就活生にとって、エントリーシートはお友達のようなもの。これを完成して送らないと、面接にも繋がりません。でも、はじめてエントリーシートを送る人は「本当にこれで合ってるのかな?」と不安になってしまうこともしばしば。そんな不安をなくすために、今回はエントリーシートを郵送する際の決まり事やルールをまとめてみました。どんな封筒を使うのかといった基本的な事項からもっと複雑な問題まで、これを読めばエントリーシート郵送で不安に思うことはないはずです。

エントリーシートの封筒は何を使うべき?

なるべく白封筒

よく茶封筒を使う人がいますが、一般的に茶封筒は事務用に使用されるものです。正式書類であるエントリーシートを送るなら、白封筒を購入して使用することをおすすめします。封筒の種類はこだわらない、という会社も多いですが、中には封筒選びの時点で学生の常識力をチェックするところもあります。どんな判断のされ方をしてもいいように、なるべく白封筒を選んでください

ただ、大学が販売している大学オリジナルの封筒が茶封筒しかない場合は茶封筒を使っても大丈夫です。オリジナル封筒を使わない場合は面接などでその理由を聞いてくる企業もありますから、柔軟に対応しましょう。

サイズは角2

エントリーシートは、だいたいA4サイズの場合が多いです。もしもそのサイズが入らない大きさの封筒を使ってしまうと、せっかくのエントリーシートが折れたりよれたりしてしまう可能性があります。きれいな状態で企業に郵送するためにも、A4サイズがすっぽり入る角2の封筒を使ってください

採用担当者は、大量の封筒からエントリーシートを取り出します。1通にかかる時間は、出来る限り減らしたいはずです。なるべくスムーズに取りだせるような気づかいを込めれば、誠意が相手にも伝わるかもしれません。

クリアファイルに入れてから送る

郵便局に出したとしても、その後まったく無傷で企業のもとにエントリーシートが届く保証はありません。大雨が降っている日などは、もしかしたらエントリーシートに水滴がついてしまうかもしれません。それを防ぐために、封筒に入れる前に一度クリアファイルに入れてみてください。

そうすれば、不慮の事故で封筒が折れてしまった時も、そこまで甚大な被害を出さずに終われます。もしものことが起こった時も安心できるように、自分で用意出来うる限りの準備をしましょう。

宛名は縦書き

正式書類ですから、縦書きで書きましょう。郵便番号以外は、基本的にすべて縦書きが常識です。縦書きだと文字の中心線がずれてしまうことが多いので、定規などを使ってまっすぐ文字が書けるように工夫してください。

普段の郵便でよく横書きにして書く人は、今回をきっかけにして縦書きでも綺麗に書けるよう練習をスタートしましょう!

郵便番号欄の有無はどっちでもOK

郵便番号を書く際に気になるのは、「郵便番号欄がない封筒は使っちゃダメなのかな?」ということでしょう。封筒には、郵便番号欄がもともと印刷されているものとそうでないものがあります。

ストレートに言うと、どちらを使ってもそんなに違いはありません印刷されていないものを使う場合は、該当する部分にまっすぐ横書きで記入すればそれで問題ありません。大事なのは、丁寧に書いてあるかどうかです。

エントリーシート郵送時、封筒にはなんて書く?

「~様」?「~御中」?

普段あまり慣れていない敬称のつけ方。どんな使い方をすれば正しいのか不安ですよね。でも、違いはシンプルです。社員個人に対して送付する場合は「~様」、企業や部署に対して送付する場合は「~御中」を使用します

意外とやってしまう人が多いミスですが、「様」と「御中」を重ねて使ってはいけません。あて名は、採用担当者がまずチェックする部分です。適切な使い方をマスターして、文句の付け所がないあて名を書きましょう。

「エントリーシート在中」と書く

企業には、毎日たくさんの郵送物が届けられます。就活生以外から送られてくるものももちろん数多くあります。エントリーシートが送られてきたことをアピールするためにも、封筒にきちんと「エントリーシート在中」と記入しましょう。

記入する部分は、左端の中央くらいです。あて名の隣に位置するように、全体のバランスを考えながら記入しましょう。他の文字と混同しないように、赤ペンで書いたあとに全体を四角で囲むとわかりやすいのでおすすめです。

