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履歴書を入れる封筒は就活書類の顔!

就職活動を始めた学生が最初に直面するのが書類づくり。しかし、履歴書は必死に書いても封筒は適当…という方多いのが現実です。どんな履歴書も、初めは封筒に入れられて応募する会社に届きます。履歴書の内容が素晴らしい物でも、まず初めに対面する封筒がおざなりな作りだと熱意を疑われる結果に終わるでしょう。封筒は、いわば就活書類の「顔」と呼ぶべき存在なのです

本記事では、そんな封筒を書くのに必要なもの・書き方・提出時のマナーを解説します。完璧な封筒を作ることでライバルより一歩先を行きましょう!

まずは準備から!就活生が封筒を書くのに必要なもの

封筒を書く前に、必要な道具・情報はしっかりそろえましょう。書き間違えるとやり直しになるので、事前の準備をしっかりして落ち着いた状態でやるのが好ましいです。以下の4つの道具・情報をそろえれば万全の状態で作業に臨めます。

①角2サイズの白色封筒

まず基本となる封筒選びですが、重要なのは色とサイズです個性的なものは必要とされませんので、無難なものを選びましょう。

色は白色のものを選ぶのが一般的です。最近は茶色などでも構わないとする所もありますが、日本企業はマナーや常識を重んじるところが多いので白一択で問題ありません。

サイズは履歴書を折らずに入れられるものを選びましょう。履歴書の多くはA4サイズなので、A4用紙がそのまま入る角形A4サイズがおすすめです。B5サイズの履歴書を入れるときは、角形4号サイズがぴったりおさまります。

②油性黒ペン

封筒に書き込みをする際のペンは油性ペンであることが必須です。水性の場合、雨などで消えてしまうこともあるので絶対にやめましょう。

ペンの種類は太めのボールペンがおすすめです。マジックだと書きにくいうえに滲んでだらっとした文字になりがちです。細いボールペン見づらいので控えましょう。

③切手

封筒に貼り付ける切手も事前に用意しましょう。必要最低限の枚数を貼るのがマナーです大量の切手をベタベタと貼り付けていては面接官の印象もよくなりません。送り先に郵送する際に必要な料金と、切手の枚数を事前に調べましょう。

④履歴書郵送先の情報

意外とミスが多いのが履歴書郵送先の住所、郵便番号などの誤認です。封筒に全ての情報を書き込んだはいいが、後から確認すると間違っていた…ということもよくあります。事前に募集要項をよく読んで、郵送先の情報を確認しましょう。

履歴書郵送時の封筒の書き方

封筒に入れた履歴書の渡し方には、郵送する方法と直接会社の人に手渡しする方法の2つがあります。この2つのパターンで封筒の書き方が違ってくるので、いかなる状況でもきちんとした封筒を書けるようしっかり把握するするのがベストです。履歴書は多くの場合郵送するので、まず郵送する際の封筒の書き方を見ていきましょう。

①封筒表面の書き方

封筒の表面には、以下の情報を書く必要があります。

・右側には応募する企業の郵便番号、住所を書く

・中央には、応募する企業の名称と書類を受け取る部署・個人名を書く

・左側には「履歴書在中」と書く

まず気を付けるべきことは、名称を省略せず書くことです。株式会社を(株)と書く学生もいますが絶対にやめましょう。住所の番地も〇丁目〇番地〇号と丁寧に書くのがベストです。

また、部署・個人名を書くときは様と御中の使い分けにも注意が必要です。様は個人に付ける敬称なので、書類を送る個人がはっきりしている場合は「○○株式会社 人事部 ○○様」と書きます。御中は組織のだれかに付ける敬称で、書類を送る個人がはっきりしない場合に「○○株式会社 人事部御中」などと書きます。

封筒の左下に書く「履歴書在中」は、封筒履歴書が入っていることを明確に示すために必要です。会社には毎日たくさんの封筒や小包が届くので、「履歴書在中」をしっかり描くことがマナーとされています。赤いペンで書いた後四角で囲むのが理想ですが、あらかじめ「履歴書在中」が印刷してある就活用の封筒を使えば手間が省けます。

②封筒裏面の書き方

封筒の裏面には、以下のような情報を書き込む必要があります。

・左側に自分の住所と氏名、郵便番号を書く

・封筒の口を糊付けした後、「〆」や「封」などの封字を書く

名称を省略せず書くなど、基本的なルールは同じです。余裕があるなら、左上に郵送する日付を書くさらに丁寧な作りとなります。

封字とは、その封筒が開封されないよう、または開封されていないことを示す目的で書く文字です。閉じた封筒の口に「〆」というマークを書くのが一般的ですが、書き方によっては×印に見えることもあるので注意しましょう。書くのが面倒な方なら、「封」という字が書かれたスタンプを押すという手もあります。

以上が、履歴書を郵送する際の封筒の書き方となります。やってみるとわかるのですが、綺麗に書こうとするとかなり手間がかかります。ペンなので失敗したらやり直しというプレッシャーもあるので、時間に追われていたり焦っていたりするとなかなか終わりません。準備をしっかりして、余裕を持った状態で臨みましょう。

履歴書を持参する際の封筒の書き方

履歴書を持参する際は、封筒に情報を記入する箇所がほとんどありません。表面に「履歴書在中」を記入し、裏面に自分の使命と住所を書いたら完成となります。その場で手渡しを求められる場合もあるので、封筒の糊付けや封字も不要です。カバンの中に入れ、いつでも渡せるようにしておきましょう。

できていない就活生多数!封筒提出時のマナー

最後に、封筒提出時のマナーについてみていきましょう。頑張って書類をすべて完成させても、提出時のマナーが守られていないと高評価を得ることはできません。余裕をもって郵送する、あるいは手渡しするまで気は抜かないようにしましょう。

①履歴書と一緒に添え状をクリアファイルでまとめる

履歴書約添え状(応募書類を郵送する際に必要な書類)など、応募書類はすべてクリアファイルにまとめて封筒に入れるのがマナーです。バラバラにならないようまとめる、雨でぬれないよう保護するなどの効果があります。入れる書類の順番も決まっており、以下のような順番で入れるのが理想と言われています。

1.添え状

2.履歴書

3.職務経歴書

4.その他書類

クリアファイルは透明なものであればどんなものでも構いません。キャラクターや企業ロゴの入っているものはNGです。

②封筒を持参した際の手渡し方

封筒を持参する場合、後で確認できるように履歴書のコピーを取っておきましょう。面接時に内容を聞かれたときに便利です。

封筒を渡す場合、受付に渡す場合と面接官に直接渡す場合があります。

受付に渡す場合は封筒のまま、面接官に出す場合は封筒から出して渡しましょう。

③履歴書提出期限は絶対守る

当然のことですが、応募書類の提出期限は絶対に守りましょう。提出期限を守れなかったら内定はもらえないと思って下さい。

特に、郵送の場合は配送に遅れが出る場合もあるので余裕をもって送る必要があります。もし時間に余裕がない場合は、速達を使うという手もあります。郵送した日時を封筒に書いておけば、万が一遅れても事前に送ったという証拠になるので便利です。

まとめ

いかがだったでしょうか?たかが封筒、されど封筒。何が評価されるかがあいまいな就職活動では、封筒の出来一つで内定が左右されることもあります。マナーに則った完璧な封筒を作るだけでライバルと簡単に差をつけることができますので、今日からやってみましょう。

他と差がつく細かいマナーに関しては現役の社会人に質問しましょう。

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