば十分です。
そもそも、面接後にお礼メールを送ることの必要性自体が、ケース・バイ・ケースで判断されるべきことです。
面接後には必ずお礼のメールを送っておけば良いという就活スタイルは相手の状況を顧みない行動です。
自分の感謝の気持ちと相手の状況を秤にかけて、適切な判断とタイミングでお礼のメールを送りましょう。
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