エントリーシート(ES)をメールで送る際、困ったことはありませんか?社会人としてのルールはこれでいいのかな?と不安になることもしばしば。でも、誰に聞けばいいのか分からないということも。内定ゲットの第一歩となるエントリーシート(ES)。せっかくなら、文句の付け所がない渾身の作を出したいですよね。

ということで今回は、エントリーシート(ES)をメールで送る時の気を付けるポイントなどをまとめてみました。就活初心者さんも、これを読めばきっと誰でも完璧なメールが送れるはずです。騙されたと思って、見てみてくださいね!

メールでエントリーシートを送るなら念入りにチェックを

ミスると印象が悪くなる

たかがメール、されどメールです。ほんの少しのメールのミスや間違いぐらい、大目に見てくれるのでは?と甘く考えがちですが、ミスは少ないに越したことありません。自分の印象は、出来る限りアップさせた方がこれから先絶対に役に立ちます。

もし順調にエントリーシート(ES)選考に通過したとしても、メール送信時にミスがあったら「メールのマナーが分かっていなかった子」と認識されてしまいます。そんな不名誉な認識は避けたいですよね!

それだけならまだしも、もっと悪いケースがあります。これからの面接選考に進めたとしても、最初の悪い印象が抜けなくて、途中でお祈りされてしまうかもしれません。そんな無駄足は踏みたくないですよね。対策できる部分は出来るだけ対策しましょう。

今知っておけば社会人になってラク

社会人になったら、嫌でもメールのルールやマナーは知っておかないといけません。今の時代、社会人のコミュニケーションは電話と同じくらいメールも大切です。でも、普通に学生時代を過ごしていたのでは身につかないのがマナーやルール。それなのに、上司などからは出来て当然、というようにマナーを守ることを求められるのが社会人です。

とはいっても、いざ社会人になってからマナーを学ぼうとしても、今までと違う生活リズムに慣れるのに必死でなかなか時間が取れないものです。また、学生のうちにミスするよりも、社会人になってからミスする方が致命的ですどうせ同じことを学ぶなら、今のうちにメールのマナーについて学んでおきましょう!「面倒なことは早いうちに」が鉄則です。

もしかしたらミスが原因で落とされるかも…

入社選考は、エントリーした学生を何回かに分けて落としていく作業です。

ここであと一人落とさないといけない、という時に、エントリーシート(ES)を提出した際のメールのマナーが基準になる場合があります。学歴や自己アピールのクオリティ、適性なども全部同じくらいの数値・評価だった場合…決め手となるのは一般常識やマナーです。これらは、人によって出来不出来に差が著しく出るからです。できておいたら、得するかもしれないということです。

あと一歩のところまで来たのに、メールのマナーが出来ていなかったからという理由で落とされたら悲しいですよね。手持ちの駒を増やすためにも、事前準備できるところはしっかり準備しましょう。いざという時に、自分を助けてくれるかもしれません。

メールアドレスも大切!アドレスを確認しよう

メールアドレスも、エントリーシート(ES)をメールで送る際に大切なポイントです。

例えば人物名が入っていたり、「love」などの就活にふさわしくない単語は入っていたりしないかをもう一度よく確かめましょう。また、メールアドレスの選び方などについては以下の記事で詳しくご紹介しています。参考にしてみてください。

困ったらテンプレでOK

自分には文才や文章力なんてない!という人もいるでしょう。でも、そんな心配は無用です。1から自分の力だけで、メールの文面を創作する必要はないのです。困ったら、お手本のメールテンプレートを使えば問題ありません。今の時代、インターネットを少し検索すれば模範的なメールテンプレがたくさん出てきます。

もちろん企業側も、テンプレを使っているからといって評価を落とすようなことはしません。そんなことよりも、基本的なメールのマナーが出来ていない方がアウトです。不安だったら、迷わずテンプレを使った方が失敗は減らせるはずですよ。ぜひ使ってほしい模範的なメールテンプレートを今回の記事の最後でも紹介するので、参考にしてくださいね!

最終確認は必須

結局のところ一番大事なのは、送信前の最終確認です。エントリーシート(ES)同様、確認が大切です。意外と小さな表記ミスを間違えている場合もありますし、勘違いがここで見つかるケースもあります。書いている間はまったくわからなかったことに、最終確認で気付ければ致命傷は避けられますよね。

どんなに忙しいときも、送信前の最終確認だけは絶対に行うようにしてください!間違っても、書いたら書きっぱなしでそのまま送ることは避けてください。また、確認をルーティンにすれば、気持ちの余裕にも繋がりますよ。

メールでエントリーシートを送信する際に気をつけるべきポイント10選

ではここから、エントリーシート(ES)をメールで送る際に気を付けるべきポイントを10個厳選してご紹介します。

①誤字脱字・漢字ミスはない?

