就活生の中には人生で一度も書類を送ったことがない、という人も多いと思います。インターネットを使ったコミュニケーションが一般的となった今では、日常生活において書類を郵送する機会は多くありませんが、ビジネスにおいて書類を郵送する機会はまだまだたくさんあります。
この記事では就活で書類を郵送する際に守らなければならないマナーについて解説していきますので、書類を郵送する時のマナーを知らなかったばかりに内定を逃した、ということのないよう是非目を通してみてください。
就活の書類郵送のマナーを知ろう
就活で書類を郵送する時の正しいマナーについてしっかりと解説していきます。
書類の郵送というと別に大したことがない、と思ってしまう就活生もいるかと思いますが、正しく書類を郵送するためには封筒の選び方や宛名の書き方、また郵送料金がいくらかかるのかについても知っておかなければならず、侮っていると間違った送り方をしてしまい就活での評価が下がってしまう、ということも十分に考えられます。
もし書類を郵送した経験がほとんどないのでマナーについて自信がない、という人がいたらこの記事を読んでみることをおすすめします。
就活の書類郵送時の封筒の選び方
就活で書類を郵送する時に注意しておかなければならない封筒の選び方を4つ解説していきます。
就活で書類を郵送する時に注意しておかなければならない封筒の選び方には書類を折らずに送れる封筒を選ぶ、白色のものを選ぶ、茶色の封筒は避ける、中身が透けないものを選ぶといったものがあり、これらのうちどれか一つでも間違えてしまうと、採用担当の人から就活におけるマナーをちゃんと勉強していない人だと思われてしまいますので、くれぐれも注意するようにしてください。
- 書類を折らずに送れる封筒を選ぼう
- 白色のものを選ぼう
- 茶色の封筒は避けよう
- 中身が透けないものを選ぼう
書類を折らずに送れる封筒を選ぼう
就活で書類を郵送する時に注意しておかなければならない封筒の選び方の一つは、書類を折らずに送れる封筒を選ぶことです。
市販の履歴書の中には履歴書を折って入れるタイプの封筒が付いてくるものもありますが、当然ながら折れ目がついてしまった履歴書と折れ目がついていない履歴書では、好まれるのは折れ目がついていない履歴書です。
ですので履歴書を折って入れるタイプの封筒は使わず、余裕を持って履歴書を入れられるサイズの封筒を使うようにしましょう。
白色のものを選ぼう
就活で書類を郵送する時に注意しておかなければならない封筒の選び方の一つは、白色のものを選ぶことです。
就活においては何事も見栄えというものが重視されますので、書類を見栄えのいい封筒に入れて郵送した方が、印象がよくなるということになります。
就活でもっとも見栄えのいい封筒は白色の封筒であり、それ以外のどの色を使っても印象は悪くなってしまうことを覚えておいてください。
茶色の封筒は避けよう
就活で書類を郵送する時に注意しておかなければならない封筒の選び方の一つは、茶色の封筒は避けることです。
確かに茶色の封筒はビジネスでもっとも一般的に使われている封筒ですが、就活で郵送する書類は特別な書類であり、そのことを封筒の色で示す必要があります。
なお就活で書類を郵送する時に使う封筒の色は白色がマストですので、絶対に間違えないようにしましょう。
中身が透けないものを選ぼう
就活で書類を郵送する時に注意しておかなければならない封筒の選び方の一つは、中身が透けないものを選ぶことです。
もし中身が透けてしまう封筒に就活の書類を入れて郵送してしまった場合、配達の途中で個人情報が見知らぬ人に知られてしまうおそれがあります。
就活の書類というのは個人情報の塊ですので、もしも悪意を持った人に見られてしまった場合、個人情報を悪用されてしまうケースも考えられますので十分に注意してください。
就活の書類郵送時の書き方
就活の書類を郵送する時の封筒の正しい書き方のポイントを5つ解説していきます。
