「エントリーシートはPDFでダウンロードしてプリントして使うこと」
エントリーシートを手書き提出としていても、このような指示をする企業は少なくありません。
また、手書き提出ではなくWeb上で提出する場合にも、エントリーシートのPDF化が求められることがあります。
そこで今回は、エントリーシートと関係の深いPDFについて、ダウンロード方法からデータや紙のPDF化までを詳しくご説明していきます。
PDFは就職後も長くつきあっていくこととなるデータ形式です。
学生のうちから理解を深めておきましょう。
Contents
エントリーシートのPDFをダウンロードして使う方法
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昨今の就活では、企業が独自に作成したエントリーシートをあらかじめダウンロードして使うことが普通になりました。
あまりパソコンを使う機会がなかった就活生にとっては、PDFファイルの取り扱いに不慣れということもあるでしょう。
そこで、まずは基本的なPDFファイルの特徴からダウンロードのしかた、紙への出力方法などをひとつずつ解説していきます。
そもそもPDFとは
PDFとは「Portable Document Format」の略称で、パソコンで作成されるデータファイルのひとつの形式です。
一般的にPDFと呼ばれるときにはAdobe社の開発したAdobe PDFのことを差します。
PDFファイルの特徴は、データ上の見た目がそのまま印刷されるということと、容易に編集できないということにあります。
そのため、PDFは資料やマニュアルなど多くの人の目に触れる機会があり、かつ第三者に編集されては困るものに使われています。
当然、エントリーシートも自分以外の誰かに編集されては困るものであるため、多くの企業がPDFとしてエントリーシートのフォーマットを作っているのです。
PDFを使う条件
多くの人に共有されやすいように、PDFを使うための条件は少なく設計されていますが、一定のソフトは必要です。
しかし、PDFを閲覧する(ファイルを開く)だけであればAdobe社が無償で提供しているAdobe Readerをパソコンにインストールすれば問題ありません。
また、スマホやパソコンなどのブラウザ(safariやGoogleChromeなど)にも標準でPDFを閲覧できる機能が備わっていることもあります。
Adobe社はAdobe Reader以外にも、多様な機能でPDFファイルを操作できる有償ソフトも開発していますが、就活で利用する場合には無償版だけで問題ありません。
PDFのエントリーシートをダウンロードする方法
PDFのエントリーシートをダウンロードする方法は、音楽ファイルや画像ファイルなどをダウンロードする場合と同じです。
一般的にPDFファイルはデータ量も少なくなっているため、動画ファイルのように通信量に注意してダウンロードする必要はないでしょう。
パソコンへダウンロードする際にはデスクトップではなく、あらかじめUSBメモリやSDカードなどの持ち運べるメディアに保存しておくと便利です。
ダウンロードしたエントリーシートのPDFを印刷する方法
エントリーシートのデータをそのままオンラインで提出するのではなく、紙に出力して提出させる企業もまだまだ少なくありません。
PDFデータを出力する方法はいくつかありますので、ひとつずつご説明していきます。
自宅のプリンターで印刷する
自宅にプリンターがある場合には、そのままエントリーシートのデータを紙に出力すれば良いだけです。
現在のプリンターであれば、PCがプリンターと同じネットワーク内にあるという条件付きにはなりますがSDカードやUSBといったメディアを介さずに印刷することもできます。
生協で印刷する
大学生協のコピー機を介して出力できる場合もあります。
セキュリティの観点から、メディアを介しての出力を認めていない生協も多くありますが、クラウドサービスを導入し、インターネット上にアップロードしたデータを印刷できるサービスを提供していることもあります。
ただし、生協によってはプリントサービス自体を提供していないこともあります。
コンビニで印刷する
コンビニではメディアを介した印刷とクラウドサービス利用した印刷のいずれも対応しています。
多少の費用はかかりますが、もっとも確実で簡単なエントリーシートの印刷方法といえます。
PDFのエントリーシートを印刷するときの紙質はどうすれば良い？
一般的な履歴書はやや厚手の上質紙で作られているため、エントリーシートも上質紙でなければならないと思われがちです。
しかし、データを紙に出力する際には上質紙にこだわる必要はありません。
企業にもよりますが、普通紙で十分です。
採用担当者が重視するのは、紙の体裁ではなくエントリーシートに書かれている内容です。
見た目にこだわる前に、内容をブラッシュアップしましょう。
作成したエントリーシートをPDF化する方法
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データから紙に出力してエントリーシートを提出するのとは逆に、エントリーシートをデータで提出させる企業も少なくありません。
ここからは、データや紙をPDF化する方法をご説明します。
PDFではないエントリーシートをPDF化する方法
紙ではなくデータとしてエントリーシートが存在する。
しかし、その形式がPDFではない場合にはドキュメントをPDF化する必要があります。
ドキュメントの種類にもよりますが、データ形式が広く普及しているMicrosoft Wordの場合にはPDF化は容易です。
Microsoft Wordの2013以降のバージョンでは、標準でドキュメントをPDF化する機能が備わっています。
操作方法の詳細はバージョンにより異なりますが、「ファイル」タブから「エクスポート」を選択することでPDFファイルとしてドキュメントを保存できます。
また、クラウドサービスであるグーグルドキュメントにも同様の機能があります。
「ファイル」メニューから「形式を指定してダウンロード」と操作することでPDF化されたデータをダウンロードが可能です。
紙で作ったエントリーシートをPDF化する方法
紙で作成したエントリーシートをPDF化する方法はあまり選択肢がありません。
自宅のスキャナーあるいは生協やコンビニにある複合機を使ってPDF化しましょう。
一般的にスキャナーは取り込んだデータをPDFとして保存しますが、取り込む際に他のフォーマットで保存される設定となっていないかには注意が必要です。
また、現在のスマホではカメラを通した画像をPDFとして保存するアプリも多くありますが、この手法はあまり推奨できません。
なぜなら、自動の歪み補正などの機能を使ったとしてもスキャナほど正確な読み取りは期待できないからです。
PDFのエントリーシートファイルの名前の付け方
データでエントリーシートを提出する場合には、ファイルに名前をつける必要が生じます。
企業からファイル名について指定があればそのように従うのは当然ですが、指定がない場合にはどのような名前とすべきでしょうか。
ファイル名の命名ルールには明確な答えがありませんが、ひとつの例としては「日付」「氏名」「内容」を明記することが挙げられます。
たとえば、「20190320_就活太郎_エントリーシート」のようなファイル名です。
PDFのエントリーシートにはパスワードが必須
PDFデータでエントリーシートを提出する際には、パスワードをかけることが必須です。
内容にもよりますが、エントリーシートには個人情報が記されることが多くあります。
その場合、送信されるデータがなんらかの事情により第三者に流出する可能性は避けられません。
これは個人の問題にとどまらず、企業にとっても個人情報の流出は問題になるため、データでエントリーシートを提出する際にはセキュリティを意識しましょう。
ただし、企業側でエントリーシートの提出システムを用意している場合はこの限りではありません。
企業の用意したフローに従えば問題ないでしょう。
エントリーシートをPDFで提出する方法を徹底解説まとめ
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エントリーシートの提出がウェブ上で完結しない場合、PDFの使い方を理解することは避けて通れません。
また、PDFは実際に社会へ出たあとにも業務上身近になるフォーマットです。
学生時代に使い方に慣れておくと、入社後もスムーズに仕事にとりかかれることでしょう。
また就活には様々なマナーがあります。マナーを身につけるには現役の社会人に日頃からアドバイスをもらうことが大事です。メンターズというサービスを利用すれば就活を勝ち残った現役の社会人があなたを内定までサポートします。