まず一番チェックすべきなのは、やっぱり誤字脱字や漢字ミスです。日常生活でもやってしまいがちなミス代表格なだけあって、気を抜いた時に顔を出してきます。

普通の文章の中の表記ミスならまだましですが、企業名や担当者の名前を間違えて書いてしまったら失礼すぎますどんなに選考でうまいことを言っていても、「結局片手間で書いているんだな…。やる気もないな」と思われ、入社意欲がないと判断されてしまうかもしれません。自分の本当の気持ちを素直に伝えるためにも、誤字脱字・漢字ミスだけはないように入念にチェックしてください。

②送り先は合ってる?

これは根本的な問題ですが、送付するメールアドレスは本当に合っていますか?毎日たくさんの企業と連絡を取り合っている人は、アドレスも混同してしまいがち。頑張って書いたエントリーシート(ES)も、違う企業に送ってしまったらまったく意味がありません。間違って送った企業が親切に教えてくれればラッキーですが、そんなことは滅多にありません。だいたいの場合、だれからも訂正されることなく〆切が過ぎてジ・エンドです。

企業のホームページや採用サイトをよく確認して、正しいアドレスであることをチェックして送信するようにしましょう一から自分で打ち込んでいると入力ミスがあるかもしれないので、アドレスはコピペをおすすめします。また、志望度が高い企業のメールアドレスは事前に電話帳に登録しておくこともおすすめです。

安心してエントリーシート(ES)のメールができるように、対策は必須です!

③改行も忘れずに

携帯でメールの文面を書いていると、改行することを忘れてしまいがちです。でも、こちらのメールを受け取る担当者は、パソコンでメールを見ることがほとんどです。改行がないメールは、想像以上に読みにくいもの。全部の文章を改行するのはさすがにやり過ぎですが、23行ごとに1回は改行することを推奨します

マナーとは、相手が読みやすいようにこちらが工夫することを言います。担当者が出来る限りスムーズにメールを読んでくれるように、こちらもできる限りの気づかいをしましょう。そういう優しさや心配りが、内定をグッと引き寄せてくれるものです。

④時間帯は営業時間内に

普段、メールよりもLINEを使って友達とやり取りしている人が多いと思います。LINEなら、よほど非常識な時間でなければいつ送っても問題ありませんが、メールではそうはいきません。真夜中はもってのほかですが、あまりに早すぎる時間もよくありません。

その企業の営業時間内にメールを送るのが、一番問題ないと言えるでしょう間違っても、文句は言われません。社会人になるからには、常識の範囲内で行動することが求められます。非常識な時間にメールを送ってしまわないようにしてくださいね。

⑤ファイル形式は正しい?

意外とやってしまいがちなミスが、エントリーシート(ES)のファイル形式を間違えて送ってしまうことです。PDF形式で送付することが指定されていたのに、JPEG形式で送ってしまった…なんてミスが、毎年たくさんあります。その逆も、全く違うパターンも然りです。

小さな表記ミスならまだケアレスミスで許してくれるかもしれませんが、ファイル形式を間違えてしまっては元も子もありません提出書類を問題なく確認できる状態で送付するのは、最低限クリアしておかなければならないレベルです。再送付をお願いするメールが送られて来たらまだ良いですが、それさえもない場合も多いです。そうなってしまったら、もうあとの祭り…。自業自得だと言われないように、確認は必須です。

⑥タイトルは簡潔に

就活生が困ってしまいがちなのが、メールのタイトル・件名です。丁寧に書いた方が良いのかと思って、タイトルに名前・学校名・目的名まで全部詰め込んで送ってしまう人がいますが、これは間違いです。担当者は、1日にたくさんのメールを受け取ります。一目見て何のメールか分からないような件名を付けてしまったら、失礼ですよね。ごちゃごちゃしていて読みづらいですし、いいところがありません。

タイトルは、簡潔であることが第一条件です。「エントリーシート送付・◯山◯子」などシンプルで分かりやすいものにして、読みやすさを大切にしましょう

⑦お礼のメールを忘れずに

もしもエントリーシート(ES)を送った後に受け取り完了のメールが企業側から送られて来たら、忘れずにお礼メールを送りましょう。ただし、お礼だからといってうやうやしい文面をこしらえる必要はありません。あくまで誠意を伝えるために送るだけですから、シンプルにお礼を伝える言葉と、これからの選考もよろしくお願いしますという気持ちを書き綴れば大丈夫です。