就活の書類を郵送する時の封筒の正しい書き方のポイントには会社名は略さずに書く、宛名は縦書きで書く、「御中」と「様」を書き分ける、赤ペンで「応募書類在中」と書く、差出人の住所と名前を明記するといったものがあり、これらのポイントをしっかりと守れるかどうかで差が出てきますので、たかが封筒の書き方と馬鹿にすることなく、しっかりと勉強しておくようにしましょう。
- 会社名は略さずに書く
- 宛名は縦書きで書こう
- 「御中」と「様」を書き分けよう
- 赤ペンで「応募書類在中」と書く
- 差出人の住所と名前を明記しよう
会社名は略さずに書く
就活の書類を郵送する時の封筒の正しい書き方のポイントの一つは、会社名は略さずに書くことです。
就活で書類を書く時の基本の一つは、あらゆるものを正式名称で書くことです。
封筒の宛名だから会社名くらい略して書いてもいいだろう、と思って会社名を略して書いてしまうと、その時点で採用担当の人の印象が悪くなってしまいますので、必ず正式名称で書くようにしてください。
宛名は縦書きで書こう
就活の書類を郵送する時の封筒の正しい書き方のポイントの一つは、宛名は縦書きで書くことです。
就活で書類を送る場合、封筒の宛名は全てが縦書きで書くのがマストです。
もしも横書きで宛名を書いてしまうと、この人は就活のマナーを何も知らないと採用担当の人に思われてしまう可能性が高いので、宛名を横書きで書くことは絶対に避けるようにしましょう。
「御中」と「様」を書き分けよう
就活の書類を郵送する時の封筒の正しい書き方のポイントの一つは、「御中」と「様」を書き分けることです。
「御中」と「様」の違いを簡単に説明すると、「御中」は会社や団体に対して使う敬称であり、「様」は個人に対して使う敬称です。
就活の書類を郵送する際、採用担当の人宛てに郵送する場合は「様」を使い、それ以外の場合は「御中」を使うという形で覚えておくことをおすすめします。
赤ペンで「応募書類在中」と書く
就活の書類を郵送する時の封筒の正しい書き方のポイントの一つは、赤ペンを使って「応募書類在中」と書くことです。
就活の書類を書く際に黒のペン以外を使うことは基本的に厳禁なのですが、数少ない例外がこの封筒の表面に書く「応募書類在中」の文字です。
封筒に赤ペンで「応募書類在中」と書くことで、封筒になんの書類が入っているか一目でわかるようになりますので、応募先の企業の負担を減らすためにも「応募書類在中」の文字は必ず赤い色のペンで書くことを心がけましょう。
差出人の住所と名前を明記しよう
就活の書類を郵送する時の封筒の正しい書き方のポイントの一つは、差出人の住所と名前を明記することです。
採用活動を行っている企業にはたくさんの応募書類が届きますので、封筒に差出人の住所と名前が明記されていないと誰の応募書類なのかがわからず、企業の負担が増えてしまいます。
封筒に差出人の住所と名前を明記するは基本中の基本ですので、うっかり忘れてしまったということがないよう、確認を怠らないようにしてください。
就活の書類郵送時の送り方
就活の書類を郵送する時の正しい送り方のポイントを5つ解説していきます。
就活の書類を郵送する時の正しい送り方のポイントには書類はクリアファイルに入れて送る、郵便局の窓口を通して送る、指定がある場合以外は普通郵便を使う、送付状を入れて送る、送付状→履歴書→職務経歴書の順番で入れるといったものがあり、これらを全て守っていれば就活の書類を郵送する時のトラブルはほぼ回避できますので、必ず守ることを強くおすすめします。
- 書類はクリアファイルに入れて送る
- 郵便局の窓口を通して送る
- 指定がある場合以外は普通郵便を使う
- 送付状を入れて送る
- 送付状→履歴書→職務経歴書の順番で入れる
書類はクリアファイルに入れて送る
就活の書類を郵送する時の正しい送り方のポイントの一つは、書類はクリアファイルに入れて送ることです。
就活の書類を郵送した場合、郵送の途中で水に濡れてしまい、書類が駄目になってしまうおそれがあります。
ですが書類をクリアファイルに入れて送れば、水によって封筒が駄目になってしまっても書類は守ることができますので、就活の書類を郵送する時は必ずクリアファイルに入れて送るようにしてください。