裏書きは左に寄せて

自分の連絡先を記入する裏書き。中央に寄せる中央書きを実践している人もいますが、ここではより一般的な左寄せをおすすめします。発送日、郵便番号、住所、氏名を左側に寄せて普通の郵送物と同じように書けば問題ありません。発送日は、全体の上部に記入してください。発送年を書き忘れる人が多いので、注意しましょう。

時間とスペースに余裕がある場合は、そのあとに大学名・学部名・電話番号も記入すると予より丁寧で好印象になります。あまりごちゃごちゃしすぎていてもわかりにくくなるので、随時自分で調整してみてください。

使うのは黒ペン

基本ですが、使うペンは黒にしましょう。「エントリーシート在中」や「折り曲げ厳禁」などの文字は強調するために赤ペンを使っても大丈夫ですが、それ以外の事項は黒字にしてわかりやすくする必要があります。

ただ、黒ペンなら何でもいいというわけではありません。もしも万年筆などを使ってしまうと、雨に降られた時などに文字がにじんでしまう可能性があります。水性ペンは避けて、油性ペンで書くようにしてください。また、摩擦で消えるタイプのいわゆるフリクションボールペンを使うのもマナー違反です。エントリーシートには、重要な個人情報がたくさん記入されています。その一部分が消えてしまうと、企業側の問題責任になります。相手側がスムーズに業務が行えるような配慮をしましょう。

封字も忘れずに

これも忘れがちですが、全部記入が終わったら封筒にきちんと封字をしてから糊付けして封をしてください。封字とは、「〆」を封筒の口部分に書くマークのようなものです。封筒の口を開封したかどうかがすぐに分かるので、これが書いてあると採用担当者側は非常に助かります。あて名を記入したからといって気を抜かずに、最後にこれを書くのを忘れないでください。

一つ注意してほしいのが、「✕」マークと間違えてしまわないよう気を付けることです。「〆」マークだと一目でわかるように、きっちり記入してくださいね。

略語は使わない

就活の基本ルールとして、略語は使わずに正式名称で表現することが挙げられます。「バイト」ではなく「アルバイト」と表記する…など、口うるさく言われた人も多いのではないでしょうか。それは、封筒のあて名でも同じです。

よく「株式会社」を「(株)」と表記する人がいますが、これはあて名としてはふさわしくありません何度も言いますが、エントリーシートは正式書類です。略語を使ってもいいような書類ではありません。しっかりと正式名称を使って、丁寧な言葉使いを心がけましょう。

エントリーシートの郵送は送付状を同封しよう!

送付状は必須

エントリーシートを郵送するなら、封筒にエントリーシートだけを入れて送ればいいと思いがちですが、それは間違いです。特に何も記載がない場合は、送付状(送り状)を別に書いて封入する必要があります。

送付状とは、求められた応募書類をそのとおり用意し、郵送することを文面上で記した書類です。A4サイズの紙にワープロ打ちしたものを使うのが一般的ですが、家にプリンターやパソコンがない場合は便せんに手書きで書いても大丈夫です。その方が、人間味を出せて好印象になる場合もあるようです。

もちろん一番大事なのはエントリーシートそのものの内容ですが、送付状がしっかり書けている学生とそうでない学生とでは、会社側が受け取った時の印象が大きく違います。細かいところまで手を抜かずに取り組みたいものです。

送付状の書き方とポイント

送付状の書き方は、いたってシンプル。まず、紙の右上部に発送日を記入します。その一行下の左端に企業名を書き、そのまた2行ほど下の右端に自分の連絡先を記入します。その後、紙の中央に合わせて応募書類送付に関する件名・本文を書きます。この時、頭語(拝啓など)と結語(敬具など)と、季節に合わせた時候の挨拶で本文をはじめる事がポイントです。

最後に中央に合わせて「記」と書き、送付する書類名が分かるように記入したすぐ右端に「以上」と記したら完了です。

送付状の例文

以下では、送付状の具体的な書き方と例文をご紹介します。一般的な送付状ですので、日付や自分と会社の情報を書き換えるなどして、ぜひ活用してみてください。

エントリーシートを封筒に入れる前に…最終チェック!