お礼メールのテンプレートや例文を知りたい方は以下の記事もチェックしてみてください。

⑧返信が来たら一応返そう

企業によっては、お礼メールに返信したメールにもさらに返事を送ってくる場合もあります。もう書く内容がない…と困ってしまうと思いますが、とりあえず返信はしておきましょう。返信メールの内容に相槌を打つだけでも良いので、何かしらの文章を送っておけば大丈夫です。

一番恐ろしいのは、企業のメールを無視することです意図的に無視する人はいないと思いますが、ついうっかり忘れてしまう場合は考えられます。それさえしなければ問題ないので、あまり考えすぎずに返してくださいね。

⑨敬語の使い方は正しい?

どんなに大人になっても、正しい使い方が分からない人も多いのが敬語。尊敬語・謙譲語・丁寧語が混同してしまい、よくわからない文章を錬成してしまう人もいるようです。致命傷ではないですが、せっかくなら正しい敬語が使える就活生になりたいですよね。

これを防ぐには、自分以外の第三者に一度文面を読んでもらうことが必要です。家族や友人に見てもらうのももちろんOKですが、おすすめなのはキャリアセンターの先生です。どんなに仲の良い友人でも、正しい敬語の知識があるとは限りません。キャリアセンターの先生なら、もしも変な使い方をしている部分があったらすぐに指摘してくれます。

なお、目上の人やOB・OGの方にエントリーシート(ES)の添削をお願いするようであれば、こちらもメールを送る必要があります。以下の記事で、添削をお願いする際のメールの書き方についてご紹介していますので、参考にしてみてください。

少し面倒かもしれませんが、一度「正しい書き方のメールテンプレ」が完成すればそれを使い回せばいいだけです。物は試しで、一回足を運んでみてくださいね。

⑩丁寧すぎるのもダメ

メールは丁寧な文章であることが必須条件です。でも、だからといって丁寧すぎるのも考えものです。敬語の多重使用もそうですし、貴族に話しかけるようなうやうやしすぎる文面も少し不自然です。あまりに丁寧すぎると、互いの距離が離れすぎてしまい良い印象は残せません

友達が書いた文面などを見せてもらって、「ちょうどいい丁寧さ」を学ぶといいでしょう。なにごともほどほどにすることが大切だということですね。

迷ったらこれを使おう!おすすめエントリーシートメールテンプレート

気を付けるべきポイントが分かったところで、最後にお手本メールテンプレートを紹介します。このままコピペして、該当部分を入れ替えるだけですぐにメールが送れます!1から自分で文章を考えるには忙しすぎる!という人は、これをまねして使ってみてくださいね。

件名・エントリーシート送付・◯山◯子

本文・

株式会社◯◯

人事部 ◯川◯男様

お世話になっております。◯◯大学経済学部経済学科の◯山◯子と申します。先日は、説明会を開催してくださりありがとうございました。おかげさまで、貴重なお時間を過ごさせて頂きました。

この度は、エントリーシートを提出するためにメールさせていただきました。ファイルを添付いたしましたので、お忙しいところ大変申し訳ありませんが、ご都合がよろしいときにご確認していただけると幸いです。

上記につきまして、何卒よろしくお願いいたします。

◯◯大学経済学部経済学科4年 ◯山◯子

電話番号:090-0000-0000

メールアドレス:aaaaa.aaaaa@aaaaa.com

どんな企業に送信する場合でも、このような文面を使い回せば失礼はないでしょう。文章の後に、自分の連絡先などを載せておくことも忘れないようにしてください。意外とここを忘れてしまう人も多いです。

この他に連絡事項がある場合は、失礼がないように配慮してその内容も入れ込んでみてください。不安な人は、最後に誰かに確認してもらって完璧な状態にしておき、企業に自信を持って送れるようにしてくださいね。

おわりに

さて、いかがだったでしょうか。エントリーシート(ES)をまだ提出したことがない人はもちろん、もう既に何回か経験がある人も、正しい情報をここで学んでいただけたら幸いです。メールくらいどんな内容でもいいんじゃない?と考える人も多いですが、そういう小さな部分まで企業に心配りができる人が、最後は微笑むのだと思います。油断は禁物です。

相手に対する気遣いは、常識の範囲内ならやりすぎはありません。自分の「絶対にこの企業に入りたい!」という気持ちがしっかり伝わるように、自分が出来うるすべての準備や対策は全部やってみてくださいね。きっと、その気持ちを分かってくれる素敵な企業と出会えるはずですよ。

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