郵便局の窓口を通して送る
就活の書類を郵送する時の正しい送り方のポイントの一つは、郵便局の窓口を通して送ることです。
就活の書類を郵送する場合、ポストを使って送ることもできるのですが、郵便局の窓口を通して送った方がより確実であると言えます。
就活の書類は人生を左右することもある重要なものですので、少しでも確実な手段で郵送することをおすすめします。
指定がある場合以外は普通郵便を使う
就活の書類を郵送する時の正しい送り方のポイントの一つは、指定がある場合以外は普通郵便を使うことです。
就活の書類は極めて重要なものですので、少しでも安全な方法で郵送したくなる気持ちはわかりますが、指定がないのに普通郵便以外の方法で送ってしまった場合、常識がないと判断されてしまいます。
ただ企業の側から普通郵便以外の方法を指定された場合は、必ずその指示に従うようにしてください。
送付状を入れて送る
就活の書類を郵送する時の正しい送り方のポイントの一つは、送付状を入れて送ることです。
送付状は就活の書類を郵送する上で絶対に必要というわけではないのですが、送付状が入っているのと入っていないのでは、印象は前者の方が確実によくなります。
就活では他の就活生に少しでも差をつけなければなりませんので、就活の書類を郵送する時は送付状を入れることを忘れないでください。
送付状→履歴書→職務経歴書の順番で入れる
就活の書類を郵送する時の正しい送り方のポイントの一つは、送付状→履歴書→職務経歴書の順番で入れることです。
書類を入れる順番くらいどうでもいいだろう、と思う就活生もいるかと思いますが、企業が求めているのは一見下らないと思えるほど細かなところまで気を配って仕事ができる人材です。
書類を入れる順番一つ取っても他の就活生に差をつけるポイントになり得ますので、絶対に間違えないという心構えを持って臨むようにしてください。
就活の書類郵送の切手はいくら？
就活の書類を郵送するための切手の価格について詳しく解説していきます。
就活の書類を郵送するための切手の価格はどういった条件で変化するかについてや、履歴書のサイズごとの切手の価格の例についても紹介していきますので、書類を送りたい時に切手はいくらくらいのものを買ったらいいのかわからないという人は読んでおくことをおすすめします。
切手の値段は大きさと重さで決まる
就活の書類を郵送するための切手の価格がどのようにして決まるのかについてですが、切手の価格を決める条件は送る書類の大きさと重さです。
当然書類が大きく重たいほど切手の価格は高くなりますが、就活の書類程度であれば切手の価格が高額になってしまうということはまずないと言えるでしょう。
A4サイズの履歴書の場合
A4サイズの履歴書を郵送する場合、折らずに郵送するためには角形2号の封筒が必要になります。
この封筒は定形外郵便物という扱いになりますので、通常の郵便物よりも切手の価格が高くなります。
切手の価格ですが、書類が50gより軽いのであれば120円となり、50gより重く100gより軽いのであれば140円となりますので、書類が重くて郵送料金が足りず、企業に届かなかったということがないよう注意してください。
B5サイズの履歴書の場合
B5サイズの履歴書を郵送する場合、折らずに郵送するためには角形3号の封筒が必要になります。
この封筒も形外郵便物という扱いになりますので、通常の郵便物よりも切手の価格が高くなります。
切手の価格ですが、書類が50gよりも軽いのであれば120円となり、50gより重く100gより軽いのであれば140円となりますので、もし料金不足を不安に思う人は140円の切手を貼るようにしてください。
就活の書類郵送はしっかりと
就活では書類を郵送する時のマナーの一つ一つが評価対象になり得ます。
実際のところ書類を郵送する時のマナーを完璧に守れている人は少ないので、是非ここで他の就活生に差をつけられるようになることをおすすめします。
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