役職名は合ってる?

「書類が完成した!」とほっとする前に、最後の確認チェックをしましょう。まずチェックすべきなのは、担当者の役職が合っているかどうかです。「部長」「課長」など、大学生とはあまり関わりがない用語がたくさん出て来てついつい間違えてしまいがちです。事前に送られてきたメールやプリントなどを事前にもう一回見直して、確認してください

また、もし担当者の役職名や名前が分からない場合は、「採用ご担当者様」などと表記しましょう。とにかく相手への誠意を見せることが重要です。

漢字ミスは入念に確認

一番やってしまいがちなのが、漢字の表記ミスです。ケアレスミスですが、間違いを見つけた担当者は「この子は注意力がないんだな…」と思うこと間違いなし。特に会社名や相手の名前を間違えることは、失礼極まりません。最低でも3回は見直して、細かなところまできちんと確認してください。

「齋藤」などの細かい漢字は、普段から書き慣れていないと自分できちんと見返しても間違いに気付けない場合があります。時間に余裕があるなら、友人や家族にもう一回確認してもらってください。すると、そのようなミスにも気づくことができます。確認にやり過ぎはありません。不安が消えるまで、入念にチェックしてください。

切手は足りてる?

せっかく完璧なエントリーシートを作ったのに、切手の額が足りなくて返送されてしまうことがあります。余裕を持った発送ならまだ大丈夫ですが、ギリギリ発送だと期限に間に合わなくてジ・エンドということも十分考えられます。

そのような事態を避けるためにも、なるべく郵便局の窓口で発送するようにしてください。もしあて名の時点で問題があった場合も、郵便局の職員さんが気づいてくれるのでダブルで安心です。大きなミスをしないように、最後の最後で気を抜かないでくださいね。

どの発送方法で送る?

発送方法にも、たくさんの種類があります。一番一般的なのは、普通郵便です。期限に余裕があり、他にも特に問題がないなら何もオプションを付ける必要はありません。郵送料も最小限で済みますし、企業側も何も不満に思わないでしょう。

しかし、もし期限までに到着するか不安な場合は速達にした方がいいでしょう。速達にすれば、近場なら次の日に到着する場合が多いです。ただ、すべての企業を速達で送ると郵送料がふくれあがってしまうので、おすすめしません。

あるいは、簡易書留という方法もあります。簡易書留とは、もしもの場合に損害を補償してくれる方法です。普通郵便に比べて少し値は張りますが、確実に期限までに発送したという証拠が残るので安心できます。本命企業などには、簡易書留を使うのも一つの手です。

ただ、もしも企業側から発送方法を指定されている場合はそれに従ってください。

ギリギリ発送になってない?

期限に間に合えばそれで大丈夫だと思っていても、予想外の出来事が起きる場合もあります。前述したように切手が不足していたり、発送時に思いがけないトラブルが起きることもあります。せっかく用意したのに、ギリギリ発送のせいで努力が水の泡になってしまうのはとてももったいありません。

心に余裕がないと、他の選考にも悪い影響が出てしまう可能性があります。最低でも1週間の猶予はもって準備するようにしてください。

履歴書に使用する封筒はエントリーシートの物と違うの?

ここまでエントリーシートを提出する際の封筒の郵送の仕方をご紹介してきました。ここで1つ、「エントリーシートと履歴書の封筒の書き方や郵送方法は違うの?」という疑問が浮かんでくると思います。

単刀直入に言えば、ほぼ同じだと考えて良いでしょう。履歴書の封筒について詳しく知りたい方は以下の記事も参考にして見てください。きっと就活に役立つはずですよ。

おわりに

さて、いかがだったでしょうか。エントリーシートの郵送一つとっても、細かなルールが決まっていることがお分かりいただけたかと思います。最初はたくさんの決まりごとについていけないかもしれませんが、一度覚えてしまえば簡単なものばかり。また、ここで覚えたルールは社会人になってからも参考になるものもあります。

正しい方法で郵送すれば、あなたの魅力もきっと企業側に余すことなく伝わるはずです。小さな落とし穴にはまってしまわないように、入念に確認チェックして送ってみてくださいね。

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